شائستہ اظہار: چند غلطیوں سے بچنا ہے!

کور لیٹر، شکریہ خط، پیشہ ورانہ ای میل... ایسے بے شمار مواقع ہوتے ہیں جب شائستہ فارمولے انتظامی خطوط اور پیشہ ورانہ ای میلز دونوں میں استعمال ہوتے ہیں۔ تاہم، بہت سارے شائستہ تاثرات ہیں جو پیشہ ورانہ ای میل میں شامل ہیں کہ یہ جلدی الجھ سکتا ہے۔ اس بیچ میں، ہم نے آپ کے لیے، ان میں سے کچھ کی نشاندہی کی ہے جنہیں آپ کو نکال دینا چاہیے۔ وہ واقعی الٹا نتیجہ خیز ہیں۔ اگر آپ اپنی پیشہ ورانہ ای میلز کے معیار کو بہتر بنانا چاہتے ہیں، تو آپ صحیح جگہ پر آئے ہیں۔

براہ کرم مجھے جواب دیں یا پیشگی شکریہ: شائستگی کی شکلوں سے گریز کریں۔

یہ سوچنا غلط ہے کہ کسی اعلیٰ یا مؤکل کا پیشگی شکریہ ادا کرنے سے وہ ہماری درخواست یا ہماری درخواست کے موافق ہونے کی ترغیب دے گا۔ لیکن حقیقت میں، ہم صرف اس خدمت کا شکریہ ادا کرتے ہیں جو پہلے سے فراہم کی گئی ہے نہ کہ مستقبل کی مدد کے لیے۔

جہاں آپ پیشہ ورانہ تناظر میں ہیں، وہاں ہر فارمولے کی اپنی اہمیت ہے اور الفاظ کے نفسیاتی اثرات کو نظر انداز نہیں کرنا چاہیے۔ خیال دراصل بات چیت کرنے والے کے ساتھ وابستگی پیدا کرنا ہے۔ اس صورت میں، کیوں ضروری استعمال نہیں کرتے؟

آپ شائستہ رہتے ہوئے اس موڈ کو استعمال کر سکتے ہیں۔ "مجھے جواب دینے کا شکریہ" لکھنے کے بجائے یہ کہنا بہتر ہے: "براہ کرم مجھے جواب دیں" یا "جان لیں کہ آپ مجھ تک پہنچ سکتے ہیں ..."۔ آپ کو یقین ہے کہ یہ فارمولے کسی حد تک جارحانہ ہیں یا سخت لہجے میں۔

اور پھر بھی، یہ شائستگی کے بہت دلکش اظہار ہیں جو پیشہ ورانہ ماحول میں ای میل بھیجنے والے کو شخصیت فراہم کرتے ہیں۔ یہ بہت سی ای میلز سے متصادم ہے جن میں جوش و خروش کی کمی ہے یا انہیں بہت ڈرپوک سمجھا جاتا ہے۔

پڑھیں  والٹئیر پروجیکٹ آپ کو مشہور آرتھوگرافک مقابلہ میں لے جاتا ہے

منفی الفاظ کے ساتھ شائستہ فارمولے: ان سے کیوں بچیں؟

"مجھ سے رابطہ کرنے میں ہچکچاہٹ نہ کریں" یا "ہم آپ کے پاس واپس جانا یقینی بنائیں گے"۔ یہ تمام منفی تاثرات کے ساتھ شائستہ تاثرات ہیں جن پر آپ کی پیشہ ورانہ ای میلز پر پابندی لگانا ضروری ہے۔

یہ درست ہے کہ یہ مثبت فارمولے ہیں۔ لیکن حقیقت یہ ہے کہ ان کا اظہار منفی الفاظ میں کیا جاتا ہے بعض اوقات انہیں الٹا نتیجہ خیز بنا دیتا ہے۔ یہ واقعی نیورو سائنس سے ثابت ہے، ہمارا دماغ نفی کو نظر انداز کرتا ہے۔ منفی فارمولے ہمیں عمل کی طرف دھکیلتے نہیں ہیں اور وہ زیادہ تر وقت بھاری ہوتے ہیں۔

لہذا، "اپنا اکاؤنٹ بنانے کے لیے آزاد محسوس کریں" کہنے کے بجائے، "براہ کرم اپنا اکاؤنٹ بنائیں" یا "جان لیں کہ آپ اپنا اکاؤنٹ بنا سکتے ہیں" کا استعمال کرنا زیادہ بہتر ہے۔ کئی مطالعات نے واقعی یہ انکشاف کیا ہے کہ منفی موڈ میں تیار کیے گئے مثبت پیغامات بہت کم تبادلوں کی شرح پیدا کرتے ہیں۔

اپنے نامہ نگاروں کو اپنی پیشہ ورانہ ای میلز میں شامل کرنے کی خواہش کے ساتھ۔ آپ شائستگی کے مثبت اظہارات کا انتخاب کرکے بہت کچھ حاصل کریں گے۔ آپ کا قاری آپ کی نصیحت یا آپ کی درخواست سے زیادہ فکر مند محسوس کرے گا۔