Професійний лист - це письмовий документ, який забезпечує офіційні стосунки між різними співрозмовниками. Він має дуже звичайну внутрішню будову. По суті написано на одній сторінці, або на двох виключно. Професійний лист найчастіше містить одну тему. Ця внутрішня структура має перевагу. Його план написання може залишатися незмінним, незважаючи ні на що. Очевидно, що з урахуванням мети відбудуться зміни. Однак, будь то простий запит на інформацію, заява чи навіть скарга. План написання професійної кореспонденції залишиться практично незмінним.

Минуле, сьогодення, майбутнє: трифазний план успішного професійного листа

Використання минулого, сьогодення та майбутнього у цій хронологічній ієрархії стосується триптиху плану написання професійного листа. Це простий та ефективний план для реалізації в усіх ситуаціях. Щоб поставити запитання, передати інформацію, пояснити задану тему або навіть переконати читача. Ефективність, що виправданологічний порядок спостерігається в його структурі.

 

Минуле: крок номер 1 плану

Ми пишемо лист найчастіше на основі прецеденту, початкової або попередньої ситуації. Це може бути отриманий лист, зустріч, візит, телефонна співбесіда тощо. Метою написання першої частини цього листа є повідомлення про причини надсилання. Або досить просто контекст, що описує ситуацію. Нагадування про факти, як правило, виражається в одному і тому ж реченні. Однак зручніше будувати це речення у підреченнях. Для ілюстрації ми можемо мати такі вирази:

  • Я підтверджую отримання вашого листа, повідомляючи мені про ...
  • У вашому листі від ………
  • Ви довели до наших знань ...
  • З огляду на ваш прес-реліз, опублікований газетою XXX (посилання № 12345), ми щойно запропонували ...
  • Після перевірки вашого облікового запису ми виявили ...

У ситуаціях, коли причина написання листа не пов’язана з минулим фактом. На той момент ми маємо перший абзац листа, де автор представляє себе та свою установу. Потім продовжте, вказавши свій запит або запропонувавши різні послуги. Наприклад, як частина запиту на інформацію або пропозиції щодо послуги, ми можемо мати такі вирази:

  • Як експерти у галузі безпеки, ми йдемо цим шляхом….
  • Маючи в основі задоволення наших клієнтів, ми хотіли ...
  • Ми дуже раді повідомити, що ми запланували для наших клієнтів ...

У контексті стихійної заявки (стажування чи роботи) ми також можемо мати вирази нижче:

  • Ваша компанія привернула мою увагу, і будучи студентом …………, я хотів би подати заявку на стажування ………
  • Нещодавно закінчив ...

Одержувач, якому адресовано лист, повинен з першого абзацу розуміти тему вашого листа.

ЧИТАННЯ  Підпис професійної електронної пошти

Сьогодні: крок номер два плану

Ця друга частина плану посилається на причини, що виправдовують написання листа в момент часу T. Що стосується попередньої ситуації, висловленої в першій частині. На цьому рівні мова йде або про аргументування, інформування, пояснення або навіть допит. Залежно від складності ситуації, цю частину можна записати або повним абзацом, або подати головну думку одним реченням. Для ілюстрації ми можемо мати такі вирази:

  • Зазначивши, що на дату… рахунок-фактура №… не очищений, ми…
  • Членство в нашій організації також запевняє вас ...
  • Незважаючи на те, що контракт передбачає початок роботи з дати ..., ми спостерігаємо із подивом і з труднощами розуміємо затримки, про які повідомив пан ……….

Майбутнє: крок 3 плану

Ця третя і заключна частина закриває перші дві, звітуючи про отава прийти.

Або ми висловлюємо свої наміри як автор листа, і, отже, ми можемо використовувати вирази типу:

  • Сьогодні я особисто подбаю про відправлення запитаних вами речей
  • Ми готові підставити ... враховуючи, звичайно, оригінал.
  • Будь ласка, наблизьтесь до каси ... ..

Або ми висловлюємо бажання, просячи або заохочуючи одержувача діяти чи реагувати. Таким чином, ми можемо мати наступні формулювання:

  • Вам пропонується підійти ближче до прилавка
  • Тому я прошу вас швидко зателефонувати своїм експертам, щоб ...
  • Вашого оперативного вирішення цієї ситуації чекаємо з нетерпінням.

Мета написання цього листа потенційно може супроводжуватися аргументом:

  • Ви скоригуєте ситуацію якомога швидше (об’єктивно) відповідно до загальних та конкретних положень контракту. (Аргумент)
  • Чи можете ви домовитись про мою доставку якомога швидше?? (Мета) Марно нагадувати вам, що доставка повинна бути здійснена в призначену дату, з огляду на ваші умови продажу. (Аргумент)

 

Ввічлива формула, необхідна для закриття вашого професійного листа!

Щоб правильно закінчити професійний лист, важливо написати ввічливу фразу. Це насправді подвійна ввічлива формула, що складається з виразу, але також і з формули "попереднього висновку".

ЧИТАННЯ  Сформулюйте лист-запит на безпечну добровільну мобільність

Або ми маємо формулу ввічливості, яка відображає певну сердечність:

  • Отримайте заздалегідь нашу подяку за ...
  • Просимо вибачення за цю несподівану ситуацію
  • Я завжди буду готовий обговорити це на зустрічі
  • Ви можете зв’язатися з нами в будь-який час, щоб ...
  • Ми сподіваємось, що ця пропозиція виправдає ваші очікування, і ми, звичайно, у вашому розпорядженні для отримання додаткової інформації.

Або ми маємо ввічливу формулу:

  • Ми просимо Вас прийняти, мадам, сер, наші найкращі побажання.
  • Будь ласка, повірте, сер, у вираження наших найкращих почуттів.
  • Прийміть, пані, наші найкращі побажання.

 

Перевагою цього плану в написанні професійного листа є, з одного боку, його тверезість у написанні змісту, а з іншого боку, його легкість читання щодо одержувача. Однак цей графік не рекомендується використовувати для більш складного та тривалого змісту.