ای میل پیشہ ورانہ ماحول میں مواصلات کا ایک اہم ذریعہ ہے۔ تاہم، کچھ قوانین کو بھول جاتے ہیں. یہ دیا گیا کہ ای میل کو خط سے کم رسمی سمجھا جاتا ہے۔ یہ جاننا ضروری ہے کہ اس کے باوجود یہ ایک کام کرنے والی تحریر بنی ہوئی ہے، چاہے اس کا انداز ہلکا یا زیادہ صارف دوست ہو۔ پیشہ ورانہ ای میل میں کیسے کامیابی حاصل کی جائے؟ آرٹ کے قواعد میں مسودہ تیار کرنے کے لیے اپنانے کے طریقے دریافت کریں۔

ای میل کا سبجیکٹ لائن مختصر ہونا چاہئے

آپ کے وصول کنندہ کو پڑھنے والی پہلی چیز آپ کے ای میل کا واضح طور پر مضمون ہے۔ یہ دراصل واحد لائن ہے جو ان باکس میں ظاہر ہوتی ہے۔ یہی وجہ ہے کہ اسے مختصر ، عین مطابق اور صاف ہونا چاہئے۔ اسی طرح ، اس کا آپ کے ای میل کے مقصد سے مطلع ہونا چاہئے (مطلع کریں ، مطلع کریں ، مدعو کریں…)۔ دوسرے لفظوں میں ، وصول کنندہ کو فوری طور پر یہ سمجھنا ہوگا کہ یہ کیا ہے ، صرف مضمون پڑھ کر۔

ای میل کے موضوع کو برائے نام جملے میں ، لنک لنک کے بغیر ایک سزا ، to سے words الفاظ کی ایک سزا ، مضمون کے بغیر ایک جملہ وضع کیا جاسکتا ہے۔ کچھ مثالوں میں یہ ہیں: "معلومات کے لئے درخواست" ، "کی پوزیشن کے لئے درخواست ..." ، "5 جنوری کی سی ایس ای ٹریننگ کی منسوخی" ، "کمپنی ایکس کے 7 سال کی دعوت" ، "اجلاس کی رپورٹ … ”، وغیرہ۔

یہ بھی ، نوٹ کریں کہ کسی مضمون کی عدم موجودگی ای میل کو ناپسندیدہ بنا سکتی ہے۔

آغاز فارمولہ

کال فارمولا بھی کہا جاتا ہے ، یہ ای میل کے پہلے الفاظ کو نامزد کرتا ہے۔ دوسرے الفاظ میں ، یہ وہ الفاظ ہیں جو بات چیت کرنے والے کے ساتھ رابطے کو یقینی بناتے ہیں۔

یہ اپیل فارمولا خاص طور پر درج ذیل عوامل پر منحصر ہے:

  • وصول کنندہ کے ساتھ آپ کا رشتہ: کیا آپ وصول کنندہ کو جانتے ہیں؟ اگر ایسا ہے تو کس وقت؟
  • مواصلات کا سیاق و سباق: باضابطہ یا غیر رسمی؟
پڑھیں  کام پر اپنی تحریر کی سطح کو کیسے بہتر بنایا جائے؟

اس لئے یہ واضح ہے کہ آپ کسی اعلی کو اسی طرح خطاب نہیں کر رہے ہیں جس طرح آپ کسی ساتھی سے مخاطب ہو رہے ہیں۔ اسی طرح ، یہ ایک مختلف فارمولا ہے جو آپ کسی اجنبی سے خطاب کرتے وقت استعمال کریں گے۔

اپیل فارمولے کے بعد ای میل کا پہلا جملہ آتا ہے جسے پیشہ ورانہ تحریر کے موضوع سے جوڑنا ضروری ہے۔

ای میل کا باڈی

اپنے ای میل کی باڈی لکھنے کے لئے الٹی پیرامڈ تکنیک کے استعمال پر غور کریں۔ اس میں ای میل کی مرکزی معلومات کے ساتھ شروع ہوتا ہے جو اکثر ای میل کا موضوع ہوتا ہے۔ اس کے بعد ، آپ کو دوسری معلومات کو کم ہوتے ہوئے رکھنا پڑے گا ، یعنی انتہائی ضروری سے کم سے کم ضروری تک۔

آپ کو اس طریقہ کار کی پیروی کرنے کی وجہ یہ ہے کہ کسی جملے کا پہلا حصہ سب سے بہتر پڑھا جاتا ہے اور سب سے زیادہ یاد رہتا ہے۔ 40 الفاظ کے جملے میں ، آپ کو عام طور پر پہلے حصے کا صرف 30٪ ہی یاد آتا ہے۔

آپ کا ای میل مختصر جملوں اور پیشہ ورانہ ، روزمرہ کی زبان میں لکھا جانا چاہئے۔ اس لحاظ سے ، تکنیکی اصطلاحات سے پرہیز کریں اور یقینی بنائیں کہ جملے کے مابین آپس میں متصل الفاظ موجود ہیں۔

آخر میں ، اپنے ای میل کو ختم کرنے کے لئے شائستہ فقرے کو نہ بھولیں۔ پھر تبادلے کے سیاق و سباق کے مطابق بلکہ وصول کنندہ کے ساتھ اپنے تعلقات کے مطابق ڈھالتے ہوئے اختتام پر ایک مختصر سوپیی استعمال کریں۔