Print Friendly, PDF & Email

Середній французький працівник витрачає близько чверті тижня на перегляд сотень електронних листів, які він відправляє та отримує щодня.

Однак, незважаючи на те, що ми застрягли у своїй поштовій скриньці значну частину свого часу, багато хто з нас, навіть найпрофесійніші, досі не знають, як користуватися електронною поштою належним чином.

Насправді, враховуючи обсяг повідомлень, які ми читаємо і пишемо кожен день, ми, швидше за все, робимо незручні помилки, які можуть мати серйозні наслідки для бізнесу.

У цій статті ми визначили найважливіші правила «кіберсуду», які потрібно знати.

Включають чітку і пряму лінію об'єкта

Прикладами хорошого рядка теми є "Змінена дата", "Швидке запитання щодо презентації" або "Пропозиції щодо пропозиції".

Люди часто вирішують відкрити a e-mail Залежно від теми, виберіть таку, яка дає читачам знати, що ви вирішуєте їхні проблеми чи ділові проблеми.

Використовуйте професійну електронну адресу

Якщо ви працюєте в компанії, ви повинні використовувати адресу своєї компанії. Але якщо ви користуєтеся особистим обліковим записом електронної пошти, незалежно від того, чи є ви позаштатним або хочете використовувати його іноді для ділової кореспонденції, ви повинні бути обережні при виборі цієї адреси.

Ви завжди повинні мати адресу електронної пошти, яка має ваше ім'я, щоб одержувач точно знав, хто надсилає електронну пошту. Ніколи не використовуйте адресу електронної пошти, яка не підходить для роботи.

Подумайте двічі, перш ніж натиснути "відповісти всім"

Ніхто не хоче читати електронні листи від 20 людей, які не мають до них ніякого відношення. Ігнорування електронних листів може бути складним, оскільки багато людей отримують повідомлення про нові повідомлення на своїх смартфонах або відволікаючі спливаючі повідомлення на екранах комп’ютерів. Утримайтеся від натискання кнопки "відповісти всім", якщо ви не вважаєте, що всі члени списку повинні отримати електронне повідомлення.

ЧИТАННЯ  Сформулюйте лист-запит на безпечну добровільну мобільність

Включіть блок підписів

Надайте вашому читачеві інформацію про вас. Як правило, вкажіть своє повне ім'я, назву, назву компанії та контактну інформацію, включаючи номер телефону. Ви також можете додати якусь рекламу для себе, але не йдіть занадто далеко з приказками або ілюстраціями.

Використовуйте той самий шрифт, розмір і колір, що й інша адреса електронної пошти.

Використовуйте професійні привітання

Не використовуйте розслаблене і знайоме вираження, такі як "Привіт", "Привіт!" Або "Як справи?"

Розслаблений характер наших творів не повинен впливати на привітання електронною поштою. "Привіт!" Це дуже неформальне привітання і взагалі, воно не повинно використовуватися в робочій ситуації. Замість цього використовуйте "Привіт" або "Добрий вечір".

Використовуйте знаки оклику в міру

Якщо ви вирішите використовувати знак оклику, використовуйте лише один, щоб висловити свій ентузіазм.

Люди іноді розгніваються і в кінці своїх пропозицій ставлять ряд знаків оклику. Результат може здатися надто емоційним або незрілим, оклику слід використовувати економно в письмовій формі.

Будьте обережні з гумором

Гумор легко може бути втрачений у перекладі без правильного тону або міміки. На професійному обміні краще залишити гумор з електронних листів, якщо ви не знаєте одержувача. Крім того, щось, що ви вважаєте смішним, може бути не для когось іншого.

Знайте, що люди з різних культур говорять і пишуть по-різному

Погана комунікація може легко відбуватися через культурні відмінності, особливо в письмовій формі, коли ми не можемо бачити мову тіла один одного. Пристосуйте своє повідомлення до культурного фону одержувача або ступеня вашого знання.

ЧИТАННЯ  Краще надсилати електронні листи чи краще листи?

Добре мати на увазі, що дуже контекстуальні культури (японська, арабська чи китайська) хочуть познайомитися з вами, перш ніж вести бізнес з вами. Як наслідок, співробітники цих країн можуть бути більш особистими у своїй письмовій формі. З іншого боку, люди з низьких культур (німецька, американська або скандинавська) віддають перевагу дуже швидко.

Відповідайте на повідомлення електронної пошти, навіть якщо це повідомлення не було для вас

Важко відповісти на всі повідомлення, надіслані вам, але ви повинні спробувати. Це стосується випадків, коли електронна пошта була випадково надіслана вам, особливо якщо відправник чекає відповіді. Відповідь не потрібна, але є хорошим ярликом для електронної пошти, особливо якщо людина працює в тій же компанії або галузі.

Ось зразок відповіді: «Я знаю, що ви дуже зайняті, але я не думаю, що ви хотіли надіслати мені цей електронний лист. І я хотів повідомити вас, щоб ви могли надіслати його потрібній людині. "

Перегляньте кожне повідомлення

Ваші помилки не залишиться непоміченим для одержувачів вашої електронної пошти. І, залежно від одержувача, ви можете спробувати за це.

Не покладайтеся на перевірки орфографії. Прочитайте та перечитайте вашу пошту кілька разів, бажано вголос, перш ніж надсилати її.

Додайте останню адресу електронної пошти

Уникайте випадкового надсилання електронного листа, перш ніж ви закінчите писати та виправляти повідомлення. Навіть при відповіді на повідомлення хороша ідея видалити адресу одержувача та вставити його лише тоді, коли ви впевнені, що повідомлення готове до надсилання.

ЧИТАННЯ  Шаблон електронної пошти для відповіді на запит щодо інформації від колеги

Переконайтеся, що вибрано правильного одержувача

Необхідно бути дуже обережним, коли ви вводите ім'я з адресної книги в рядку "До" електронної пошти. Легко вибрати неправильне ім'я, яке може бути незручно для вас і людини, яка отримує пошту помилково.

Використовуйте класичні шрифти

Для професійної кореспонденції завжди зберігайте шрифти, кольори та стандартні розміри.

Кардинальне правило: Ваші листи повинні бути легкими для інших людей.

Загалом, найкраще використовувати символи точок 10 або 12, а також прості для читання шрифти, такі як Arial, Calibri або Times New Roman. Коли справа доходить до кольору, чорний колір є найбезпечнішим вибором.

Слідкуйте за своїм тоном

Так само, як жарти втрачаються в перекладі, ваше повідомлення може швидко бути неправильно витлумачено. Пам'ятайте, що ваш інтерв'юер не має голосових підказок і міміки, які вони б отримали в дискусії один на один.

Щоб уникнути непорозумінь, рекомендується прочитати ваше повідомлення вголос, перш ніж натиснути кнопку Надіслати. Якщо вам здасться важким, для читача це буде важко.

Щоб досягти найкращих результатів, уникайте використання абсолютно негативних слів ("невдача", "поганий" або "нехтують") і завжди говоріть "будь ласка" і "дякую".