موضوع لائن کسی بھی پیشہ ورانہ پیغام کا ایک لازمی پہلو ہے جسے آپ ای میل کے ذریعے بھیجنا چاہتے ہیں۔ آپ کے ای میل کے مقصد کو حاصل کرنے کے لیے، موضوع کی لائن کو مناسب طریقے سے آپ کی توجہ حاصل کرنی چاہیے۔ بہت سے لوگ اپنے ای میل کے اس پہلو کو سنجیدگی سے نہیں لیتے ہیں۔ درحقیقت، کچھ لوگ بغیر کسی موضوع کے صرف ای میل بھیجتے ہیں اور ایسی ای میلز سے نتائج کی توقع کرتے ہیں! اپنے کاروباری ای میل میں سبجیکٹ لائن شامل کرنا کاروباری ای میل لکھنے کی اختیاری خصوصیت نہیں ہے، یہ اس کا ایک اہم حصہ ہے۔
چلو آپ کے کاروباری ای میلز واقعی چیزوں کی ضرورت کیوں کی بعض وجوہات پر فوری طور پر نظر آتے ہیں.
اپنے میل کو ناپسندیدہ سمجھنے سے روکنا
بغیر کسی مضمون کے بھیجے گئے ای میلز کو اسپام یا جنک فولڈر میں بھیجا جا سکتا ہے۔ یہ خود بخود ہو جاتا ہے، لوگ اسپام فولڈر میں پیغامات کو سنجیدگی سے نہیں لیتے ہیں۔ نیز، زیادہ تر لوگ جنہیں آپ کام کی ای میلز بھیجیں گے وہ اپنے اسپام فولڈر کو اسکین کرنے میں بہت مصروف ہیں۔ اگر آپ واقعی چاہتے ہیں کہ آپ کا ای میل پڑھا جائے، تو یقینی بنائیں کہ آپ کے ای میل کا مضمون اچھی طرح سے بیان کیا گیا ہے۔
آپ کے ای میل کے خاتمے کو روکنے کے
بغیر کسی مضمون کے ای میل کو پڑھنے کے قابل نہیں سمجھا جا سکتا ہے۔ جب لوگ اپنی ای میلز چیک کرتے ہیں، تو وہ شاید بغیر کسی موضوع کے ای میلز کو حذف کر دیتے ہیں۔ اور ان کے پاس اس کی اچھی وجوہات ہیں۔ سب سے پہلے، ای میل کو وائرس سمجھا جا سکتا ہے۔ زیادہ تر حساس ای میلز میں موضوع کی لائنیں خالی ہوتی ہیں۔ لہذا، آپ کا وصول کنندہ کسی بھی وائرس کو اپنے میل باکس یا کمپیوٹر میں داخل ہونے سے روکنے کے لیے اسے آسانی سے حذف کر سکتا ہے۔ دوسرا، بغیر کسی موضوع کے ای میلز کو آپ کے وصول کنندہ کے ذریعہ غیر متعلقہ سمجھا جا سکتا ہے۔ چونکہ یہ سبجیکٹ لائنز کو پہلے دیکھنے کا عادی ہے، اس لیے ان کو حذف کر دیا جائے گا یا نہیں پڑھا جائے گا، کیونکہ وہ غیر متعلقہ سمجھے جا سکتے ہیں۔
وصول کنندہ کی توجہ حاصل کریں۔
آپ کے ای میل کی سبجیکٹ لائن آپ کے بات کرنے والے کو پہلا تاثر دیتی ہے۔ ای میل کھولنے سے پہلے، اصولی طور پر مضمون وصول کنندہ کے لیے موضوع کی نشاندہی کرتا ہے اور اکثر اس بات کا تعین کرے گا کہ آیا ای میل کھولی گئی ہے یا نہیں۔ اس لیے، سبجیکٹ لائن کا بنیادی کام وصول کنندہ کی توجہ حاصل کرنا ہے تاکہ وہ ای میل کھولیں اور پڑھیں۔ اس کا مطلب ہے کہ سبجیکٹ لائن ان اہم عوامل میں سے ایک ہے جو اس بات کا تعین کرتی ہے کہ آیا آپ کا ای میل پڑھا گیا ہے یا نہیں (اس بات کو یقینی بنانے میں آپ کا نام اور ای میل ایڈریس بھی اہم ہیں)۔
موضوع کی اہمیت کو بڑھاوا نہیں دیا جا سکتا۔ تاہم، یہ صرف اسپیمنگ یا حذف کرنے سے بچنے کے لیے آپ کے ای میل میں سبجیکٹ لائن رکھنے کے بارے میں نہیں ہے۔ ایک موضوع لائن پر توجہ مرکوز کریں جو مطلوبہ مقصد کو حاصل کرتی ہے. یہ ایک سبجیکٹ لائن ہے جو آپ کے وصول کنندہ کو آپ کا ای میل کھولنے، اسے پڑھنے اور کارروائی کرنے کی ترغیب دے گی۔
موثر سبجیکٹ لائن تحریر
ہر کاروباری ای میل وصول کنندہ کے ذہن میں اثر ڈالنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ اس مقصد کو حاصل کرنے کے لیے ایک موثر اور اچھی طرح سے ڈیزائن کیا گیا موضوع ایک ضروری نقطہ آغاز ہے۔ آئیے کاروباری ای میلز کے لیے ایک موثر سبجیکٹ لائن لکھنے کی بنیادی باتوں پر ایک نظر ڈالیں۔
پیشہ ورانہ بنائیں
اپنی اشیاء کے لیے صرف رسمی یا پیشہ ورانہ زبان استعمال کریں۔ کاروباری ای میلز عام طور پر نیم رسمی یا رسمی ہوتی ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کی ای میل کو پیشہ ورانہ اور متعلقہ ہونے کے لیے آپ کی سبجیکٹ لائنز کو اس کی عکاسی کرنی چاہیے۔
اسے متعلقہ بنائیں
آپ کا موضوع لائن آپ کے وصول کنندہ کے لیے دلچسپی کا حامل ہونا چاہیے۔ آپ کے ای میل کو پڑھنے کے لیے اسے متعلقہ سمجھا جانا چاہیے۔ یہ آپ کے ای میل کے مقصد کی بھی صحیح عکاسی کرے۔ اگر آپ نوکری کے لیے درخواست دے رہے ہیں، تو سبجیکٹ لائن میں آپ کا نام اور اس پوزیشن کو بیان کرنا چاہیے جس کے لیے آپ درخواست دے رہے ہیں۔
مختصر رہیں
کاروباری ای میل کی سبجیکٹ لائن لمبی نہیں ہونی چاہیے۔ اس کا مقصد وصول کنندہ کی توجہ ایک جھٹکے میں حاصل کرنا ہے۔ یہ جتنا لمبا ہوتا ہے، اتنا ہی غیر دلچسپ ہوتا جاتا ہے۔ اس سے پڑھنے کے امکانات کم ہو جائیں گے۔ موبائل آلات پر ای میل چیک کرنے والے وصول کنندگان تمام لمبی سبجیکٹ لائنیں نہیں دیکھ سکتے۔ یہ قاری کو سبجیکٹ لائن میں اہم معلومات دیکھنے سے روک سکتا ہے۔ لہذا، یہ آپ کے مفاد میں ہے کہ آپ اپنی کاروباری ای میلز کے موضوع کی لائنوں کو مختصر رکھیں تاکہ آپ کی ای میلز کو پڑھا جا سکے۔
یہ درست بنائیں
اپنے موضوع کو مخصوص کرنا بھی ضروری ہے۔ اس میں صرف ایک پیغام ہونا چاہیے۔ اگر آپ کا ای میل متعدد پیغامات پہنچانے کے لیے ہے (ترجیحی طور پر اس سے گریز کریں)، تو سب سے اہم کو موضوع کی لائن میں جھلکنا چاہیے۔ جب بھی ممکن ہو، کاروباری ای میل میں صرف ایک موضوع، ایک ایجنڈا ہونا چاہیے۔ اگر کسی وصول کنندہ کو متعدد پیغامات پہنچانا ضروری ہو تو مختلف مقاصد کے لیے الگ الگ ای میل بھیجے جائیں۔
بغیر کسی غلطی کرو
گرائمیکل اور ٹائپوگرافیکل غلطیوں کی جانچ کریں۔ یاد رکھیں، یہ پہلا تاثر ہے۔ اگر موضوع کی سطر سے گرامر کی یا ٹائپوگرافیکل غلطی ظاہر ہوتی ہے، تو آپ نے وصول کنندہ کے ذہن میں منفی تاثر پیدا کیا ہے۔ اگر آپ کا ای میل پڑھا جاتا ہے، تو پوری ای میل منفی نقطہ نظر سے رنگین ہو سکتی ہے، اس لیے، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنی کاروباری ای میلز بھیجنے سے پہلے اپنی سبجیکٹ لائن کی مکمل پروف ریڈنگ کریں۔
