Print Friendly, PDF & Email

Електронна пошта є одним з основних засобів спілкування в професійному середовищі. Однак деякі схильні забувати правила. Це з огляду на те, щоe-mail вважається менш формальним, ніж лист. Важливо знати, що цей текст, тим не менш, залишається робочим письмом, навіть якщо він має більш легкий або більш зручний стиль. Як досягти успіху в професійній електронній пошті? Відкрийте для себе методи, які слід застосувати для складання в правилах мистецтва.

Тема електронного листа повинна бути короткою

Перше, що прочитає ваш одержувач, це, очевидно, тема вашого електронного листа. Це фактично єдиний рядок, який з’являється у вхідних. Ось чому він повинен бути коротким, точним і акуратним. Так само він повинен мати посилання на ціль вашого електронного листа (повідомляти, інформувати, запрошувати…). Іншими словами, одержувач повинен швидко зрозуміти, що це, просто прочитавши предмет.

Тема електронного листа може бути сформульована в іменному реченні, реченні без слова-посилання, реченні від 5 до 7 слів, реченні без статті. Ось кілька прикладів: "запит на інформацію", "заявка на посаду ...", "скасування тренінгу з ПСЕ від 25 січня", "запрошення на 10 років компанії X", "звіт про засідання від … »Тощо.

Також зверніть увагу, що відсутність теми може зробити електронний лист небажаним.

Формула старту

Також називається формулою дзвінка, вона позначає перші слова електронного листа. Іншими словами, саме слова забезпечують контакт із співрозмовником.

Ця формула апеляції залежить, зокрема, від таких факторів:

  • Ваші стосунки з одержувачем: ви знаєте одержувача? Якщо так, то в який момент?
  • Контекст спілкування: офіційний чи неформальний?
ЧИТАННЯ  Напишіть електронний лист у разі відсутності

Тому очевидно, що ви не збираєтеся звертатися до начальника так само, як і до колеги. Так само це інша формула, яку ви будете використовувати, звертаючись до незнайомця.

Після формули апеляції йде перше речення електронного листа, яке повинно бути пов’язане з темою професійного письма.

Основне повідомлення електронної пошти

Подумайте про те, щоб використовувати техніку перевернутої піраміди, щоб написати тіло електронної пошти. Це полягає в тому, щоб почати з основної інформації електронного листа, який найчастіше є темою електронного листа. Після цього вам доведеться викликати іншу інформацію у зменшуваному ключі, тобто від найважливішої до найменш важливої.

Причина того, чому вам слід скористатись цим методом, полягає в тому, що перша частина речення найкраще читається і запам’ятовується. У реченні із 40 слів ви зазвичай пам’ятаєте лише 30% першої частини.

Ваша електронна пошта повинна бути написана короткими реченнями та професійною щоденною мовою. У цьому сенсі уникайте технічних термінів і переконайтеся, що між реченнями є сполучні слова.

Нарешті, не забудьте ввічливу фразу, щоб закінчити електронну пошту. Потім використовуйте коротку ввічливість наприкінці, пристосовуючи її до контексту обміну, а також до ваших стосунків з одержувачем.