Середній французький службовець витрачає близько чверті тижня на перегляд сотень електронних листів, які вони надсилають та отримують щодня.
Однак, незважаючи на те, що ми застрягли у своїй поштовій скриньці значну частину свого часу, багато хто з нас, навіть найпрофесійніші, досі не знають, як користуватися електронною поштою належним чином.
Насправді, враховуючи обсяг повідомлень, які ми читаємо і пишемо кожен день, ми, швидше за все, робимо незручні помилки, які можуть мати серйозні наслідки для бізнесу.
У цій статті ми визначили найважливіші правила «кіберсуду», які потрібно знати.
Включіть чітку та пряму тему
Приклади хорошої теми включають «Змінена дата зустрічі», «Швидке запитання щодо вашої презентації» або «Пропозиції щодо пропозиції».
Люди часто вирішують відкривати електронний лист на основі теми, вибирають той, який дає читачам зрозуміти, що ви вирішуєте їхні проблеми або проблеми на роботі.
Використовуйте професійну електронну адресу
Якщо ви працюєте в компанії, ви повинні використовувати електронну адресу своєї компанії. Але якщо ви використовуєте особистий обліковий запис електронної пошти, незалежно від того, чи є ви самозайнятою особою чи любите використовувати його час від часу для ділового листування, ви повинні бути обережними при виборі цієї адреси.
Ви завжди повинні мати адресу електронної пошти з вашим ім’ям, щоб одержувач точно знав, хто надсилає електронний лист. Ніколи не використовуйте електронну адресу, яка не підходить для роботи.
Подумайте двічі, перш ніж натиснути "відповісти всім"
Ніхто не хоче читати електронні листи 20 людей, які не мають до них нічого спільного. Ігнорувати електронні листи може бути важко, оскільки багато людей отримують сповіщення про нові повідомлення на свій смартфон або відволікаючі спливаючі повідомлення на екрані комп’ютера. Утримайтеся від натискання «відповісти всім», якщо ви не думаєте, що кожен зі списку має отримати електронний лист.
Включіть блок підписів
Надайте читачеві інформацію про себе. Як правило, вказуйте своє повне ім’я, посаду, назву компанії та контактну інформацію, включаючи номер телефону. Ви також можете додати трохи реклами для себе, але не перестарайтеся з приказками чи ілюстраціями.
Використовуйте той самий шрифт, розмір і колір, що й решта листа.
Використовуйте професійні привітання
Не використовуйте випадкові розмовні вирази, такі як «Привіт», «Привіт!» або «Як справи?».
Розслаблений характер наших творів не повинен впливати на привітання електронною поштою. "Привіт!" Це дуже неформальне привітання і взагалі, воно не повинно використовуватися в робочій ситуації. Замість цього використовуйте "Привіт" або "Добрий вечір".
Ощадно використовуйте знаки оклику
Якщо ви вирішили використовувати знак оклику, використовуйте лише один, щоб висловити свій ентузіазм.
Люди іноді захоплюються і ставлять ряд знаків оклику в кінці своїх речень. Результат може здатися занадто емоційним або незрілим, знаки оклику слід використовувати помірно на письмі.
Будьте обережні з гумором
Гумор може легко загубитися в перекладі без правильного тону чи виразу обличчя. У професійній розмові гумор краще виключити з електронних листів, якщо ви добре не знаєте одержувача. Крім того, те, що ви вважаєте смішним, може бути не для когось іншого.
Знайте, що люди з різних культур говорять і пишуть по-різному
Непорозуміння може легко виникнути через культурні відмінності, особливо в письмовій формі, коли ми не бачимо мови тіла один одного. Адаптуйте своє повідомлення до культурного походження або рівня знань одержувача.
Добре мати на увазі, що дуже контекстуальні культури (японська, арабська чи китайська) хочуть познайомитися з вами, перш ніж вести бізнес з вами. Як наслідок, співробітники цих країн можуть бути більш особистими у своїй письмовій формі. З іншого боку, люди з низьких культур (німецька, американська або скандинавська) віддають перевагу дуже швидко.
Відповідайте на свої електронні листи, навіть якщо лист не призначений для вас
Важко відповісти на всі надіслані вам електронні листи, але спробуйте. Це включає випадки, коли електронний лист було випадково надіслано вам, особливо якщо відправник очікує відповіді. Відповідь не обов’язкова, але це хороший етикет електронної пошти, особливо якщо ця особа працює в тій же компанії чи галузі, що й ви.
Ось приклад відповіді: «Я знаю, що ви дуже зайняті, але я не думаю, що ви хотіли надіслати мені цей електронний лист. І я хотів повідомити вам, щоб ви могли надіслати його потрібній людині. »
Перегляньте кожне повідомлення
Ваші помилки не залишиться непоміченим для одержувачів вашої електронної пошти. І, залежно від одержувача, вас можуть засудити за це.
Не покладайтеся на перевірку орфографії. Прочитайте і перечитайте свою пошту кілька разів, бажано вголос, перш ніж її відправити.
Додайте адресу електронної пошти останньою
Уникайте випадкового надсилання електронного листа до того, як ви закінчите його складання та виправлення повідомлення. Навіть під час відповіді на повідомлення бажано видалити адресу одержувача та вставити її лише тоді, коли ви впевнені, що повідомлення готове до надсилання.
Переконайтеся, що вибрано правильного одержувача
Ви повинні бути дуже обережні, коли вводите ім’я з адресної книги в рядку «Кому» електронного листа. Легко вибрати неправильне ім’я, що може збентежити вас і людину, яка помилково отримала електронний лист.
Використовуйте класичні шрифти
Для професійної кореспонденції завжди зберігайте шрифти, кольори та стандартні розміри.
Кардинальне правило: Ваші листи повинні бути легкими для інших людей.
Як правило, найкраще використовувати шрифт із 10 або 12 пунктами та зручний для читання шрифт, наприклад Arial, Calibri або Times New Roman. Що стосується кольору, то чорний є найбезпечнішим вибором.
Слідкуйте за своїм тоном
Так само, як жарти втрачаються в перекладі, ваше повідомлення може швидко бути неправильно витлумачено. Пам'ятайте, що ваш інтерв'юер не має голосових підказок і міміки, які вони б отримали в дискусії один на один.
Щоб уникнути непорозумінь, рекомендується прочитати ваше повідомлення вголос, перш ніж натиснути кнопку Надіслати. Якщо вам здасться важким, для читача це буде важко.
Для досягнення найкращих результатів уникайте використання абсолютно негативних слів («невдача», «погано» чи «пропущено») і завжди говоріть «будь ласка» та «дякую».
