پیشہ ورانہ ای میل میں عام غلطیوں سے بچنا ہے۔
ان تمام غلطیوں کی نشاندہی کرنا مشکل ہے جو پیشہ ورانہ ای میل بھیجتے وقت کی جا سکتی ہیں۔ غفلت کا ایک لمحہ اور غلطی جلدی پہنچ گئی۔ لیکن یہ ای میل کے تمام مواد پر نتیجہ کے بغیر نہیں ہے۔ یہ خدشہ بھی ہے کہ جاری کرنے والے ڈھانچے کی ساکھ کو داغدار کیا جائے گا، جو کہ کارپوریٹ تناظر میں کافی مسئلہ ہے۔ ان غلطیوں سے بچنے کے لیے، ان میں سے چند کو جاننا ضروری ہے۔
ای میل کے اوپری حصے میں شائستگی کے غلط تاثرات
شائستہ اظہار کے ہزارہا ہیں. تاہم، ہر فارمولہ کو ایک مخصوص سیاق و سباق کے مطابق ڈھال لیا جاتا ہے۔ ای میل کے اوپر شائستگی کا غلط طریقہ ای میل کے تمام مواد سے سمجھوتہ کر سکتا ہے، خاص طور پر چونکہ یہ پہلی لائن ہے جو وصول کنندہ کو معلوم ہوتی ہے۔
مثال کے طور پر، تصور کریں کہ کال کے فقرے "مانسیور" کے بجائے آپ "میڈم" استعمال کرتے ہیں یا یہ کہ آپ وصول کنندہ کے عنوان کو غلط سمجھتے ہیں۔ ایک بدقسمتی مایوسی، آئیے اس کا سامنا کریں!
یہی وجہ ہے کہ اگر آپ کو اپنے وصول کنندہ کے عنوان یا عنوان کے بارے میں یقین نہیں ہے، تو بہترین ہے کہ آپ کلاسک مسٹر/مس کال فارمولے پر قائم رہیں۔
ایک ناکافی حتمی شائستہ جملہ استعمال کرنا
آخری شائستہ جملہ بلاشبہ آخری الفاظ میں سے ایک ہے جو آپ کے نامہ نگار نے پڑھا ہوگا۔ یہی وجہ ہے کہ اسے بے ترتیب طور پر منتخب نہیں کیا جاسکتا۔ یہ فارمولہ نہ تو بہت زیادہ مانوس ہونا چاہیے اور نہ ہی مضحکہ خیز۔ چیلنج صحیح توازن تلاش کرنا ہے۔
کلاسک شائستہ فارمولے ہیں جو حروف یا حروف کے لیے مخصوص ہیں۔ وہ مخصوص حالات میں پیشہ ورانہ ای میلز کے لیے موزوں ہیں۔ لیکن غلطیوں سے بچنے کا خیال رکھیں جیسے "آپ کی واپسی کا انتظار ہے، براہ کرم میرے گہرے شکریہ کے اظہار کو قبول کریں۔"
صحیح لفظ یہ ہے: "آپ کی واپسی کے منتظر، براہ کرم میرے گہرے شکریہ کے اظہار کو قبول کریں"۔
ان کلاسک فارمولوں کو استعمال کرنے میں ناکامی، یہ ممکن ہے کہ بہت مختصر فارمولے استعمال کیے جائیں، جیسا کہ پیشہ ورانہ ای میلز کی مشق سے تجویز کیا گیا ہے۔
ان میں سے کوئی بھی قسم کے فارمولوں کا حوالہ دے سکتا ہے:
- قسم کا تعلق ہے
- واقعی
- سلام سلام
- Bien کی cordialement
- مخلص
- آپ کا وفا۔۔۔
- آپ کا مخلص
- تمہاری
- آپ کو ایک عظیم دن کی خواہش
- میرے سلام کے ساتھ
- شکریہ کے ساتھ
پیشہ ورانہ ای میل کی کمی
دستخط کرنے کا مرحلہ بھی ایک ضروری نکتہ ہے جس کا خیال رکھنا ہے۔ اگر آپ کو بہت کم ہی اپنا نام غلط معلوم ہوتا ہے، تو آپ بعض اوقات اپنے کمپیوٹر پر اپنے دستخط کنفیگر کرنا بھول جاتے ہیں۔
مخففات یا سمائلیز استعمال کریں۔
پیشہ ورانہ ای میل میں مخففات سے سختی سے گریز کیا جانا چاہئے، چاہے آپ اپنے ساتھیوں سے مخاطب ہوں۔ یہ آپ کو کسی دوسرے نامہ نگار کے تناظر میں غلطی نہ کرنے کی اجازت دے گا۔
یہی ممانعت سمائلیوں پر بھی لاگو ہوتی ہے۔ تاہم، بعض ماہرین ان طریقوں کی مذمت نہیں کرتے جب نامہ نگار ساتھی ہوتے ہیں۔ لیکن سب سے بہتر یہ ہے کہ پرہیز کیا جائے۔
