جب کچھ ملازمین اپنے سپروائزر یا مینیجر کو مطلع کیے بغیر مختلف وجوہات کی بناء پر غیر حاضر ہوتے ہیں، تو وہ نہیں جانتے کہ اپنی بات کیسے کی جائے۔ دوسروں کو بھی ایک چھوٹی چھٹی کی درخواست کرنا مشکل ہوتا ہے جب کہ ان کے پاس بہت سی تعداد ہوتی ہے۔ ذاتی مسائل ادا کرنا ہے۔
آپ کی غیر موجودگی کا اثر آپ کے کام کی نوعیت اور کام کی جگہ پر پالیسی میں بڑی حد تک زیادہ تر منحصر ہے. آپ کی غیر موجودگی، خاص طور پر اگر یہ پیشگی اعلان نہیں کیا جائے تو آپ کی تنظیم کے لئے بہت مہنگا ہوسکتا ہے. لہذا، فیصلہ کرنے سے پہلے، اس کے بارے میں سوچیں. اگر ایسا ہوتا ہے یا ہوا تو، آپ کے سپروائزر کے بارے میں معذرت خواہ کرنے کے لئے ای میل کا استعمال کرتے ہوئے یا مؤثر طریقے سے اور جلدی سے بات چیت کرنے کا بہترین طریقہ ہے.
حقائق ای میل لکھنے سے پہلے
اس مضمون کا مقصد یہ بتانا ہے کہ ایک یا زیادہ جائز وجوہات والا ملازم کس طرح اس کی غیر حاضری کی ضرورت یا اس وجہ سے کہ وہ اپنے عہدے پر موجود نہ ہو سکا۔ بطور ملازم، یہ ضروری ہے کہ آپ کو بغیر چھٹی کے غیر حاضری کے ممکنہ نتائج کا یقین ہو۔ اس بات کی کوئی گارنٹی نہیں ہے کہ آپ کی معافی کی ای میل کو ایک سازگار جواب ملے گا۔ اسی طرح، اس بات کی بھی کوئی گارنٹی نہیں ہے کہ جب آپ کام سے چھٹی کی درخواست کرتے ہوئے ای میل لکھیں گے، تو اسے مثبت طور پر موصول ہوگا۔
تاہم ، جب آپ کو فوری طور پر فوری وجوہات کی بناء پر غیر حاضر رہنا چاہئے اور آپ اپنے باس تک نہیں پہنچ سکتے ہیں ، اس کی عدم موجودگی کی قطعی وجوہات پر مشتمل جلد از جلد ای میل لکھنا ضروری ہے۔ اسی طرح ، جب آپ پہلے ہی جانتے ہوں گے کہ آپ کو اہم ذاتی یا خاندانی مسائل سے نمٹنے کی ضرورت ہے تو ، یہ دانشمندی کی بات ہے ایک ای میل تحریر کریں تکلیف کے لئے معذرت خواہ ہیں اور اگر ممکن ہو تو کچھ وضاحت۔ آپ اپنی ملازمت پر اپنی ذاتی زندگی کے اثرات کو کم کرنے کی امید میں ایسا کرتے ہیں۔
آخر میں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی کمپنی کی پالیسی اور پروٹوکول سے واقف ہیں کہ آپ اپنے گروپ سے کیسے غیر حاضر رہیں۔ کمپنی ہنگامی صورت حال میں کچھ رعایتیں دے سکتی ہے اور ان کا انتظام کرنے کا طریقہ فراہم کر سکتی ہے۔ ممکنہ طور پر ان دنوں کی تعداد کے بارے میں پالیسی ہوگی جب آپ کو درخواست دینے کی ضرورت ہے اور ان دنوں کے درمیان جب آپ دور ہوں گے۔
ای میل لکھنے پر ہدایات
رسمی طرز کا استعمال کریں
یہ ای میل سرکاری ہے۔ اسے رسمی انداز میں لکھا جانا چاہیے۔ موضوع کی لائن سے اختتام تک، سب کچھ پیشہ ورانہ ہونا چاہئے. آپ کا سپروائزر، باقی سب کے ساتھ، آپ سے توقع کرتا ہے کہ آپ اپنے ای میل میں صورتحال کی سنگینی کا اظہار کریں۔ جب آپ رسمی انداز میں ایسی ای میل لکھتے ہیں تو آپ کا کیس سننے کا زیادہ امکان ہوتا ہے۔
پہلے ہی ای میل بھیجیں
ہم نے پہلے ہی کمپنی کی پالیسی کا احترام کرنے کی اہمیت پر زور دیا ہے. یہ بھی یاد رکھیں کہ اگر آپ کو ایک ای میل لکھنے کی ضرورت ہے جس میں پیشہ ورانہ عذر شامل ہو تو، یہ اتنی جلدی ممکن ہو کہ یہ ضروری ہے. یہ خاص طور پر ضروری ہے جب آپ ناکام ہوگئے ہیں اور آپ بغیر اجازت کے بغیر کام نہیں آتے ہیں. ناحق غیر موجودگی کے بعد آپ کے مالک کو اطلاع دینا ایک انتباہ سے بچنے سے بچ سکتا ہے. جب آپ اپنے آپ کو ڈھونڈتے ہیں تو اس سے پہلے آپ کو اچھی طرح سے مطلع کیا جاسکتا ہے، آپ کمپنی کو مناسب تبدیلی یا انتظامات کرنے کے لۓ مدد کریں گے.
تفصیلات کے ساتھ جامع ہونا
مختصر رہو۔ آپ کو اس کی تفصیلات میں جانے کی ضرورت نہیں ہے کہ کیا ہوا جس کی وجہ سے آپ وہاں نہیں تھے یا جلد ہی دور ہو گئے۔ صرف اہم حقائق کا ذکر کریں۔ اگر آپ پیشگی اجازت کی درخواست کر رہے ہیں، تو اس دن کی نشاندہی کریں جس دن آپ غیر حاضر رہنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ تاریخوں کے ساتھ مخصوص رہیں، تخمینہ نہ دیں۔
مدد پیش کرتے ہیں
جب آپ دور رہنے کے لیے ایک عذر ای میل لکھتے ہیں، تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو کمپنی کی پیداواری صلاحیت کا خیال ہے۔ صرف یہ کہنا ٹھیک نہیں ہے کہ آپ دور ہو جائیں گے، کچھ ایسا کرنے کی پیشکش کریں جس سے آپ کی غیر موجودگی کے اثرات کم ہوں۔ مثال کے طور پر، آپ یہ کام اس وقت کر سکتے ہیں جب آپ واپس آئیں یا آپ کی جگہ لینے کے لیے کسی ساتھی سے بات کریں۔ کچھ کمپنیوں کی پالیسیاں ہو سکتی ہیں جیسے کہ تنخواہ میں کٹوتی دنوں کے لیے۔ لہذا، کمپنی کی پالیسی کو مکمل طور پر سمجھنے کی کوشش کریں اور آپ اس کے ساتھ کیسے کام کر سکتے ہیں۔
ای میل کی مثال 1: معافی کی ای میل کیسے لکھیں (آپ کے کام کا ایک دن چھوٹ جانے کے بعد)
موضوع: 19/11/2018 سے غیر موجودگی کا ثبوت
ہیلو مسٹر Guillou،
براہ کرم اس ای میل کو باضابطہ اطلاع کے طور پر قبول کریں کہ میں 19 نومبر 2018 کو سردی کی وجہ سے کام پر حاضر نہیں ہو سکا۔ لیام اور آرتھر نے میری غیر موجودگی میں میری جگہ لی۔ انہوں نے اس دن کے لیے میرے تفویض کردہ تمام کاموں کو پورا کیا۔
میں معذرت خواہ ہوں کہ کام چھوڑنے سے پہلے آپ کے ساتھ بات چیت نہ کر سکا۔ اگر کمپنی کو کوئی تکلیف ہوئی ہو تو میں معذرت خواہ ہوں۔
میں نے اس ای میل کے ساتھ اپنا میڈیکل سرٹیفکیٹ منسلک کر دیا ہے۔
اگر آپ کو مزید معلومات کی ضرورت ہو تو براہ کرم مجھے بتائیں۔
آپ کی سمجھ کے لئے شکریہ.
مخلص،
ایتان گوڈن
ای میل کی مثال 2: اپنی ملازمت سے مستقبل میں غیر حاضری کے لیے معافی کا ای میل کیسے لکھیں
موضوع: میرے غیر موجودگی کا دن 17 / 12 / 2018 کا انتظام
پیارے مدام پاشال،
براہ کرم اس ای میل کو باضابطہ اطلاع کے طور پر قبول کریں کہ میں 17 دسمبر 2018 کو کام سے غیر حاضر رہوں گا۔ میں اس دن عدالت میں ایک پیشہ ور گواہ کے طور پر پیش ہوں گا۔ میں نے آپ کو پچھلے ہفتے عدالت میں اپنے سمن اور میرے حاضر ہونے کی لازمی ضرورت سے آگاہ کیا۔
میں نے IT ڈیپارٹمنٹ سے Gabin Thibault کے ساتھ ایک معاہدہ کیا، جو اس وقت میری جگہ لینے کے لیے چھٹی پر ہیں۔ عدالتی وقفوں کے دوران، میں یہ دیکھنے کے لیے فون کروں گا کہ آیا اسے کسی مدد کی ضرورت ہے۔
آپ کا شکریہ.
مخلص،
ایما ویلے
