Є багато випадків, коли ваша компанія буде водити, щоб відправити лист зі скаргою, або як частина неоплачених рахунків, вимога компенсації або повернення для невідповідної продукції від постачальника і т.д. , У цій статті ми пропонуємо вам два найпоширеніші шаблони електронної пошти для скарг.
Шаблон електронної пошти для сплати рахунку-фактури
Скарги на несплачені рахунки-фактури є найпоширенішим видом скарги серед підприємств. Цей тип електронної пошти повинен бути дуже конкретним і достатньо контекстуалізованим, щоб співрозмовник відразу зрозумів, що це таке - це дозволить уникнути вперед і назад, особливо у співрозмовників, які намагаються перенести дату платежу!
Якщо повідомлення про претензію - це перше надіслане нагадування, це офіційне повідомлення. Тому вона є частиною нормативно-правової бази, і її треба добре доглядати, якщо справа повинна йти далі, оскільки вона може служити доказом.
Ось шаблон електронної пошти для заявки на неоплачений рахунок-фактуру:
Тема: Офіційне повідомлення про прострочену рахунок-фактуру
Sir / Madam,
За винятком помилок або бездіяльності з нашої сторони, ми не отримали платежі з Вашого рахунку-фактури від [дата], у розмірі [належної суми] та закінчилися терміном дії [due date].
Просимо здійснити оплату цього рахунку оперативно і прострочених платежів. Ви можете знайти прикладену рахунок в питанні, а також компенсації за замовчуванням розраховується відповідно до статті L.441-6 Закону № 2008-776 від 4 2008 серпня.
Очікуючи вашу регуляризацію, ми залишаємося у вашому розпорядженні за будь-яким питанням стосовно цього рахунку-фактури.
Прийміть, пане / пані, вираз нашого щирого вітання
[Підпис] "
Шаблон електронної пошти для отримання відшкодування або відшкодування
Зазвичай бізнес вимагає компенсації або відшкодування збитків у свого постачальника або у зовнішнього партнера. Причин багато: затримка транспорту в рамках відрядження, невідповідний товар або товар, що надійшов у поганому стані, катастрофа чи будь-яка інша шкода може виправдати написання такого електронного листа.
Незалежно від джерела проблеми, структура адреси претензій завжди буде однаковою. Почніть із виявлення проблеми та характеру шкоди, перш ніж подавати заявку. Не соромтеся навести правове положення для підтвердження вашого запиту.
Ми пропонуємо модель електронної пошти скарги, адресованої постачальнику, у випадку невідповідності продукту за розмірами.
Тема: Запит на повернення за невідповідний продукт
Sir / Madam,
Відповідно до контракту [номер договору або позначення], що зв'язує свій бізнес з нашим, ми замовили [сума + назва продукту] на [дата], в цілому [сума замовлення].
Ми отримали товари на [дата отримання]. Однак він не відповідає опису вашого каталогу. Дійсно, розміри, вказані у вашому каталозі, мають [розміри], а отриманий продукт вимірює [розміри]. Додайте фотографію, яка підтверджує невідповідність доставленого товару.
Згідно зі статтею 211-4 Кодексу споживання, вказуючи, що ви повинні доставити продукт відповідає умовам договору купівлі-продажу, я прошу, щоб ви заплатили нам цю суму [сума].
Чекаю вашої відповіді, будь ласка, прийміть, пані та панове, вираз моїх видатних почуттів.
[Підпис]
