Захопіть свого читача вступом

Вступ має вирішальне значення, щоб привернути увагу читача та спонукати його прочитати решту вашого звіту. електронною поштою.

Почніть із потужного речення, яке встановлює контекст або підкреслює головну мету, наприклад: «Після невдалого запуску нашої нової лінійки продуктів вкрай важливо проаналізувати причини та діяти швидко».

Побудуйте цей короткий вступ із 2-3 ключових речень: поточна ситуація, основні проблеми, перспективи.

Робіть ставку на прямий стиль і сильні слова. Розміщуйте важливу інформацію на початку речень.

Ви можете додати цифри, щоб підтвердити свою думку.

У кількох цілеспрямованих рядках ваш вступ має викликати у читача бажання читати далі, щоб дізнатися більше. З перших секунд ваші слова повинні зачепитися.

Завдяки добре складеному вступу ваш звіт електронною поштою приверне увагу та спонукає читача проникнути в суть вашого аналізу.

Доповніть свій звіт відповідними візуальними елементами

Візуальні елементи мають незаперечну силу привертати увагу у звіті електронною поштою. Вони потужно підсилюють ваше повідомлення.

Не соромтеся інтегрувати графіки, таблиці, діаграми, фотографії, якщо у вас є відповідні дані для висунення. Проста кругова діаграма, що ілюструє розподіл продажів, матиме більше впливу, ніж довгий абзац.

Однак будьте обережні, вибирайте чіткі візуальні елементи, які швидко сприймаються. Уникайте перевантаженої графіки. Завжди вказуйте джерело та додайте пояснювальний підпис, якщо це необхідно.

Також переконайтеся, що ваші візуальні елементи залишаються читабельними на мобільному телефоні, перевіривши дисплей. При необхідності створіть версію, придатну для маленьких екранів.

Помірно змінюйте візуальні елементи у своєму звіті, щоб стимулювати увагу. Електронний лист, перевантажений зображеннями, втратить чіткість. Альтернативний текст і візуальні елементи для динамічного звіту.

Завдяки чіткому виділенню релевантних даних ваші візуальні елементи привернуть увагу та зроблять ваш звіт електронною поштою легшим для сприйняття у привабливий та професійний спосіб.

Завершіть, відкриваючи перспективи

Ваш висновок повинен надихнути читача вжити заходів щодо вашого звіту.

Спочатку коротко підсумуйте ключові моменти та висновки в 2-3 стислих реченнях.

Виділіть інформацію, яку одержувач має запам’ятати в першу чергу. Ви можете використовувати певні ключові слова з заголовків, щоб згадати структуру.

Потім завершіть свій електронний лист відкриттям того, що буде далі: пропозиція щодо подальшої зустрічі, запит на перевірку плану дій, подальші дії, щоб отримати швидку відповідь...

Ваш висновок має бути привабливим, щоб викликати реакцію читача. Стверджувальний стиль із дієсловами дії сприятиме досягненню цієї мети.

Працюючи над своїм висновком, ви надасте звіту перспективу та спонукаєте одержувача відповісти чи вжити заходів.

 

Приклад звіту електронною поштою для ескалації технічних проблем і пропозиції плану дій

 

Тема: Звіт – Покращення, які необхідно внести в нашу програму

Шановний Томас,

Недавні негативні відгуки про наш додаток викликають у мене занепокоєння та потребують швидкого налаштування. Нам потрібно відреагувати, перш ніж втратити нових користувачів.

Поточні питання

  • Рейтинг App Store знизився до 2,5/5
  • Часті скарги на помилки
  • Обмежені можливості порівняно з нашими конкурентами

Трек покращень

Пропоную зараз зосередитися на:

  • Виправлення основних повідомлених помилок
  • Додавання нових популярних функцій
  • Кампанія з просування нашого обслуговування клієнтів

Давайте цього тижня організуємо зустріч, щоб точно визначити технічні та комерційні рішення, які необхідно впровадити. Дуже важливо діяти швидко, щоб повернути довіру наших користувачів і підвищити рейтинг програми.

Чекаю на твоє повернення, Жан