ای میل طویل عرصے سے کاروباری مواصلات کے لیے ایک ضروری ٹول رہا ہے، لیکن ایک سروے جو Sendmail کے ذریعے کرایا گیا ہے۔ انکشاف کیا کہ اس نے 64 فیصد پیشہ ور افراد کے لیے تناؤ، الجھن یا دیگر منفی نتائج کا باعث بنا۔

تو، آپ اپنے ای میلز سے اس سے کیسے بچ سکتے ہیں؟ اور آپ ای میل کیسے لکھ سکتے ہیں جو مطلوب نتائج فراہم کرتے ہیں؟ اس آرٹیکل میں، ہم اس حکمت عملی کا جائزہ لیں جو آپ اس بات کو یقینی بنانے کیلئے استعمال کرسکتے ہیں کہ آپ کا ای میل کا استعمال واضح، مؤثر اور کامیاب ہے.

ایک اوسط آفس کارکن ایک دن 80 ای میلز کے بارے میں حاصل کرتا ہے. اس حجم کے ساتھ، انفرادی پیغامات آسانی سے بھول جا سکتے ہیں. ان سادہ قواعد پر عمل کریں تاکہ آپ کے ای میلز کو دیکھا جائے اور استعمال کیا جائے.

  1. ای میل کے ذریعے بہت زیادہ متصل نہ کریں.
  2. اشیاء کا اچھا استعمال کریں.
  3. واضح اور مختصر پیغامات بنائیں.
  4. شائستہ ہو
  5. اپنا سر چیک کریں.
  6. پھر سے پڑھنا.

ای میل کے ذریعے بہت زیادہ متصل نہ کریں

کام پر تناؤ کا سب سے بڑا ذریعہ لوگوں کو موصول ہونے والی ای میلز کا سراسر حجم ہے۔ لہذا، اس سے پہلے کہ آپ ای میل لکھنا شروع کریں، اپنے آپ سے پوچھیں: "کیا یہ واقعی ضروری ہے؟"

اس تناظر میں، آپ کو ایسے سوالات سے نمٹنے کے لیے ٹیلی فون یا فوری پیغام رسانی کا استعمال کرنا چاہیے جو ممکنہ طور پر پیچھے کی بات چیت کا موضوع ہوں۔ مواصلاتی منصوبہ بندی کا آلہ استعمال کریں اور مختلف قسم کے پیغامات کے لیے بہترین چینلز کی شناخت کریں۔

جب بھی ممکن ہو، برا شخص کو شخص میں دو اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.

اشیاء کا اچھا استعمال کریں

اخبار کی سرخی دو چیزیں کرتی ہے: یہ آپ کی توجہ حاصل کرتی ہے اور مضمون کا خلاصہ کرتی ہے تاکہ آپ فیصلہ کر سکیں کہ آیا اسے پڑھنا ہے یا نہیں۔ آپ کے ای میل کی سبجیکٹ لائن کو بھی ایسا ہی کرنا چاہیے۔

ایک اعتراض خالی جگہ کو "سپیم" کے طور پر نظر انداز یا مسترد کیے جانے کا زیادہ امکان ہے۔ لہذا وصول کنندہ کو یہ بتانے کے لیے کہ ای میل کے بارے میں ہمیشہ چند اچھے منتخب الفاظ استعمال کریں۔

اگر آپ کا پیغام باقاعدہ ای میل سیریز، جیسے کہ ہفتہ وار پروجیکٹ رپورٹ کا حصہ ہے تو آپ موضوع کی لائن میں تاریخ شامل کرنا چاہیں گے۔ کسی ایسے پیغام کے لیے جس کا جواب درکار ہے، آپ کال ٹو ایکشن بھی شامل کر سکتے ہیں، جیسے کہ "براہ کرم 7 نومبر تک"۔

پڑھیں  پیشہ ورانہ ای میل کیسے لکھتے ہیں

ایک اچھی طرح سے لکھی گئی سبجیکٹ لائن، جیسا کہ نیچے دی گئی ہے، وصول کنندہ کو ای میل کھولے بغیر بھی انتہائی اہم معلومات فراہم کرتی ہے۔ یہ ایک پرامپٹ کے طور پر کام کرتا ہے جو وصول کنندگان کو آپ کی ملاقات کی یاد دلاتا ہے جب بھی وہ اپنا ان باکس چیک کرتے ہیں۔

 

بری مثال اچھی مثال
 
مضمون: میٹنگ موضوع: GATEWAY عمل پر اجلاس - 09 فروری 25 2018h

 

پیغامات صاف اور مختصر رکھیں

ای میلز، جیسے روایتی کاروباری حروف، واضح اور جامع ہونا ضروری ہے. اپنے جملے مختصر اور درست رکھیں. ای میل کا جسم براہ راست اور معلوماتی ہونا لازمی ہے اور تمام متعلقہ معلومات پر مشتمل ہے.

روایتی خطوط کے برعکس، متعدد ای میلز بھیجنے میں ایک بھیجنے سے زیادہ لاگت نہیں آتی۔ لہذا اگر آپ کو کسی کے ساتھ متعدد مختلف موضوعات پر بات چیت کرنے کی ضرورت ہے، تو ہر ایک کے لیے الگ ای میل لکھنے پر غور کریں۔ یہ پیغام کو واضح کرتا ہے اور آپ کے نمائندے کو ایک وقت میں ایک موضوع پر جواب دینے کی اجازت دیتا ہے۔

 

غلط مثال اچھی مثال
موضوع: فروخت رپورٹ کے لئے ترمیم

 

ہیلو مشیرین،

 

گزشتہ ہفتے یہ رپورٹ بھیجنے کے لیے آپ کا شکریہ۔ میں نے اسے کل پڑھا اور محسوس کیا کہ باب 2 ہمارے سیلز کے اعداد و شمار کے بارے میں مزید مخصوص معلومات کی ضرورت ہے۔ مجھے یہ بھی لگتا ہے کہ لہجہ زیادہ رسمی ہو سکتا ہے۔

 

اس کے علاوہ، میں آپ کو بتانا چاہتا ہوں کہ میں نے اس جمعہ کو نئی اشتہاری مہم کے سلسلے میں شعبہ تعلقات عامہ کے ساتھ ایک میٹنگ طے کی ہے۔ وہ 11:00 بجے ہیں اور چھوٹے کانفرنس روم میں ہوں گی۔

 

اگر آپ دستیاب ہیں تو براہ کرم مجھے بتائیں۔

 

شکریہ،

 

کیملی

موضوع: فروخت رپورٹ کے لئے ترمیم

 

ہیلو مشیرین،

 

گزشتہ ہفتے یہ رپورٹ بھیجنے کے لیے آپ کا شکریہ۔ میں نے اسے کل پڑھا اور محسوس کیا کہ باب 2 ہمارے سیلز کے اعداد و شمار کے بارے میں مزید مخصوص معلومات کی ضرورت ہے۔

 

میں بھی سوچتا ہوں کہ سر زیادہ رسمی ہوسکتا ہے.

 

کیا آپ ذہن میں ان تبصرے کے ساتھ ترمیم کرسکتے ہیں؟

 

آپ کی مشکل کام کے لئے شکریہ!

 

کیملی

 

(کیمیائی پھر پی آر میٹنگ کے بارے میں ایک اور ای میل بھیجتا ہے.)

 

یہاں توازن قائم کرنا ضروری ہے۔ آپ ای میلز کے ساتھ کسی پر بمباری نہیں کرنا چاہتے، اور متعدد متعلقہ نکات کو ایک پوسٹ میں اکٹھا کرنا سمجھ میں آتا ہے۔ جب ایسا ہوتا ہے، تو اسے نمبر والے پیراگراف یا بلٹ پوائنٹس کے ساتھ آسان رکھیں، اور معلومات کو چھوٹے، اچھی طرح سے منظم اکائیوں میں "کاٹنے" پر غور کریں تاکہ اسے ہضم کرنا آسان ہو۔

یہ بھی نوٹ کریں کہ اوپر کی اچھی مثال میں، کیملی نے واضح کیا کہ وہ میکلین کو کیا کرنا چاہتی ہے (اس معاملے میں، رپورٹ کو تبدیل کریں)۔ اگر آپ لوگوں کو یہ جاننے میں مدد کرتے ہیں کہ آپ کیا چاہتے ہیں، تو وہ آپ کو دینے کا زیادہ امکان رکھتے ہیں۔

شائستہ ہو

اکثر لوگ سوچتے ہیں کہ ای میلز روایتی حروف سے کم رسمی ہوسکتی ہیں. لیکن آپ جو پیغام بھیجتے ہیں وہ آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کی عکاسی کرتے ہیں، اقدار اور تفصیل کے بارے میں توجہ اہمیت رکھتے ہیں، لہذا ایک مخصوص سطح کی رسمی ضرورت ہے.

جب تک کہ آپ کسی کے ساتھ اچھی شرائط پر نہ ہوں، غیر رسمی زبان، بد زبانی، جملے اور نامناسب مخففات سے پرہیز کریں۔ جذباتی نشانات آپ کے ارادے کو واضح کرنے میں مددگار ثابت ہوسکتے ہیں، لیکن بہتر ہے کہ انہیں صرف ان لوگوں کے ساتھ استعمال کیا جائے جنہیں آپ اچھی طرح جانتے ہیں۔

صورت حال کے مطابق اپنے پیغام کو "مخلص،" "اچھا دن / شام" یا "اچھا ہے" کے ساتھ بند کریں.

وصول کنندگان ای میلز پرنٹ کرنے اور دوسروں کے ساتھ ان کا اشتراک کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، اس لیے ہمیشہ شائستہ رہیں۔

سر چیک کریں

جب ہم لوگوں سے سامنا کرتے ہیں تو ہم ان کی جسمانی زبان، vocal tones، اور چہرے کے اظہار کا استعمال کرتے ہیں کہ وہ کس طرح محسوس کرتے ہیں. ای میل ہمیں اس معلومات سے محروم کرتا ہے، جس کا مطلب یہ ہے کہ ہم نہیں جانتے کہ جب لوگ اپنے پیغامات کو غلط سمجھتے ہیں.

آپ کے الفاظ کا انتخاب، جملے کی لمبائی، اوقاف، اور بڑے حروف تہجی کی بصری اور سمعی اشارے کے بغیر آسانی سے غلط تشریح کی جا سکتی ہے۔ نیچے دی گئی پہلی مثال میں، لوئیس سوچ سکتا ہے کہ یان مایوس یا ناراض ہے، لیکن حقیقت میں، وہ اچھا محسوس کرتا ہے۔

 

غلط مثال اچھی مثال
لوئیس،

 

مجھے آج شام 17 بجے تک آپ کی رپورٹ درکار ہے ورنہ میں اپنی آخری تاریخ چھوڑ دوں گا۔

 

Yann

ہیلو لوئیس،

 

اس رپورٹ پر اپنے محنت کا شکریہ. کیا آپ مجھے اپنے ورژن کو 17 گھنٹے سے پہلے فراہم کر سکتے ہیں، تاکہ میں اپنی آخری تاریخ کو یاد نہیں کروں؟

 

پیشگی شکریہ،

 

Yann

 

جذباتی طور پر آپ کے ای میل کے "احساس" کے بارے میں سوچو. اگر آپ کے ارادے یا جذبات کو غلط سمجھا جاتا ہے، تو آپ کے الفاظ کو تشکیل دینے کے لۓ کم متنازعہ طریقہ تلاش کریں.

پروف ریڈنگ

آخر میں، "بھیجیں" پر کلک کرنے سے پہلے، کسی بھی ہجے، گرامر اور اوقاف کی غلطیوں کے لیے اپنا ای میل چیک کرنے کے لیے تھوڑا وقت نکالیں۔ آپ کی ای میلز آپ کی پیشہ ورانہ شبیہہ کا اتنا ہی حصہ ہیں جتنا آپ پہننے والے کپڑے۔ اس لیے سیریز میں غلطیوں پر مشتمل پیغام بھیجنے سے انکار کیا جاتا ہے۔

ثبوت دینے کے دوران، آپ کے ای میل کی لمبائی پر توجہ دینا. طویل عرصے سے، منسلک ای میلز کے مقابلے میں لوگ مختصر، جامع ای میلز پڑھنے کا امکان زیادہ ہیں، لہذا اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ آپ کے ای میلز ممکنہ طور پر ضروری معلومات کو چھوڑ کے بغیر ممکن ہو سکے.

اہم نکات

ہم میں سے بیشتر اپنے دن کا ایک اچھا حصہ اس میں صرف کرتے ہیں ای میلز کو پڑھیں اور تحریر کریں. لیکن ہم جو پیغامات بھیجتے ہیں وہ دوسروں کے لئے الجھتے ہیں۔

موثر ای میلز لکھنے کے لئے، خود کو اس سے پہلے پوچھیں اگر آپ واقعی اس چینل کو استعمال کرنا چاہئے. کبھی کبھی فون لینے کے لئے بہتر ہوسکتا ہے.

اپنے ای میلز کو جامع اور درست بنائیں. ان لوگوں کو صرف ان کو بھیجیں جو واقعی انہیں دیکھنا چاہتے ہیں اور واضح طور پر اس بات کا اشارہ کرتے ہیں کہ آپ وصول کنندہ کو اگلا کرنا چاہتے ہیں.

یاد رکھیں کہ آپ کی ای میلز آپ کی پیشہ ورانہ مہارت، آپ کی اقدار اور تفصیل پر آپ کی توجہ کی عکاس ہیں۔ تصور کرنے کی کوشش کریں کہ دوسرے کیسے آپ کے پیغام کے لہجے کی ترجمانی کر سکتے ہیں۔ شائستہ رہیں اور "بھیجیں" کو دبانے سے پہلے ہمیشہ دو بار چیک کریں کہ آپ نے کیا لکھا ہے۔