Print Friendly, PDF & Email

 

L 'e-mail є найкращим інструментом спілкування для більшості з нас. Електронна пошта чудово підходить, тому що для спілкування нам не потрібно бути доступними одночасно з нашим співрозмовником. Це дозволяє нам рухатися вперед у вирішенні поточних проблем, коли наші колеги недоступні або перебувають на іншому кінці світу.

Однак більшість із нас тонуть у нескінченному списку електронних листів. Згідно зі звітом, опублікованим у 2016 році, середньостатистичний бізнес-користувач отримує та надсилає понад 100 листів на день.

Крім того, електронні листи занадто легко розуміються неправильно. Нещодавнє дослідження Sendmail виявило, що 64% людей надіслали чи отримали повідомлення електронної пошти, що викликало гнів або ненавмисну ​​плутанину.

Через велику кількість електронних листів, які ми надсилаємо та отримуємо, а також через те, що повідомлення електронної пошти часто неправильно інтерпретуються, важливо писати їх чітким і стислим чином.

Як правильно написати професійну електронну пошту

Написання коротких, точних електронних листів дозволить скоротити час, витрачений на керування електронною поштою та зробити вас більш продуктивними. Зберігаючи ваші електронні листи короткі, ви, ймовірно, витратите менше часу на електронну пошту та більше часу на інші завдання. Тим не менш, написання явно є навиком. Як і всі навички, вам потрібно робота над її розвитком.

Спочатку вам може знадобитися стільки часу, щоб писати короткі повідомлення, щоб писати довгі повідомлення. Однак, навіть якщо це так, ви допоможете своїм колегам, клієнтам або співробітникам бути більш продуктивними, тому що ви додасте менше місця до їхніх вхідних повідомлень, що допоможе їм швидше реагувати.

Чітко написавши, ви будете відомі як хтось, хто знає, чого він хоче і що робить. Обидва вони гарні для Вашої кар'єри.

Отже, що потрібно для написання чіткої, стислої та професійної електронної пошти?

Визначте свою мету

Ясна електронна пошта завжди має чітку мету.

Кожен раз, коли ви сідаєте, щоб написати лист, займіть кілька секунд, щоб запитати себе: "Чому я посилаю це? Що я очікую від одержувача?

Якщо ви не можете відповісти на ці запитання, не надсилайте електронну пошту. Написання повідомлень електронної пошти, не знаючи, що вам потрібно, витрачає ваш час і час вашого одержувача. Якщо ви точно не знаєте, чого хочете, вам буде важко виразити себе чітко і лаконічно.

ЧИТАННЯ  Найпоширеніші помилки в діловій електронній пошті

Використовуйте правило "Одна справа"

Електронні листи не вносяться на заміну зустрічей. Що стосується робочих зустрічей, то чим більше ви працюєте над пунктами порядку денного, тим продуктивніше зустріч.

З електронними листами вірно і навпаки. Чим менше ви включаєте різні теми в електронні листи, тим більше речей буде зрозумілим для вашого співрозмовника.

Ось чому це гарна ідея практикувати правило "одна справа за раз". Переконайтеся, що кожна електронна пошта, яку ви надсилаєте, стосується одного. Якщо вам потрібно спілкуватися з іншим проектом, напишіть інше повідомлення.

Також гарний час запитати себе: "Чи справді ця електронна пошта потрібна?" Знову ж таки, тільки абсолютно необхідні електронні листи свідчать про повагу особи, якій ви надсилаєте електронну пошту.

Практика співчуття

Емпатія - це здатність бачити світ очима інших. Коли ви робите це, ви розумієте їхні думки і почуття.

При написанні електронних листів, подумайте про свої слова з точки зору читача. З усім, що ви пишете, запитайте себе:

  • Як я можу інтерпретувати це вирок, якщо я його отримаю?
  • Чи включає це неоднозначні терміни, щоб вказати?

Це проста, але ефективна корекція того, як вам слід писати. Думаючи про людей, які будуть вас читати, ви зміните те, як вони реагують на вас.

Ось емпатичний спосіб дивитися на світ, щоб допомогти вам розпочати роботу. Більшість людей:

  • Зайняті. У них немає часу здогадатися, чого ви хочете, і вони хотіли б читати вашу електронну пошту і швидко реагувати.
  • Насолоджуйтесь компліментом. Якщо ви можете сказати щось позитивне про них чи про їхню роботу, зробіть це. Ваші слова не будуть втрачені.
  • Подобається подякувати. Якщо одержувач допоміг вам у будь-якому випадку, не забудьте подякувати йому. Ви повинні робити це навіть тоді, коли їхня робота допоможе вам.

Скорочені презентації

Коли ви вперше надсилаєте електронний лист комусь, вам потрібно повідомити одержувача, хто ви. Зазвичай це можна зробити одним реченням. Наприклад: «Мені було приємно познайомитися з вами на [Події X]. "

ЧИТАННЯ  Шаблон листа: вимагати відшкодування професійних витрат

Один із способів скоротити презентації - написати їх так, ніби ви зустрічаєтеся лицем до лиця. Ви не хочете йти в п'ятихвилинний монолог, коли ви зустрічаєте когось особисто. Отже, не робіть це електронною поштою.

Ви не знаєте, чи потрібне введення. Можливо, ви вже зв'язалися з одержувачем, але ви не знаєте, чи вона вас запам'ятає. Ви можете залишити свої облікові дані в електронному підписі.

Це дозволяє уникнути непорозумінь. Ви знову представляєте людині, яка вже знає, що ви грубі. Якщо вона не знає, чи вона вас знає, ви можете просто дати їй перевірити ваш підпис.

Обмежте себе п'ятьма реченнями

У кожній електронній пошті, яку ви пишете, ви повинні використовувати достатньо речень, щоб сказати, що вам потрібно, не більше. Корисною практикою є обмеження до п'яти речень.

Менш ніж п'ять пропозицій часто є жорстокими і грубими, більш ніж п'ять пропозицій витрачають час.

Будуть випадки, коли буде неможливо зберегти електронний лист із п'ятьма реченнями. Але в більшості випадків п'ять пропозицій достатньо.

Прийняти дисципліну п'яти речень, і ви опинитеся швидше писати листи. Ви також отримаєте більше відповідей.

Використовуйте короткі слова

У 1946, Джордж Оруелл порадив письменникам ніколи не використовувати довге слово, де короткий буде робити.

Ця порада є ще більш актуальною сьогодні, особливо при написанні електронних листів.

Короткі слова показують повагу до вашого читача. Використовуючи короткі слова, ви зробили своє повідомлення легким для розуміння.

Те ж саме стосується коротких речень і абзаців. Уникайте написання великих блоків тексту, якщо ви хочете, щоб ваше повідомлення було чітким і легким для розуміння.

Використовуйте активний голос

Активний голос легше читати. Це також стимулює дії та відповідальність. Дійсно, в активному голосі речення фокусуються на людині, яка діє. У пасивному голосі речення фокусуються на об'єкті, на якому діє один. У пасивному голосі може здатися, що все відбувається самостійно. Активно, речі відбуваються тільки тоді, коли люди діють.

Дотримуйтеся стандартної структури

Що є ключем до коротких повідомлень електронної пошти? Використовуйте стандартну структуру. Це шаблон, який можна використовувати для кожної електронної пошти, яку ви пишете.

ЧИТАННЯ  Зразок листа для оскарження запобіжного заходу

Окрім короткого збереження електронних листів, дотримання стандартної структури також допомагає швидко писати.

З часом ви розроблятимете структуру, яка буде працювати для вас. Нижче наведено просту структуру для початку роботи:

  • Привітання
  • Комплімент
  • Причина електронної пошти
  • Заклик до дії
  • Заключне повідомлення (закриття)
  • Підпис

Давайте подивимося на кожну з них у глибину.

  • Це перший рядок електронної пошти. "Привіт, [Ім'я]" - це типове привітання.

 

  • Коли ви вперше надсилаєте повідомлення електронною поштою, комплімент є чудовим початком. Добре написаний комплімент також може служити вступом. Наприклад:

 

«Мені сподобалася ваша презентація на [тему] [дата]. "

“Я знайшов ваш блог на [тему] справді корисним. "

“Мені було приємно зустрітися з вами на [заході]. "

 

  • Причина електронної пошти. У цьому розділі ви кажете: "Я надішлю електронний лист із запитанням про ..." або "Мені цікаво, чи можете ви допомогти з ..." Іноді вам знадобляться два речення, щоб пояснити свої причини написання.

 

  • Заклик до дії. Після того як ви пояснили причину електронної пошти, не припускайте, що одержувач знатиме, що робити. Надайте конкретні інструкції. Наприклад:

"Не могли б ви надіслати мені ці файли до четверга?" "

"Чи можете ви написати це протягом наступних двох тижнів?" "

"Будь ласка, напишіть Янну про це і повідомте мене, коли ви це зробите. "

Структуруючи ваш запит у формі запитання, одержувачу пропонується відповісти. Ви також можете використовувати: "дайте мені знати, коли ви це зробили" або "дайте мені знати, чи це для вас добре" "

 

  • закриття, Перед надсиланням електронної пошти обов'язково вкажіть заключне повідомлення. Це має подвійну мету - повторити свій заклик до дії і зробити так, щоб одержувач відчував себе добре.

 

Приклади хороших рядків закриття:

“Дякую за всю вашу допомогу в цьому. "

“Я не можу дочекатися, щоб почути, що ти думаєш. "

“Повідомте мене, якщо у вас виникнуть запитання. "

  • Закінчити думку про додавання вашої підпису передує повідомлення вітання.

Це може бути "Ваш по-справжньому", "З повагою", "Мати приємний день" або "Спасибі".