Налаштуйте свій домен і створіть професійні адреси електронної пошти

 

Щоб створити професійні адреси електронної пошти за допомогою Google Workspace, спершу придбайте спеціальне доменне ім’я. Доменне ім’я представляє ідентичність вашого бізнесу в Інтернеті та має важливе значення для зміцнення іміджу вашого бренду. Ви можете придбати доменне ім’я в реєстратора домену, наприклад Google Домени, ІоносАбо OVH. Під час покупки обов’язково виберіть доменне ім’я, яке відображає назву вашої компанії та легко запам’ятовується.

 

Налаштуйте домен за допомогою Google Workspace

 

Після придбання доменного імені ви повинні налаштувати за допомогою Google Workspace щоб мати можливість використовувати служби корпоративної електронної пошти Google. Нижче наведено кроки для налаштування домену.

  1. Зареєструйтеся в Google Workspace, вибравши план, який відповідає розміру вашого бізнесу та конкретним потребам.
  2. Під час процесу реєстрації вам буде запропоновано ввести власне доменне ім’я.
  3. Google Workspace надасть вам інструкції щодо підтвердження права власності на ваш домен і налаштування необхідних записів системи доменних імен (DNS). Вам потрібно буде ввійти в панель керування реєстратора домену та додати записи MX (обмін поштою), надані Google. Ці записи використовуються для маршрутизації електронних листів на поштові сервери Google Workspace.
  1. Після налаштування записів DNS і перевірки домену ви зможете отримати доступ до консолі адміністратора Google Workspace, щоб керувати своїм доменом і службами.

 

Створюйте персоналізовані адреси електронної пошти для своїх співробітників

 

Тепер, коли ваш домен налаштовано з Google Workspace, ви можете почати створювати персоналізовані електронні адреси для своїх співробітників. Для цього виконайте такі дії:

  1. Увійдіть у консоль адміністратора Google Workspace за допомогою облікового запису адміністратора.
  2. Натисніть «Користувачі» в меню ліворуч, щоб отримати доступ до списку користувачів у вашій організації.
  3. Натисніть кнопку «Додати користувача», щоб створити новий обліковий запис користувача. Вам потрібно буде надати таку інформацію, як ім’я та прізвище та бажану адресу електронної пошти для кожного співробітника. Адреса електронної пошти буде автоматично створена з вашим власним доменним іменем (наприклад, employe@yourcompany.com).
  1. Після створення облікових записів ви можете призначити ролі та дозволи кожному користувачеві відповідно до його обов’язків у компанії. Ви також можете надіслати їм інструкції щодо встановлення їхніх паролів і доступу до їхнього облікового запису Gmail.
  2. Якщо ви хочете створити загальні адреси електронної пошти, наприклад contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, ви можете налаштувати групи користувачів зі спільними адресами електронної пошти. Це дозволяє кільком співробітникам отримувати та відповідати на електронні листи, надіслані на ці загальні адреси.

Виконуючи ці кроки, ви зможете налаштувати свій домен і створити робочі електронні адреси для своїх співробітників за допомогою Google Workspace. Ці персоналізовані адреси електронної пошти покращать імідж бренду вашої компанії та забезпечать професійний досвід для ваших клієнтів і партнерів під час спілкування з вами електронною поштою.

Керуйте обліковими записами електронної пошти та налаштуваннями користувачів у Google Workspace

 

Консоль адміністратора Google Workspace спрощує керування обліковими записами користувачів у вашій компанії. Як адміністратор ви можете додавати нових користувачів, редагувати інформацію та налаштування їхніх облікових записів або видаляти облікові записи, коли співробітники залишають компанію. Щоб виконати ці дії, перейдіть до розділу «Користувачі» на консолі адміністрування та виберіть відповідного користувача, щоб змінити його налаштування або видалити обліковий запис.

 

Керуйте групами користувачів і правами доступу

 

Групи користувачів — це ефективний спосіб організації та керування правами доступу до ресурсів і сервісів Google Workspace у вашій компанії. Ви можете створювати групи для різних департаментів, відділів або проектів і додавати до них учасників відповідно до їхніх ролей і обов’язків. Щоб керувати групами користувачів, перейдіть до розділу «Групи» на консолі адміністратора Google Workspace.

Групи також допомагають контролювати доступ до спільних документів і папок, спрощуючи керування дозволами. Наприклад, ви можете створити групу для своєї маркетингової команди та надати їм доступ до певних маркетингових ресурсів на Диску Google.

 

Застосуйте політики безпеки та правила обміну повідомленнями

 

Google Workspace пропонує багато варіантів захисту вашої електронної пошти та ваших бізнес-даних. Як адміністратор ви можете застосувати різні політики безпеки та правила обміну повідомленнями, щоб забезпечити відповідність і захистити своїх користувачів від онлайн-загроз.

Щоб налаштувати ці параметри, перейдіть до розділу «Безпека» на консолі адміністратора Google Workspace. Ось кілька прикладів політик і правил, які ви можете запровадити:

  1. Вимоги до пароля: установіть правила щодо довжини, складності та дійсності паролів ваших користувачів, щоб захистити облікові записи.
  2. Двофакторна автентифікація: увімкніть двофакторну автентифікацію (2FA), щоб додати додатковий рівень безпеки під час входу користувачів у їхній обліковий запис.
  3. Фільтрування електронної пошти: налаштуйте правила для блокування або розміщення спаму, спроб фішингу та повідомлень із шкідливими вкладеннями чи посиланнями.
  4. Обмеження доступу: обмежте доступ до служб і даних Google Workspace на основі місцезнаходження, IP-адреси або пристрою, який використовується для входу.

Застосовуючи ці політики та правила безпеки електронної пошти, ви допоможете захистити свій бізнес і співробітників від онлайн-загроз і забезпечите відповідність чинним нормам.

Підсумовуючи, можна сказати, що керування обліковими записами електронної пошти та налаштуваннями користувачів у Google Workspace є критично важливим аспектом забезпечення безперебійної та безпечної роботи середовища електронної пошти. Як адміністратор ви відповідаєте за керування обліковими записами користувачів, групами користувачів і правами доступу, а також за застосування політик безпеки та правил електронної пошти, адаптованих до потреб вашого бізнесу.

Скористайтеся перевагами інструментів для співпраці та спілкування, які пропонує Google Workspace

 

Google Workspace пропонує інтегрований набір програм, які дозволяють ефективна співпраця серед членів вашої команди. Використовуючи Gmail з іншими додатками Google Workspace, ви можете використовувати синергію між різними відділами для підвищення продуктивності та спілкування у вашій компанії. Ось кілька прикладів корисної інтеграції між Gmail та іншими програмами Google Workspace:

  1. Календар Google: плануйте зустрічі та події безпосередньо з Gmail, додаючи запрошення до своїх календарів або календарів ваших колег.
  2. Контакти Google: керуйте своїми діловими й особистими контактами в одному місці й автоматично синхронізуйте їх із Gmail.
  3. Диск Google: надсилайте великі вкладення за допомогою Диска Google і працюйте над документами разом
    у режимі реального часу безпосередньо з Gmail, без необхідності завантажувати чи надсилати електронною поштою кілька версій.
  1. Google Keep: робіть нотатки та створюйте списки справ прямо з Gmail і синхронізуйте їх на всіх своїх пристроях.

 

Діліться документами та файлами за допомогою Google Drive

 

Диск Google – це онлайн-інструмент для зберігання та обміну файлами, який полегшує співпрацю у вашому бізнесі. Використовуючи Диск Google, ви можете ділитися документами, електронними таблицями, презентаціями та іншими файлами зі своїми колегами, контролюючи дозволи кожного користувача (лише читання, коментування, редагування). Щоб поділитися файлами з членами вашої команди, просто додайте їх як співавторів на Диску Google або поділіться посиланням на файл.

Google Drive також дозволяє працювати в режимі реального часу над спільними документами завдяки додаткам пакету Google Workspace, таким як Google Docs, Google Sheets і Google Slides. Ця співпраця в режимі реального часу допомагає вашій команді працювати ефективніше та дозволяє уникнути клопоту з кількома версіями одного файлу.

 

Організовуйте онлайн-зустрічі за допомогою Google Meet

 

Google Meet – це рішення для відеоконференцій, інтегроване в Google Workspace, яке сприяє онлайн-зустрічам між членами вашої команди, незалежно від того, чи перебувають вони в одному офісі чи в різних куточках світу. Щоб організувати онлайн-зустріч у Google Meet, просто заплануйте подію в Календарі Google і додайте посилання на зустріч Meet. Ви також можете створювати спеціальні зустрічі безпосередньо з Gmail або програми Google Meet.

За допомогою Google Meet ваша команда може брати участь у високоякісних відеозустрічах, ділитися екранами та спільно працювати над документами в режимі реального часу в безпечному середовищі. Крім того, Google Meet пропонує розширені функції, такі як автоматичний переклад субтитрів, підтримка переговорних кімнат і запис зустрічей, щоб задовольнити потреби вашого ділового спілкування та співпраці.

Нарешті, Google Workspace пропонує низку інструментів для співпраці та спілкування, які допоможуть вашому бізнесу працювати ефективніше та залишатися на зв’язку. Використовуючи Gmail з іншими програмами Google Workspace, обмінюючись файлами та документами через Google Диск і влаштовуючи онлайн-зустрічі за допомогою Google Meet, ви можете скористатися цими рішеннями для підвищення продуктивності та співпраці всередині вашої команди.

Використовуючи ці інструменти для співпраці, ви дозволяєте своєму бізнесу залишатися конкурентоспроможним у світі, що постійно змінюється, де здатність швидко адаптуватися та ефективно працювати в команді має важливе значення для успіху.