پرنٹ چھپنے، پی ڈی ایف اور ای میل

پڑھنے کے لئے لکھیں

ایک ساتھی نے آپ کو ابھی بھیجا ہے۔ ای میل آپ کی ایک گھنٹے میں ہونے والی ملاقات کے بارے میں۔ سمجھا جاتا ہے کہ ای میل میں وہ اہم معلومات شامل ہیں جو آپ کو ایک اہم پروجیکٹ کے حصے کے طور پر پیش کرنے کی ضرورت ہے۔

لیکن وہاں ایک مسئلہ ہے: میل بہت بری طرح لکھا ہے کہ آپ کو جس ڈیٹا کی آپ کی ضرورت ہو وہ نہیں مل سکے. غلطی اور نامکمل سزائیں ہیں. پیراگراف بہت لمبی اور بہت الجھن ہیں کہ آپ چاہتے ہیں کہ معلومات کو تلاش کرنے کے لئے آپ سے زیادہ تین گنا کی ضرورت ہے. نتیجے کے طور پر، آپ میٹنگ کے لئے کم تیار ہیں اور آپ آسانی سے آپ کی مرضی کے مطابق نہیں جا رہے ہیں.

کیا آپ نے کبھی اس طرح کی ایک ایسی صورتحال کا سامنا کیا ہے؟ معلومات کی زیادہ سے زیادہ دنیا میں، یہ واضح طور پر، جامع اور مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کے لئے ضروری ہے. لوگ اپنے پاس کتاب کی لمبائی ای میل کو پڑھنے کا وقت نہیں رکھتے ہیں، اور ان کے پاس خراب ساختہ ای میل کی تشریح کرنے کے لئے صبر نہیں ہے اور جہاں کہیں بھی مفید معلومات بکھرے ہوئے ہیں.

آپ کے علاوہ تحریری مہارتیں اچھے ہیں، آپ اپنے مالک، ساتھیوں اور گاہکوں سمیت، آپ کے بارے میں بہت اچھا لگ رہا ہے. آپ کبھی نہیں جانتے ہیں کہ یہ اچھے اثرات کس طرح آپ کی قیادت کریں گے.

اس مضمون میں، ہم دیکھیں گے کہ آپ اپنی تحریری مہارتوں کو بہتر بنانے اور عام غلطیوں سے بچنے کے لۓ کیسے کرسکتے ہیں.

شائقین اور شکل

واضح طور پر لکھنے کے لئے پہلا مرحلہ مناسب شکل کا انتخاب کرنا ہے. کیا آپ کو غیر رسمی ای میل بھیجنے کی ضرورت ہے؟ ایک تفصیلی رپورٹ لکھیں؟ یا رسمی خط لکھیں؟

شکل ، نیز آپ کے سامعین ، آپ کی "تحریری آواز" کی وضاحت کریں گے - یعنی ، لہجہ کس قدر رسمی یا آرام دہ ہونا چاہئے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی امکانی گراہک کو ای میل لکھ رہے ہیں تو ، کیا اس کا لہجہ کسی دوست کو ای میل کی طرح ہونا چاہئے؟

یقینی طور پر نہیں.

اس کی نشاندہی کرکے شروعات کریں کہ آپ کا پیغام کون پڑھے گا۔ کیا اس کا مقصد سینئر منیجرز ، پوری ٹیم ، یا ایک مخصوص فائل پر کام کرنے والے ایک چھوٹے گروپ کا ہے؟ ہر چیز میں جو آپ لکھتے ہیں ، آپ کے قارئین یا وصول کنندگان کو آپ کے لہجے کے ساتھ ساتھ مواد کے پہلوؤں کی بھی وضاحت کرنی چاہئے۔

پڑھیں  کام پر ہجے کی غلطیوں پر پابندی لگائیں

ساخت اور طرز

ایک بار جب آپ کو معلوم ہے کہ آپ کیا لکھ رہے ہیں اور جن کے لئے آپ لکھ رہے ہیں، آپ کو لکھنا شروع کرنا ہوگا.

ایک خالی، سفید کمپیوٹر کی سکرین اکثر خوفزدہ ہے. پھنسنا آسان ہے کیونکہ آپ نہیں جانتے کہ کس طرح شروع کرنا ہے. اپنے دستاویز کو تشکیل دینے اور فارمیٹ کرنے کیلئے ان تجاویز کی کوشش کریں:

 

  • اپنے ناظرین کے ساتھ شروع کریںمت بھولنا کہ آپ کے قارئین شاید آپ کو ان چیزوں کے بارے میں کچھ نہیں جانتے جو آپ بتاتے ہیں. انہیں سب سے پہلے جاننے کی کیا ضرورت ہے؟
  • ایک منصوبہ بنائیںاگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. نقطہ نظر آپ کو نظم و ضبط کی معلومات میں کس طرح آرڈر کرنے کے لۓ اقدامات کی پیروی کرنے اور کام کو تقسیم کرنے میں مدد کرتی ہے.
  • تھوڑا ہمدردی کی کوشش کریںمثال کے طور پر، اگر آپ ممکنہ گاہکوں کے لئے سیلز ای میل لکھ رہے ہیں، تو وہ آپ کی مصنوعات یا فروخت کی پچ پر کیوں دیکھتے ہیں؟ ان کے لئے کیا فائدہ ہے؟ ہر وقت آپ کے ناظرین کی ضروریات کو یاد رکھیں.
  • بیاناتی مثلث کا استعمال کریںاگر آپ کسی کو کچھ کرنے کے لئے قائل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ لوگ آپ کو کیوں سنتے ہیں، اپنے پیغام کو آپ کے سامعین کو مشغول کرنے کے لۓ، اور معلومات کو ایک منطقانہ اور مطمئن انداز میں لے جائیں.
  • اپنے مرکزی خیال، موضوع کی شناخت کریں: اگر آپ اپنے پیغام کے مرکزی مرکزی خیال کو متعین کرنے میں دشواری رکھتے ہیں تو یہ بتائیں کہ آپ کے پاس 15 سیکنڈ باقی ہیں جو آپ کے مقام کی وضاحت کر رہے ہیں. تم کیا کہہ رہے ہو یہ شاید آپ کا مرکزی موضوع ہے.
  • سادہ زبان کا استعمال کریں: سائنسی مضمون لکھنے تک، عام طور پر عام زبان، براہ راست زبان استعمال کرنا بہتر ہے. لوگوں کو متاثر کرنے کے لئے صرف طویل الفاظ استعمال نہ کریں.

ساخت

آپ کا دستاویز ممکنہ طور پر ممکنہ دوست کے طور پر ہونا چاہئے. عنوانات، ذیلی عنوانات، گولیاں اور نمبروں کا استعمال کریں جتنا ممکن ہو سکے متن کو الگ کردیں.

سب کے بعد، پڑھنے کے لئے آسان کیا ہے: ایک پیراگراف یا ایک صفحے سے بھرا ہوا صفحہ جس میں سیکشن ہیڈر اور گولیاں کے ساتھ مختصر پیراگراف میں تقسیم ہوا ہے؟ اسکین کرنے کے لئے آسان دستاویز ایک طویل، گھنے پیراگراف کے ساتھ ایک دستاویز کے مقابلے میں زیادہ بار پڑھا جائے گا.

پڑھیں  ایک کامیاب پیشہ ورانہ ای میل کئی معیارات سے مشروط ہے۔

ہیڈر کو قاری کی توجہ کو پکڑنا چاہئے. سوالات کی مدد سے، یہ اکثر ایک اچھا خیال ہے، خاص طور پر تشہیر کے مضامین میں، کیونکہ سوالات قارئین کو دلچسپ اور دلچسپی رکھتے ہیں.

ای میل اور تجاویز میں، مختصر، حقیقت پسندانہ عنوانات اور ذیلی مضامین استعمال کرتے ہیں، جیسے اس مضمون میں.

گرافکس شامل کرنے سے بھی آپ کے متن کو الگ کرنے کا ایک زبردست طریقہ ہے. یہ بصری امداد نہ صرف قاری کو اپنی توجہ کو مواد پر رکھنے کے لئے کی اجازت دیتا ہے، بلکہ متن سے زیادہ اہم معلومات کو زیادہ تیزی سے بات چیت کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے.

گراماتی غلطی

آپ شاید جانتے ہو کہ آپ کی ای میل میں غلطیاں آپ کے کام کو غیر پیشہ ور نظر آنے لگیں گی۔ ہجوں کی جانچ پڑتال کرنے والے اور اپنی ہجے کو زیادہ سے زیادہ ترمیم کرکے بڑی غلطیوں سے بچنا ضروری ہے۔

یہاں عام استعمال کے الفاظ کے کچھ مثالیں ہیں:

 

  • میں آپ کو بھیج / بھیج / بھیجتا ہوں

 

فعل "بھیجنے کے لئے" پہلے گروپ کا ایک فعل بنتا ہے، ایک میں ہمیشہ "ای" کے ساتھ واحد "میں" بھیجتا ہے. "شپمنٹ" کے بغیر "ای" ایک نام ("ایک شپمنٹ") ہے اور اس سے جمع ہوسکتا ہے: "ترسیل".

 

  • میں آپ سے ملتا ہوں / میں آپ میں شامل ہوں

 

ایک ہمیشہ "میں آپ کے ساتھ شامل" لکھتا ہوں "ے" کے ساتھ. "مشترکہ" ایک "ٹی" کے ساتھ تیسری شخص واحد "وہ جوڑتا ہے" کے برعکس ہے.

 

  • آخری تاریخ / آخری تاریخ

 

یہاں تک کہ اگر "بمپر" نسائی نام سے تعلق رکھتا ہے تو، آزمائش میں نہ ڈالو اور ہمیشہ "ایپر" کے بغیر "بمپر" لکھیں.

 

  • سفارش / سفارش

 

اگر انگریزی میں اگر ہم "ای" کے ساتھ "سفارش" لکھتے ہیں تو، فرانسیسی میں ہم ہمیشہ "ایک" کے ساتھ "سفارش" لکھتے ہیں.

 

  • کیا وہاں ہے / وہاں ہے

 

ہم تلفظ کو آسان بنانے اور یکے بعد دیگرے دو حرفوں کو روکنے کے لئے تفتیشی فارمولوں میں خوش کن “t” شامل کرتے ہیں۔ لہذا ہم لکھیں گے "وہاں ہے"۔

 

  • کے لحاظ سے / شرائط میں

 

ایک "بغیر" کے بغیر "کے لحاظ سے" کبھی نہیں لکھتا ہے. اس اظہار کے استعمال میں یقینا ہمیشہ "کئی اصطلاحات" موجود ہیں.

پڑھیں  پیشہ ورانہ تناظر میں استعمال کے کوڈز کو جانیں۔

 

  • سے / کے درمیان

 

محض "لفظ" کے ذریعہ گمراہ نہیں ہونا چاہئے جو ایک "ے" کے ساتھ ختم ہوتا ہے. ایک "کبھی" کے ساتھ کبھی نہیں لکھتا ہے. یہ ایک پیشگی ہے اور یہ غیر معمولی ہے.

 

  • جیسا کہ اتفاق ہوا / موافق ہے

 

یہاں تک کہ ایک نسائی نام سے بھی متاثر ہوتا ہے، "اتفاق شدہ" ہمیشہ غیر معمولی ہے اور کبھی کبھی "ای" نہیں لیتا ہے.

 

  • بحالی / سروس

نام اور فعل کو الجھن نہ کرو. نام "انٹرویو" کے بغیر "ٹی" ایک تبادلہ یا "ملازمت کا انٹرویو" بیان کرتا ہے. "برقرار رکھنے" کے تیسرے شخص میں منحصر فعل استعمال کیا جاتا ہے جب یہ کچھ برقرار رکھنے کے عمل میں آتا ہے.

آپ کے کچھ قارئین ہجے اور گرامر میں کامل نہیں ہوں گے. اگر آپ یہ غلطی کرتے ہیں تو وہ ان کی اطلاع نہیں دے سکتے ہیں. لیکن یہ ایک عذر کے طور پر استعمال نہ کریں: عام طور پر لوگ ہو، خاص طور پر سینئر ایگزیکٹوز، جو دیکھیں گے!

اس وجہ سے، آپ سب لکھنے والے تمام قارئین کو قابل قبول معیار کے مطابق ہونا چاہئے.

تصدیقی

ایک اچھا ثبوت دینے والا دشمن تیز ہے. بہت سے لوگوں کو اپنے ای میلز کو براؤز کرنے کی جلدی جلدی ہے، لیکن اس طرح آپ کو غلطیوں کی کمی محسوس ہوتی ہے. ان ہدایات پر عمل کریں جو آپ نے لکھا ہے اس کی جانچ پڑتال کریں:

  • اپنے ہیڈر اور فوٹرز چیک کریں: اکثر لوگ ان کو صرف متن پر توجہ مرکوز کرنے پر نظر انداز کرتے ہیں. ایسا نہیں ہے کیونکہ ہیڈر موٹی اور چربی ہیں جو غلطی سے آزاد ہیں!
  • ای میل بلند آواز پڑھیں: یہ آپ کو سست کرنے کے لئے مجبور کرتا ہے، جس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو غلطی کا پتہ لگانے کا امکان ہے.
  • متن پڑھنے کے لۓ اپنی انگلی کا استعمال کریں: یہ ایک اور چیز ہے جو آپ کو سست کرنے میں مدد کرتی ہے.
  • اپنے متن کے اختتام پر شروع کریں: اختتام تک اختتام سے ایک جملے دوبارہ پڑھائیں، اس سے آپ کو غلطیوں پر توجہ مرکوز اور مواد نہیں ملتی ہے.