Визначте стандартну модель, адаптовану до вашої мети
У бізнесі використовуються різні стандартні шаблони звітів електронною поштою. Вибір правильного формату відповідно до мети вашого звіту має важливе значення для чіткої та ефективної передачі вашого повідомлення.
Для регулярного моніторингового звіту, такого як щотижневий або місячний звіт, виберіть структуру таблиці з ключовими показниками (продажі, виробництво тощо).
Для бюджету чи запиту ресурсів напишіть файл, структурований по частинах із вступом, вашими детальними потребами, аргументацією та висновком.
У кризовій ситуації, що вимагає термінової реакції, зробіть ставку на прямий і сильний стиль, перерахувавши проблеми, наслідки та дії кількома шокуючими реченнями.
Незалежно від моделі, подбайте про форматування з інтертитрами, маркерами, таблицями для полегшення читання. Наведені нижче конкретні приклади допоможуть вам вибрати найкращий формат для кожної ситуації для професійних і ефективних звітів електронною поштою.
Регулярний моніторинговий звіт у вигляді таблиць
Регулярний моніторинговий звіт, наприклад, щомісячний або щотижневий, вимагає чіткої та синтетичної структури, що виділяє ключові дані.
Формат таблиць дає змогу представити важливі показники (продажі, виробництво, коефіцієнт конверсії тощо) у організованому та зручному вигляді за кілька секунд.
Дайте таблиці точні назви, наприклад «Розвиток онлайн-продажів (місячний оборот 2022)». Не забудьте згадати одиниці.
Ви можете включити візуальні елементи, наприклад графіку, щоб підсилити повідомлення. Переконайтеся, що дані правильні, а обчислення правильні.
Супроводжуйте кожну таблицю або графік коротким коментарем з аналізом основних тенденцій і висновків у 2-3 реченнях.
Формат таблиці дозволяє вашому одержувачу швидко прочитати найнеобхідніше. Він ідеально підходить для регулярних моніторингових звітів, які вимагають узагальненого представлення ключових даних.
Ефективна електронна пошта у випадку кризи
У надзвичайній ситуації, яка потребує швидкого реагування, виберіть звіт у формі коротких, яскравих речень.
Оголосіть про проблему з самого початку: «Наш сервер не працює після атаки, ми офлайн». Потім детально опишіть вплив: втрачений оборот, постраждалі клієнти тощо.
Потім перелічіть дії, вжиті для обмеження шкоди, і ті, які необхідно виконати негайно. Завершіть нагальним запитанням або запитом: «Чи можемо ми розраховувати на додаткові ресурси для відновлення обслуговування протягом 48 годин?»
Під час кризи головне – швидко повідомити про труднощі, наслідки та відповіді кількома прямими реченнями. Ваше повідомлення має бути коротким і мобілізуючим. Яскравий стиль є найефективнішим для цього типу екстрених звітів електронною поштою.
Приклад XNUMX: Детальний місячний звіт про продажі
Нижче наведено детальний звіт про наші березневі продажі:
- Розпродажі в магазині
Продажі в магазинах впали на 5% порівняно з минулим місяцем до 1 250 000 євро. Ось розвиток за відділами:
- Побутова техніка: оборот 550 тис. євро, стабільний
- Відділ DIY: оборот 350 000 євро, падіння на 3%
- Садовий відділ: оборот 300 000 євро, падіння на 15%
- Відділ кухні: оборот 50 000 євро, зростання на 10%
Спад у садовому відділі пояснюють несприятливою погодою цього місяця. Зверніть увагу на обнадійливе зростання у відділі кухні.
- Онлайн продажі
Продажі на нашому веб-сайті стабільні на рівні 900 000 євро. Частка мобільних пристроїв зросла до 35% онлайн-продажів. Продажі меблів та декору різко зросли завдяки нашій новій весняній колекції.
- Маркетингові дії
Наша електронна кампанія до Дня бабусі принесла додатковий обіг у розмірі 20 000 євро у відділі кухні.
Наші дії в соціальних мережах навколо дизайну інтер’єру також сприяли збільшенню продажів у цьому сегменті.
- Висновок
Незважаючи на невелике падіння в магазинах, наші продажі залишаються стабільними завдяки електронній комерції та цільовим маркетинговим операціям. Ми повинні продовжувати наші зусилля щодо оздоблення та меблів, щоб компенсувати сезонний спад садового відділу.
Я у вашому розпорядженні для будь-яких роз’яснень.
З повагою,
Жан Дюпон Селлер Східний сектор
Другий приклад: запит на додатковий бюджет для запуску нової лінії продуктів
Маю честь попросити у вас додатковий бюджет у рамках запуску нашого нового асортименту продуктів, запланованого на червень 2024 року.
Цей стратегічний проект має на меті розширити нашу пропозицію на активний сегмент органічної продукції, де попит зростає на 20% на рік, запропонувавши 15 додаткових посилань.
Щоб гарантувати успіх цього запуску, важливо мобілізувати додаткові ресурси. Ось мої цифрові пропозиції:
- Тимчасове посилення команди:
- Набір 2 штатних розробників протягом 6 місяців для завершення упаковки та технічної документації (вартість: €12000 XNUMX)
- Підтримка агентства цифрового маркетингу протягом 3 місяців для веб-кампанії (8000€)
- Маркетингова кампанія:
- Медіа-бюджет для спонсорування наших публікацій у соціальних мережах (5000€)
- Створення та розсилка електронних листів: графічний дизайн, вартість доставки для 3 кампаній (7000€)
- Споживчі тести:
- Організація споживчих панелей для збору відгуків про продукти (4000€)
Це загалом 36 000 євро на залучення людських і маркетингових ресурсів, необхідних для успіху цього стратегічного запуску.
Я готовий обговорити це під час наступної зустрічі.
Очікуючи повернення,
Cordialement,
Джон Дюпон
Керівник проекту
Третій приклад: щомісячний звіт про діяльність відділу продажів
Нижче наведено звіт про діяльність нашого відділу продажів за березень:
- Відвідування потенційних клієнтів: наші торгові представники зв’язалися з 25 потенційними клієнтами, зазначеними в нашому файлі клієнтів. Призначено 12 побачень.
- Надіслані пропозиції: ми надіслали 10 комерційних пропозицій щодо ключових продуктів з нашого каталогу, 3 з яких уже перетворено.
- Виставки: наш стенд на виставці Експофарм зібрав близько 200 контактів. Ми перетворили 15 із них на майбутні призначення.
- Навчання: наша нова співробітниця Лена пройшла тижневе навчання з Марком, щоб ознайомитися з нашими продуктами та рекламними презентаціями.
- Цілі: досягнуто нашої комерційної мети щодо 20 нових контрактів протягом місяця. Оборот склав 30 000 євро.
Ми продовжуємо працювати над розвитком нашого списку клієнтів, не соромтеся надсилати мені свої рекомендації.
З повагою,
Менеджер з продажу Жан Дюпон
Приклад четвертий: детальний щотижневий звіт про діяльність – супермаркет пекарні
Нижче наведено детальний звіт про діяльність нашої пекарні за тиждень з 1 по 7 березня:
виробництво:
- Ми виготовляли в середньому 350 традиційних багетів на день, загалом 2100 за тиждень.
- Загальний обсяг зріс на 5% завдяки нашій новій печі, що дозволяє нам задовольнити зростаючий попит.
- Диверсифікація асортименту спеціального хліба (сільського, цільнозернового, зернового) приносить свої плоди. Цього тижня ми випекли 750.
Продажі:
- Загальний оборот становить 2500 євро, стабільний порівняно з минулим тижнем.
- Віденська випічка залишається нашим бестселером (680 євро), за нею йдуть формули для обіду (550 євро) і традиційний хліб (430 євро).
- Розпродажі вранці в неділю були особливо сильними (оборот склав 1200 євро) завдяки спеціальній пропозиції бранчу.
Постачання:
- Прийом 50 кг борошна і 25 кг вершкового масла. Запаси достатні.
- Думаю про замовлення яєць і дріжджів на наступний тиждень.
персонал:
- Наступного тижня Джулі піде у відпустку, я зміню графіки.
- Спасибі Бастьєну, який забезпечує понаднормову роботу для продажу.
проблеми:
- Поломка монетоприймача у вівторок вранці, ремонтував протягом дня електрик.
З повагою,
Менеджер Жан Дюпон
П’ятий приклад: Термінова проблема – Збій у роботі бухгалтерської програми
Сьогодні вранці в нашому бухгалтерському програмному забезпеченні виявлено помилки, які перешкоджають введенню рахунків-фактур і моніторингу головної книги.
Наш постачальник ІТ-послуг, з яким я зв’язався, підтверджує, що йдеться про нещодавнє оновлення. Вони працюють над виправленням.
Тим часом ми не можемо зафіксувати операції та порушити моніторинг готівки. Ми ризикуємо дуже швидко відстати.
Щоб тимчасово вирішити проблему:
- Запишіть свої рахунки-фактури/витрати у екстрений файл Excel, який я відновлю
- Для запитів клієнтів телефонуйте мені, щоб підтвердити облікові записи в реальному часі
- Я роблю все можливе, щоб інформувати вас про прогрес.
Наш постачальник послуг повністю мобілізований і сподівається вирішити цю проблему протягом максимум 48 годин. Я знаю, що ця несправність погана, дякую за розуміння. Будь ласка, повідомляйте мені про будь-які термінові проблеми.
Cordialement,
Бухгалтер Жан Дюпон
