دفتر میں دیر سے؟ یہ ای میل ملامتوں کو خاموش کر دے گا۔
راکشس صبح ٹریفک جام میں پھنس گئے؟ کیا آپ کی بس یا میٹرو بار بار خراب ہوتی ہے؟ نقل و حمل کی ان ہچکیوں کو کام پر اپنا دن برباد نہ ہونے دیں۔ احتیاط سے لکھی گئی اور وقت پر بھیجی گئی ایک چھوٹی ای میل آپ کے مینیجر کو پرسکون کر دے گی۔ اور اس طرح دفتر میں ایک بار آپ کو ناخوشگوار ڈانٹ ڈپٹ سے بچائے گا۔
کاپی اور پیسٹ کرنے کے لیے بہترین ٹیمپلیٹ
ہیلو [پہلا نام]،
بدقسمتی سے، مجھے آج صبح آپ کو اپنی تاخیر سے آگاہ کرنا ہے۔ درحقیقت، میٹرو لائن پر ایک سنگین واقعہ جسے میں روزانہ استعمال کرتا ہوں مکمل طور پر کئی منٹ تک ٹریفک میں خلل پڑتا ہے۔ گھر سے جلدی روانہ ہونے کے باوجود، مجھے ایک بار زبردستی نقل و حمل سے روک دیا گیا۔
یہ صورت حال میرے قابو سے بالکل باہر ہے۔ میں مستقبل میں اس طرح کی تکلیف کو دوبارہ ہونے سے روکنے کے لیے ضروری اقدامات کرنے کا عہد کرتا ہوں۔ اب سے، میں ممکنہ خطرات کے حوالے سے سب سے زیادہ چوکنا رہوں گا جو میرے سفر میں خلل ڈال سکتے ہیں۔
میں آپ کی سمجھ کے لیے پیشگی شکریہ ادا کرتا ہوں۔
مخلص،
[تمھارا نام]
[ای میل دستخط]
پہلے الفاظ سے شائستہ لہجہ اختیار کیا گیا۔
شائستہ تاثرات جیسے "بدقسمتی سے مجھے آپ کو مطلع کرنا ہے" یا "باقی یقین رکھیں" فوری طور پر مینیجر کے لیے مناسب اور احترام والا لہجہ قائم کرتے ہیں۔ اس کے علاوہ، ہم اس دھچکے کے لیے اس کی ذمہ داری کی کمی پر واضح طور پر زور دیتے ہیں کہ یہ وعدہ کرنے سے پہلے کہ اس صورت حال کو دوبارہ نہیں کیا جائے گا۔
حقائق کی واضح وضاحت
عوامی نقل و حمل سے منسلک اس تاخیر کا جواز پیش کرنے کے لیے مرکزی وضاحت واقعے کے بارے میں کچھ مخصوص تفصیلات فراہم کرتی ہے۔ لیکن ای میل انچارج شخص کے لئے بھی غیر ضروری ہچکچاہٹ میں نہیں کھو جاتا ہے۔ ایک بار جب ضروری باتیں آسانی سے بیان کر دی جائیں، تو ہم مستقبل کے بارے میں ایک یقین دہانی پر نتیجہ اخذ کر سکتے ہیں۔
اس بہتر لیکن کافی تفصیلی الفاظ کی بدولت، آپ کا مینیجر صرف اس دن درپیش حقیقی مشکلات کو سمجھ سکے گا۔ آپ کی وقت کی پابندی کی خواہش پر بھی زور دیا جائے گا۔ اور سب سے بڑھ کر، اس دھچکے کے باوجود، آپ اپنی بات چیت میں متوقع پیشہ ورانہ مہارت کو اپنانے میں کامیاب ہو گئے ہوں گے۔
