Заочні повідомлення - це важлива робота. Але з багатьох причин їх можна не помітити. Це пояснюється контекстом їх написання, а іноді й не врахуванням впливу, який вони можуть мати.
Дійсно, повідомлення про відсутність - це автоматичне повідомлення. Надсилається як відповідь на будь -яке повідомлення, отримане протягом часового інтервалу або протягом визначеного періоду. Іноді повідомлення готується в контексті виходу у відпустку. Цей період, коли ви, ймовірно, вже маєте свій розум в іншому місці, може бути не найкращим часом для написання свого повідомлення.
Який сенс налаштовувати автоматичне повідомлення про відсутність?
Відсутність робочого повідомлення важлива в багатьох аспектах. Він використовується для повідомлення всіх ваших працівників про вашу відсутність. Він також служить для надання інформації, яка дозволяє їм продовжувати свою діяльність, чекаючи, поки ви повернетесь. Ця інформація в основному є датою відновлення, контактними даними для екстрених випадків, щоб зв’язатися з вами, або контактними даними колеги, з яким потрібно зв’язатися в екстреній ситуації. З огляду на все це повідомлення про відсутність є невід’ємним актом спілкування для будь -якого фахівця.
Яких помилок слід уникати?
Враховуючи важливість повідомлення про відсутність, необхідно врахувати кілька параметрів, щоб не шокувати чи не поважати співрозмовника. Краще звучати надто поважно, ніж неповажно. Тому ви не можете використовувати такі вирази, як OUPS, pff тощо. Вам потрібно буде врахувати профіль усіх зацікавлених сторін. Тому уникайте писати так, ніби ви просто розмовляєте з колегами, коли ваші начальство чи клієнти, постачальники чи навіть органи державної влади можуть надсилати вам повідомлення.
Щоб уникнути цих незручностей, Outlook може мати повідомлення про відсутність для внутрішньої пошти компанії та інше повідомлення для зовнішньої пошти. У будь-якому випадку вам доведеться врахувати всі профілі, щоб створити добре структуроване повідомлення про відсутність.
Крім того, інформація повинна бути корисною та точною. Уникайте неоднозначних повідомлень, таких як "Я буду відсутній з завтрашнього дня", знаючи, що той, хто отримає цю інформацію, не зможе знати дату цього "завтра".
Нарешті, уникайте використання звичних і невимушених тонів. Дійсно, ейфорія від очікуваної відпустки може викликати у вас надто звичний тон. Не забувайте залишатися професіоналом до кінця. Усно з колегами це може трапитися, але особливо не в контексті робочих документів.
Який тип повідомлення про відсутність вибрати?
Щоб уникнути всіх цих підводних каменів, вибирайте звичайний стиль. Це включає ваше ім’я та прізвище, інформацію про те, коли ви можете обробити отримане повідомлення та особу (осіб), до якої слід звернутися у разі надзвичайної ситуації.
