Електронна пошта часто дозволяє нам більше спілкуватися. Як результат, Інтернет наповнений поради, як краще писати, списки причин уникати надсилання електронних листів у певний час або поради щодо того, як швидко ми повинні відповідати тощо. Однак найкращий спосіб заощадити час і уникнути плутанини – пам’ятати, що деякі розмови не можуть відбуватися за допомогою електронної пошти. Ось кілька прикладів.
Коли ви передаєте погані новини
Нелегко повідомити погані новини, особливо коли потрібно передати їх своєму начальнику або керівнику. Але є кілька способів мінімізувати труднощі. Перш за все, не відкладайте і не витрачайте час; Ви повинні взяти на себе відповідальність і детально пояснити ситуацію. Повідомлення поганих новин електронною поштою – не найкраща ідея, оскільки це можна зрозуміти як спробу уникнути розмови. Ви можете повернути образ людини, яка боїться, збентежена або навіть занадто незріла, щоб бути ініціативною. Тому, коли у вас є погані новини, робіть це особисто, коли це можливо.
Коли ти не зовсім впевнений, що маєш на увазі
Загалом, добре намагатися бути ініціативним, а не реактивним. На жаль, електронна пошта добре піддається такому рефлексу. Ми відчуваємо, що змушені спустошити наші вхідні поштові скриньки, оскільки більшість листів вимагають відповідей. Тому іноді, навіть коли ми не зовсім впевнені, як би нам відповісти, наші пальці все одно починають стукати. Замість цього робіть перерву, коли вам потрібно її зробити. Шукайте більше інформації на цю тему, а не відповідайте, перш ніж дізнаєтесь, що ви думаєте і що хочете сказати.
Якщо ви відчуваєте мука від тонусу
Багато з нас використовують електронну пошту, щоб уникнути важкої розмови. Ідея полягає в тому, що цей засіб дає нам можливість написати електронний лист, який надійде до іншої людини саме так, як ми сподіваємося. Але дуже часто трапляється не так. Перше, від чого страждає наша ефективність; створення ідеально оформленої електронної пошти займає багато часу. Тому досить часто інша особа все одно не читає нашу електронну пошту, як ми очікували. Тож, якщо вас мучить тон, коли ви пишете електронного листа, запитайте себе, чи й у цьому випадку не має сенсу вести цю розмову віч-на-віч.
Якщо це між 21h і 6h і ви втомилися
Важче чітко мислити, коли ви втомлені, а емоції також можуть зашкалювати, коли ви перебуваєте в такому стані. Тож якщо ви сидите вдома і не в робочий час, подумайте про те, щоб натиснути кнопку «Зберегти чернетку», а не кнопку «Надіслати». Замість цього напишіть першу чернетку в чернетці, якщо це допоможе вам забути про проблему, і прочитайте її вранці, перш ніж завершити її, коли у вас буде більш свіжа перспектива.
Коли ви просите збільшення
Деякі розмови призначені для віч-на-віч, наприклад, коли ви хочете домовитися про підвищення. Це не той вид запиту, який ви хочете надіслати електронною поштою, головним чином тому, що ви хочете, щоб він був зрозумілим, і це питання, яке ви сприймаєте серйозно. Крім того, ви хочете бути доступними для відповіді на запитання щодо вашої програми. Надсилання електронного листа може надіслати неправильне повідомлення. Приділивши час особистої зустрічі зі своїм начальником за таких обставин, ви отримаєте більше результатів.
