Електронна пошта є найкращим інструментом спілкування для більшості з нас. Електронна пошта чудова, тому що вам не потрібно бути доступним одночасно зі своїм співрозмовником, щоб спілкуватися. Це дозволяє нам рухатися вперед у вирішенні поточних проблем, коли наші колеги недоступні або перебувають на іншому кінці світу.

Однак більшість з нас тонуть у нескінченному списку електронних листів. Згідно зі звітом, опублікованим у 2016 році, середній бізнес-користувач отримує та надсилає понад 100 електронних листів на день.

Крім того, електронні листи занадто легко розуміються неправильно. Нещодавнє дослідження Sendmail виявило, що 64% людей надіслали чи отримали повідомлення електронної пошти, що викликало гнів або ненавмисну ​​плутанину.

Через велику кількість електронних листів, які ми надсилаємо та отримуємо, а також через те, що повідомлення електронної пошти часто неправильно інтерпретуються, важливо писати їх чітким і стислим чином.

Як правильно написати професійну електронну пошту

Написання коротких і точних листів зменшить час, витрачений на керування електронними листами, і зробить вас більш продуктивними. Якщо ваші електронні листи будуть короткими, ви, ймовірно, витрачатимете менше часу на електронні листи та більше часу на інші завдання. Тим не менш, чітко писати – це вміння. Як і всі навички, вам знадобиться робота над її розвитком.

На початку вам може знадобитися стільки ж часу, щоб писати короткі електронні листи, як і довгі електронні листи. Однак, навіть якщо це так, ви допоможете своїм колегам, клієнтам або співробітникам бути більш продуктивними, оскільки додасте менше безладу в їхню поштову скриньку, що допоможе їм швидше відповісти на вас.

Якщо ви пишете чітко, ви будете відомі як людина, яка знає, чого хоче, і доводить справи до кінця. І те й інше добре для ваших кар’єрних перспектив.

Отже, що потрібно для написання чіткої, стислої та професійної електронної пошти?

Визначте свою мету

Ясна електронна пошта завжди має чітку мету.

Кожного разу, коли ви сідаєте, щоб написати електронний лист, виділіть кілька секунд, щоб запитати себе: «Чому я надсилаю це? Чого я очікую від одержувача?

Якщо ви не можете відповісти на ці запитання, не надсилайте електронну пошту. Написання повідомлень електронної пошти, не знаючи, що вам потрібно, витрачає ваш час і час вашого одержувача. Якщо ви точно не знаєте, чого хочете, вам буде важко виразити себе чітко і лаконічно.

Використовуйте правило "Одна справа"

Електронні листи не замінять зустрічі. Під час ділових зустрічей чим більше пунктів порядку денного ви працюєте, тим продуктивніше зустріч.

З електронними листами вірно і навпаки. Чим менше ви включаєте різні теми в електронні листи, тим більше речей буде зрозумілим для вашого співрозмовника.

Тому варто практикувати правило «одна справа». Переконайтеся, що кожен електронний лист, який ви надсилаєте, стосується одного. Якщо вам потрібно поговорити про інший проект, напишіть інший електронний лист.

Також гарний час запитати себе: "Чи справді ця електронна пошта потрібна?" Знову ж таки, тільки абсолютно необхідні електронні листи свідчать про повагу особи, якій ви надсилаєте електронну пошту.

Практика емпатії

Емпатія - це здатність бачити світ очима інших. Коли ви це робите, ви розумієте їхні думки та почуття.

При написанні електронних листів, подумайте про свої слова з точки зору читача. З усім, що ви пишете, запитайте себе:

  • Як я можу інтерпретувати це вирок, якщо я його отримаю?
  • Чи включає це неоднозначні терміни, щоб вказати?

Це проста, але ефективна корекція того, як вам слід писати. Думаючи про людей, які будуть вас читати, ви зміните те, як вони реагують на вас.

Ось емпатичний спосіб дивитися на світ, щоб допомогти вам розпочати роботу. Більшість людей:

  • зайняті. У них немає часу вгадати, чого ви хочете, і вони хотіли б мати можливість прочитати вашу електронну пошту та швидко відповісти на неї.
  • Насолоджуйтесь компліментом. Якщо ви можете сказати щось позитивне про них чи про їхню роботу, зробіть це. Ваші слова не будуть втрачені.
  • Люблять бути подякованими. Якщо одержувач якимось чином допоміг вам, не забудьте подякувати йому. Ви повинні робити це, навіть якщо їхня робота – допомогти вам.

Скорочені презентації

Коли ви вперше надсилаєте комусь електронний лист, вам потрібно сказати одержувачу, хто ви. Зазвичай це можна зробити одним реченням. Наприклад: «Було приємно познайомитися з вами на [Події X]. »

Один із способів скоротити вступ – це написати їх так, ніби ви зустрічаєтеся віч-на-віч. Ви не хотіли б вступати в п’ятихвилинний монолог, коли зустрічаєте когось особисто. Тому не робіть цього в електронній пошті.

Ви не знаєте, чи потрібне введення. Можливо, ви вже зв'язалися з одержувачем, але ви не знаєте, чи вона вас запам'ятає. Ви можете залишити свої облікові дані в електронному підписі.

Це дозволяє уникнути непорозумінь. Знову представитися комусь, хто вже знає вас, видається грубим. Якщо вона не впевнена, чи знає вас, ви можете просто дозволити їй перевірити ваш підпис.

Обмежте себе п'ятьма реченнями

У кожній електронній пошті, яку ви пишете, ви повинні використовувати достатньо речень, щоб сказати, що вам потрібно, не більше. Корисною практикою є обмеження до п'яти речень.

Менш ніж п'ять пропозицій часто є жорстокими і грубими, більш ніж п'ять пропозицій витрачають час.

Будуть випадки, коли буде неможливо зберегти електронний лист із п'ятьма реченнями. Але в більшості випадків п'ять пропозицій достатньо.

Прийняти дисципліну п'яти речень, і ви опинитеся швидше писати листи. Ви також отримаєте більше відповідей.

Використовуйте короткі слова

У 1946 році Джордж Оруелл порадив письменникам ніколи не використовувати довге слово там, де коротке підійде.

Ця порада сьогодні ще більш актуальна, особливо при написанні електронних листів.

Короткі слова показують повагу до вашого читача. Використовуючи короткі слова, ви зробили своє повідомлення легким для розуміння.

Те ж саме стосується коротких речень і абзаців. Уникайте написання великих блоків тексту, якщо ви хочете, щоб ваше повідомлення було чітким і легким для розуміння.

Використовуйте активний голос

Активний голос легше читати. Це також спонукає до дії та відповідальності. Дійсно, в активному задатку речення зосереджуються на особі, яка діє. У пасивному стані речення зосереджуються на об’єкті, на який діють. У пасивному стані це може звучати так, ніби все відбувається само собою. Активно все відбувається лише тоді, коли люди діють.

Дотримуйтеся стандартної структури

Що є ключем до коротких повідомлень електронної пошти? Використовуйте стандартну структуру. Це шаблон, який можна використовувати для кожної електронної пошти, яку ви пишете.

Окрім короткого збереження електронних листів, дотримання стандартної структури також допомагає швидко писати.

З часом ви розроблятимете структуру, яка буде працювати для вас. Нижче наведено просту структуру для початку роботи:

  • Привітання
  • Комплімент
  • Причина електронної пошти
  • Заклик до дії
  • Заключне повідомлення (закриття)
  • Підпис

Давайте подивимося на кожну з них у глибину.

  • Це перший рядок електронного листа. «Привіт, [Ім’я]» — типове привітання.

 

  • Коли ви вперше надсилаєте комусь електронний лист, комплімент – чудовий початок. Добре написаний комплімент також може служити вступом. Наприклад :

 

«Мені сподобалася ваша презентація на [тему] на [дата]. »

«Я вважаю ваш блог на [тему] дуже корисним. »

«Було приємно познайомитися з вами на [заході]. »

 

  • Причина електронної пошти. У цьому розділі ви кажете: «Я збираюся написати електронною поштою, щоб запитати про...» або «Мені було цікаво, чи могли б ви допомогти з...» Іноді вам знадобиться два речення, щоб пояснити причини писати.

 

  • Заклик до дії. Після того як ви пояснили причину електронної пошти, не припускайте, що одержувач знатиме, що робити. Надайте конкретні інструкції. Наприклад:

«Не могли б ви надіслати мені ці файли до четверга?» »

"Чи можете ви написати це протягом наступних двох тижнів?" "

«Будь ласка, напишіть Янну про це, і дайте мені знати, коли ви це зробите. »

Структуруючи ваш запит у формі запитання, одержувачу пропонується відповісти. Ви також можете використовувати: "дайте мені знати, коли ви це зробили" або "дайте мені знати, чи це для вас добре" "

 

  • закриття. Перш ніж надсилати електронну пошту, обов’язково додайте кінцеве повідомлення. Це має подвійну мету: повторити ваш заклик до дії і зробити так, щоб одержувач почував себе добре.

 

Приклади хороших рядків закриття:

“Дякую за всю вашу допомогу в цьому. "

«Я не можу дочекатися, щоб почути, що ви думаєте. »

“Повідомте мене, якщо у вас виникнуть запитання. "

  • Закінчити думку про додавання вашої підпису передує повідомлення вітання.

Це може бути "Ваш по-справжньому", "З повагою", "Мати приємний день" або "Спасибі".