ای میل کو اچھی طرح سے شروع کرنا کیوں ضروری ہے؟
کاروبار میں، آپ کی تحریر کو مسلسل ایک بڑے چیلنج کا سامنا رہتا ہے: قارئین کی توجہ حاصل کرنا۔ آپ کے وصول کنندگان، مصروف مینیجرز کو روزانہ کی معلومات کے بڑے پیمانے پر ترتیب دینا چاہیے۔ نتیجہ؟ وہ ہر نئے پیغام کو صرف چند قیمتی سیکنڈ دیتے ہیں۔
ایک کمزور، مدھم، ناقص تعارف... اور بے حسی کی ضمانت ہے! اس سے بھی بدتر، تھکن کا احساس جو پیغام کی مکمل تفہیم سے سمجھوتہ کرے گا۔ یہ کہنا کافی ہے، ایک تلخ ادارتی ناکامی۔
اس کے برعکس، ایک کامیاب، اثر انگیز تعارف آپ کو فوری طور پر اپنے درجہ بندی یا اپنے ساتھیوں کی دلچسپی کو بیدار کرنے کی اجازت دے گا۔ محتاط تعارف آپ کی پیشہ ورانہ مہارت اور کاروباری مواصلاتی کوڈز پر آپ کی مہارت کو ظاہر کرتا ہے۔
بالکل بچنے کے لئے جال
بہت سارے کاروباری مصنفین مہلک غلطی کرتے ہیں: پہلے الفاظ سے تفصیلات میں جانا۔ یہ مانتے ہوئے کہ وہ صحیح کام کر رہے ہیں، وہ فوراً معاملے کے دل کی طرف چھلانگ لگاتے ہیں۔ ایک شرمناک غلطی!
یہ "بلا" نقطہ نظر قاری کو معاملے کے دل تک پہنچنے سے پہلے ہی جلدی ختم کر دیتا ہے۔ پہلے الفاظ سے، وہ اٹھاتا ہے، اس مبہم اور غیر متاثر کن تمہید سے ٹال دیتا ہے۔
اس سے بھی بدتر بات یہ ہے کہ اس قسم کے تعارف میں وصول کنندہ کے مسائل پر مکمل غور نہیں کیا جاتا۔ یہ ان ٹھوس فوائد کو اجاگر نہیں کرتا ہے جو پیغام کے مواد سے حاصل کیے جا سکتے ہیں۔
ایک دلکش تعارف کے 3 جادو اجزاء
آپ کے تعارف میں کامیاب ہونے کے لیے، ماہرین ایک 3 قدمی طریقہ تجویز کرتے ہیں، جو قارئین کی توجہ اور خیر سگالی پیدا کرنے کے لیے رک نہیں سکتا:
کھلاڑی کو مارنے کے لیے ایک طاقتور "ہک"
خواہ یہ ایک چونکا دینے والا لفظ ہو، ایک اشتعال انگیز سوال ہو یا حیرت انگیز اعداد و شمار بھی ہوں… ایک مضبوط عنصر کے ساتھ شروع کریں جو آپ کے بات کرنے والے کے تجسس کو متاثر کرتا ہے اور اسے متاثر کرتا ہے۔
واضح اور براہ راست سیاق و سباق
ابتدائی کلک کے بعد، موضوع کی بنیادیں ہاتھ میں رکھنے کے لیے ایک سادہ اور براہ راست جملے کے ساتھ عمل کریں۔ قاری کو سوچنے کی ضرورت کے بغیر فوراً سمجھ لینا چاہیے کہ کیا ہونے والا ہے۔
وصول کنندہ کے لیے فوائد
آخری ضروری لمحہ: وضاحت کریں کہ یہ مواد اس کی دلچسپی کیوں رکھتا ہے، اسے اس سے براہ راست کیا حاصل کرنا ہے۔ آپ کے "فائدہ" کے دلائل لوگوں کو پڑھنے میں مشغول کرنے میں فیصلہ کن ہیں۔
ان 3 اجزاء کو کیسے ترتیب دیا جائے؟
عام تجویز کردہ ترتیب حسب ذیل ہے:
- ایک چونکا دینے والا جملہ یا افتتاحی طور پر دلکش سوال
- تھیم کے سیاق و سباق کی 2-3 لائنوں کے ساتھ جاری رکھیں
- 2-3 لائنوں کے ساتھ اختتام کریں جس میں قارئین کے لیے فوائد کی تفصیل ہے۔
قدرتی طور پر، آپ پیغام کی نوعیت کے لحاظ سے تناسب کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ ہک کم و بیش تعاون یافتہ ہوسکتا ہے، سیاق و سباق کا حصہ کم و بیش فراہم کیا جاتا ہے۔
لیکن اس عمومی ڈھانچے پر قائم رہیں "ہک -> سیاق و سباق -> فوائد"۔ یہ آپ کے پیغام کے جسم کو اثر کے ساتھ متعارف کرانے کے لیے ایک بہترین عام دھاگہ تشکیل دیتا ہے۔
اثر انگیز تعارف کی بات کرنے والی مثالیں۔
طریقہ کار کو بہتر انداز میں دیکھنے کے لیے، کچھ بھی کچھ ٹھوس عکاسیوں کو نہیں مانتا۔ کامیاب تعارف کے لیے کچھ عام ماڈل یہ ہیں:
ساتھیوں کے درمیان ای میل کی مثال:
"ایک چھوٹی سی وضاحت آپ کے اگلے مواصلاتی بجٹ میں 25% کی بچت کر سکتی ہے... پچھلے چند ہفتوں کے دوران، ہمارے محکمہ نے ایک نئی، خاص طور پر منافع بخش کفالت کی حکمت عملی کی نشاندہی کی ہے۔ اگلے مالی سال سے اسے نافذ کرنے سے، آپ مرئیت حاصل کرتے ہوئے اپنے اخراجات میں نمایاں کمی کریں گے۔
انتظامیہ کو رپورٹ پیش کرنے کی مثال:
"تازہ ترین نتائج اس بات کی تصدیق کرتے ہیں کہ لانچ ایک حقیقی تجارتی کامیابی میں بدل گیا ہے۔ صرف 2 مہینوں میں، آفس آٹومیشن سیکٹر میں ہمارے مارکیٹ شیئر میں 7 پوائنٹس کا اضافہ ہوا ہے! تفصیل سے، یہ رپورٹ اس کارکردگی کے کلیدی عوامل کا تجزیہ کرتی ہے، بلکہ اس انتہائی امید افزا متحرک کو برقرار رکھنے کے لیے منصوبہ بندی کرنے والے علاقوں کا بھی۔"
ان مؤثر ترکیبوں کو لاگو کرکے، آپ کی پیشہ ورانہ تحریریں پہلے الفاظ سے اثر حاصل کریں گے۔ اپنے قاری کو پکڑیں، ان کی دلچسپی کو جگائیں… اور باقی قدرتی طور پر اس کی پیروی کریں گے!
