Print Friendly, PDF & Email

У своєму професійному житті вам часто доведеться писати a пошта суперечки. Це можна адресувати колезі, партнеру або постачальнику. Якими б не були ваші мотиви, ви повинні враховувати певні вимоги, щоб співрозмовники сприймали вас серйозно. Тому оволодіння написанням такого типу повідомлень є обов’язковим. Ось як досягти успіху вашої протестної електронної пошти.

Зосередьтеся на фактах

Під час написання електронного листа протесту важливо бути суворим до фактів. Іншими словами, елементи мають бути представлені фактично, щоб читач міг швидко зрозуміти контекст.

Отже, уникайте деталей і непотрібних речень, а замість цього вказуйте важливі речі, такі як факти та дати. Справді, завдяки цим елементам одержувач зможе зрозуміти мету вашого листа. Ви повинні надати чітку, точну та дату інформацію.

Укажіть контекст, а потім тему листа

Переходьте безпосередньо до того, коли ви пишете лист протесту. Вам не потрібні такі формулювання, як «Я пишу вам цей електронний лист», тому що це очевидні речі, на які не потрібно вказувати.

Після того, як ви чітко представили факти, які стали підставою для вашої скарги, і не забувши про дату. Це може бути зустріч, семінар, обмін електронною поштою, звітність, покупка матеріалів, квитанція-фактура тощо.

Продовжуйте, висловлюючи свої очікування якомога чіткіше.

Ідея полягає в тому, що одержувач може швидко зрозуміти мету вашої електронної пошти та що ви від неї хочете.

ЧИТАННЯ  Все, що вам потрібно знати про написання стратегії на роботі

Зосередьтеся на тверезості у своїй промові

Написання листа протесту вимагає тверезого та лаконічного стилю. Оскільки це особлива ситуація, вам потрібно зосередитися на фактах і своїх очікуваннях. Для цього використовуйте короткі речення, які узагальнюють суть вашого завдання і написані повсякденною ввічливою мовою.

Крім того, обов’язково використовуйте ввічливу фразу, яка підходить для цієї нагоди. У цьому типі обміну слід уникати «з повагою» та «з найкращими побажаннями».

Залишайтеся професіоналами

Обов’язково залишайтеся професіоналами, коли пишете протестний лист, навіть якщо ви дуже незадоволені. Ви повинні зробити все можливе, щоб стримати себе, тому що емоції насправді не належать до професійного письма.

Тому уникайте слів, які так чи інакше можуть хизуватися вашими почуттями. Важливо, щоб ваша електронна пошта залишалася фактичною.

Додайте докази

Нарешті, для успіху в електронному листі протесту важливо додати докази до своїх аргументів. Ви дійсно повинні показати одержувачу, що ви маєте право оскаржувати. Тому додайте будь-який документ, який ви можете використовувати як доказ, і вкажіть його в електронному листі.