Gmail کے ساتھ اپنی کارکردگی کو بڑھانا: بنیادی باتیں
Gmail کے صرف ایک پیغام رسانی پلیٹ فارم سے زیادہ ہے۔ یہ ایک طاقتور ٹول ہے جو، جب اپنی پوری صلاحیت کے ساتھ استعمال ہوتا ہے، تو آپ اپنے کاروباری مواصلات کو منظم کرنے کے طریقے کو بدل سکتا ہے۔ ان ملازمین کے لیے جن کے اکاؤنٹ کو ان کی کمپنی نے پہلے سے ترتیب دیا ہے، ان کے Gmail کے روزانہ استعمال کو بہتر بنانے کے لیے کچھ تجاویز جاننا ضروری ہے۔
سب سے پہلے، کی بورڈ شارٹ کٹس کا استعمال آپ کے عام کاموں کو بہت تیز کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، صرف "c" دبانے سے، آپ ایک نیا ای میل تحریر کر سکتے ہیں۔ ان شارٹ کٹس پر عبور حاصل کرنے سے، آپ روزانہ کی بنیاد پر قیمتی وقت کی بچت کریں گے۔
اس کے بعد، Gmail کی "تجویز کردہ جواب" کی خصوصیت ان لوگوں کے لیے ایک عجوبہ ہے جو روزانہ کئی ای میلز وصول کرتے ہیں۔ مصنوعی ذہانت کی بدولت، Gmail آپ کی ای میلز کے مختصر اور متعلقہ جوابات پیش کرتا ہے، جس سے آپ ایک کلک میں جواب دے سکتے ہیں۔
اس کے علاوہ، "بھیجیں کو کالعدم کریں" کی خصوصیت زندگی بچانے والی ہے۔ بہت جلدی ای میل بھیجنے پر کس کو کبھی افسوس نہیں ہوا؟ اس فنکشن کے ساتھ، آپ کے پاس "بھیجیں" پر کلک کرنے کے بعد ای میل بھیجنا منسوخ کرنے کے لیے چند سیکنڈز ہیں۔
آخر میں، اپنے ان باکس کو ذاتی بنانا آپ کی کارکردگی کو بھی بہتر بنا سکتا ہے۔ اپنی ای میلز کو رنگین لیبلز کے ساتھ ترتیب دے کر اور "ترجیحی" خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے، آپ آسانی سے اہم ای میلز کو کم اہم ای میلز سے ممتاز کر سکتے ہیں۔
مجموعی طور پر، Gmail بہت ساری خصوصیات پیش کرتا ہے جو، دانشمندی سے استعمال کرنے پر، آپ کے ای میل کے تجربے کو بہت زیادہ ہموار اور زیادہ موثر بنا سکتی ہے۔
فلٹرز اور قواعد کے ساتھ ای میل کے انتظام کو بہتر بنائیں
ای میل کا انتظام تیزی سے ایک مشکل کام بن سکتا ہے، خاص طور پر جب آپ کو روزانہ سینکڑوں پیغامات موصول ہوتے ہیں۔ خوش قسمتی سے، Gmail آپ کی ای میلز کو مؤثر طریقے سے ترتیب دینے، ترتیب دینے اور ان کا نظم کرنے کے لیے طاقتور ٹولز پیش کرتا ہے۔
جی میل کی سب سے مفید خصوصیات میں سے ایک فلٹرز بنانے کی صلاحیت ہے۔ فرض کریں کہ آپ کو اپنی سیلز ٹیم سے باقاعدہ رپورٹس موصول ہوتی ہیں۔ ان ای میلز کو دستی طور پر ترتیب دینے کے بجائے، آپ ایک فلٹر ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ لفظ "رپورٹ" پر مشتمل تمام ای میلز خود بخود ایک مخصوص فولڈر میں رکھ دی جائیں۔ یہ آپ کو اپنے ان باکس کو صاف اور منظم رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔
مزید برآں، Gmail کے قواعد کو بعض اعمال کو خودکار کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ نیوز لیٹرز یا پروموشنز سے پریشان نہیں ہونا چاہتے ہیں، تو آپ انہیں خودکار طور پر آرکائیو کرنے کے لیے ایک اصول بنا سکتے ہیں یا ان کے آتے ہی انہیں پڑھا ہوا نشان زد کر سکتے ہیں۔
ایک اور قیمتی ٹپ "اعلی درجے کی تلاش" خصوصیت کا استعمال کرنا ہے۔ ایک مخصوص پیغام کو تلاش کرنے کے لیے ہزاروں ای میلز کو چھاننے کے بجائے، اپنی مطلوبہ ای میل کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے اعلی درجے کی تلاش کا معیار استعمال کریں۔ آپ تاریخ کے لحاظ سے، بھیجنے والے کے ذریعہ، یا منسلکہ کے ذریعہ بھی تلاش کرسکتے ہیں۔
ان ٹولز کو استعمال کر کے، آپ ایک افراتفری والے ان باکس کو ایک منظم ورک اسپیس میں تبدیل کر سکتے ہیں، جس سے آپ ان کاموں پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں جو سب سے اہم ہیں اور آپ کی روز مرہ کی پیداواری صلاحیت کو بہتر بنا سکتے ہیں۔
زیادہ سے زیادہ کارکردگی کے لیے دیگر Google ایپس کے ساتھ انضمام
Gmail کے سب سے بڑے فوائد میں سے ایک یہ ہے کہ یہ گوگل کی دیگر ایپس کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے مربوط ہونے کی صلاحیت ہے۔ ٹولز کے درمیان یہ ہم آہنگی صارفین کو اپنی کارکردگی کو زیادہ سے زیادہ کرنے اور اپنے روزمرہ کے کاموں میں قیمتی وقت بچانے کی اجازت دیتی ہے۔
گوگل کیلنڈر کی مثال لے لیں۔ اگر آپ کو ملاقات کی تفصیلات یا آنے والے ایونٹ کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوتا ہے، تو Gmail خود بخود اس ایونٹ کو آپ کے Google کیلنڈر میں شامل کرنے کا مشورہ دے سکتا ہے۔ صرف ایک کلک کے ساتھ، ایونٹ کو محفوظ کیا جاتا ہے، آپ کو دستی طور پر تفصیلات درج کرنے کی پریشانی کو بچاتا ہے۔
اسی طرح، گوگل ڈرائیو کے ساتھ انضمام ایک اہم پلس ہے۔ جب آپ کو اٹیچمنٹ کے ساتھ ای میل موصول ہوتا ہے، تو آپ اسے براہ راست اپنی Drive میں محفوظ کر سکتے ہیں۔ یہ نہ صرف آپ کے دستاویزات کو ترتیب دینے میں آسانی پیدا کرتا ہے بلکہ کسی بھی ڈیوائس سے فوری اور آسان رسائی کی بھی اجازت دیتا ہے۔
آخر میں، Gmail کی Tasks کی خصوصیت آپ کے کام کی فہرست کو منظم کرنے کے لیے ایک طاقتور ٹول ہے۔ صرف ایک کلک کے ساتھ، ای میل کو کام میں تبدیل کریں۔ آپ ڈیڈ لائن سیٹ کر سکتے ہیں، ذیلی کام شامل کر سکتے ہیں، اور یہاں تک کہ اپنی فہرست کو Google کے دیگر ایپس کے ساتھ ہم آہنگ کر سکتے ہیں۔
ان انضمام سے فائدہ اٹھاتے ہوئے، صارف ایک ہموار کام کا ماحولیاتی نظام تشکیل دے سکتے ہیں، جہاں ہر ٹول دوسروں کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے بات چیت کرتا ہے، جس سے ای میلز اور متعلقہ کاموں کا انتظام آسان اور زیادہ موثر ہوتا ہے۔
