پڑھنے کے لئے لکھیں
ایک ساتھی نے ابھی آپ کو ایک گھنٹے میں ہونے والی ملاقات کے بارے میں ای میل کیا۔ سمجھا جاتا ہے کہ ای میل میں وہ اہم معلومات شامل ہوں گی جو آپ کو ایک اہم پروجیکٹ کے حصے کے طور پر پیش کرنے کی ضرورت ہے۔
لیکن ایک مسئلہ ہے: ای میل اتنی بری طرح سے لکھا گیا ہے کہ آپ کو مطلوبہ ڈیٹا نہیں مل رہا ہے۔ املا کی غلطیاں اور نامکمل جملے ہیں۔ پیراگراف اتنے لمبے اور الجھے ہوئے ہیں کہ آپ کو مطلوبہ معلومات تلاش کرنے میں تین گنا زیادہ وقت لگتا ہے۔ نتیجے کے طور پر، آپ میٹنگ کے لیے کم تیاری کر رہے ہیں اور یہ آپ کی امید کے مطابق نہیں ہو رہا ہے۔
کیا آپ نے کبھی اس جیسی صورتحال کا سامنا کیا ہے؟ معلومات سے بھری ہوئی دنیا میں، واضح، مختصر اور مؤثر طریقے سے بات چیت کرنا ضروری ہے۔ لوگوں کے پاس کتاب کی لمبائی والی ای میلز کو پڑھنے کا وقت نہیں ہے، اور ان کے پاس ایسی ای میلز کی تشریح کرنے کا صبر نہیں ہے جن کی تعمیر خراب ہے اور جہاں مفید معلومات ہر جگہ بکھری ہوئی ہیں۔
آپ کے علاوہ تحریری مہارتیں اچھے ہیں، آپ کے باس، ساتھیوں اور کلائنٹس سمیت اپنے آس پاس کے لوگوں پر آپ اتنا ہی بہتر تاثر دیں گے۔ آپ کبھی نہیں جانتے کہ یہ اچھے تاثرات آپ کو کس حد تک لے جائیں گے۔
اس مضمون میں، ہم دیکھیں گے کہ آپ اپنی تحریری مہارتوں کو بہتر بنانے اور عام غلطیوں سے بچنے کے لۓ کیسے کرسکتے ہیں.
شائقین اور شکل
واضح طور پر لکھنے کا پہلا قدم مناسب فارمیٹ کا انتخاب کرنا ہے۔ کیا آپ کو غیر رسمی ای میل بھیجنے کی ضرورت ہے؟ تفصیلی رپورٹ لکھیں؟ یا رسمی خط لکھیں؟
فارمیٹ، آپ کے سامعین کے ساتھ، آپ کی "لکھنے کی آواز" کی وضاحت کرے گا، یعنی ٹون کتنا رسمی یا آرام دہ ہونا چاہیے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ممکنہ کلائنٹ کو ای میل لکھ رہے ہیں، تو کیا اس کا لہجہ وہی ہونا چاہیے جو کسی دوست کو ای میل کیا گیا ہو؟
یقینی طور پر نہیں.
آپ کا پیغام کون پڑھے گا اس کی شناخت کرکے شروع کریں۔ کیا یہ سینئر ایگزیکٹوز، پوری ٹیم، یا کسی مخصوص فائل پر کام کرنے والے چھوٹے گروپ کے لیے ہے؟ ہر چیز میں جو آپ لکھتے ہیں، آپ کے قارئین، یا وصول کنندگان کو آپ کے لہجے کے ساتھ ساتھ مواد کے پہلوؤں کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
ساخت اور طرز
ایک بار جب آپ کو معلوم ہے کہ آپ کیا لکھ رہے ہیں اور جن کے لئے آپ لکھ رہے ہیں، آپ کو لکھنا شروع کرنا ہوگا.
ایک خالی، سفید کمپیوٹر اسکرین اکثر ڈرانے والی ہوتی ہے۔ پھنس جانا آسان ہے کیونکہ آپ نہیں جانتے کہ کیسے شروع کریں۔ اپنی دستاویز کو کمپوز کرنے اور فارمیٹ کرنے کے لیے ان تجاویز کو آزمائیں:
- اپنے ناظرین کے ساتھ شروع کریں: یاد رکھیں کہ آپ کے قارئین کو آپ کی باتوں کے بارے میں کچھ معلوم نہیں ہو سکتا۔ انہیں پہلے کیا معلوم ہونا چاہئے؟
- ایک منصوبہ بنائیں: یہ خاص طور پر مفید ہے اگر آپ ایک طویل دستاویز لکھ رہے ہیں، جیسے کہ رپورٹ، پیشکش یا تقریر۔ خاکہ آپ کو یہ شناخت کرنے میں مدد کرتا ہے کہ کن مراحل پر عمل کیا جائے اور کس ترتیب سے کام کو قابل انتظام معلومات میں تقسیم کیا جائے۔
- تھوڑی ہمدردی کی کوشش کریں۔: مثال کے طور پر، اگر آپ ممکنہ گاہکوں کے لیے سیلز ای میل لکھ رہے ہیں، تو انہیں آپ کی پروڈکٹ یا آپ کی سیلز پچ کا خیال کیوں رکھنا چاہیے؟ ان کے لیے کیا فائدہ؟ اپنے سامعین کی ضروریات کو ہر وقت یاد رکھیں۔
- بیاناتی مثلث کا استعمال کریں: اگر آپ کسی کو کچھ کرنے پر آمادہ کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، تو اس بات کی وضاحت ضرور کریں کہ لوگوں کو آپ کی بات کیوں سننی چاہیے، اپنی بات کو اس انداز میں بیان کریں جس سے آپ کے سامعین کو مشغول کیا جائے، اور معلومات کو معقول اور مربوط انداز میں پیش کریں۔
- اپنے مرکزی خیال، موضوع کی شناخت کریں: اگر آپ کو اپنے پیغام کے مرکزی تھیم کی وضاحت کرنے میں دشواری ہو رہی ہے، تو یہ فرض کریں کہ آپ کے پاس اپنی پوزیشن کی وضاحت کے لیے 15 سیکنڈ باقی ہیں۔ اپ کیا کہتے ہیں ؟ یہ شاید آپ کا مرکزی موضوع ہے۔
- سادہ زبان کا استعمال کریں: جب تک آپ سائنسی مقالہ نہیں لکھ رہے ہیں، عام طور پر سادہ، سیدھی زبان استعمال کرنا بہتر ہے۔ صرف لوگوں کو متاثر کرنے کے لیے لمبے لمبے الفاظ استعمال نہ کریں۔
ساخت
آپ کا دستاویز ممکنہ طور پر ممکنہ دوست کے طور پر ہونا چاہئے. عنوانات، ذیلی عنوانات، گولیاں اور نمبروں کا استعمال کریں جتنا ممکن ہو سکے متن کو الگ کردیں.
آخر کیا پڑھنا آسان ہو سکتا ہے: طویل پیراگراف سے بھرا ہوا صفحہ یا سیکشن ہیڈنگز اور بلٹ پوائنٹس کے ساتھ مختصر پیراگراف میں بٹا ہوا صفحہ؟ ایک دستاویز جسے اسکین کرنا آسان ہے، طویل، گھنے پیراگراف والی دستاویز کے مقابلے میں زیادہ پڑھا جائے گا۔
سرخیوں کو قاری کی توجہ حاصل کرنی چاہیے۔ سوالات کا استعمال اکثر ایک اچھا خیال ہوتا ہے، خاص طور پر اشتہار کی کاپی میں، کیونکہ سوالات قاری کو دلچسپی اور تجسس رکھنے میں مدد کرتے ہیں۔
ای میل اور تجاویز میں، مختصر، حقیقت پسندانہ عنوانات اور ذیلی مضامین استعمال کرتے ہیں، جیسے اس مضمون میں.
گرافکس شامل کرنے سے بھی آپ کے متن کو الگ کرنے کا ایک زبردست طریقہ ہے. یہ بصری امداد نہ صرف قاری کو اپنی توجہ کو مواد پر رکھنے کے لئے کی اجازت دیتا ہے، بلکہ متن سے زیادہ اہم معلومات کو زیادہ تیزی سے بات چیت کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے.
گراماتی غلطی
آپ شاید جانتے ہیں کہ آپ کے ای میل میں غلطیاں آپ کے کام کو غیر پیشہ ورانہ بنا دے گی۔ اپنے آپ کو ہجے چیکر حاصل کرکے اور جتنا ممکن ہو اپنے املا پر نظر ثانی کرکے سنگین غلطیوں سے بچنا ضروری ہے۔
یہاں عام استعمال کے الفاظ کے کچھ مثالیں ہیں:
- میں آپ کو بھیج / بھیج / بھیجتا ہوں
فعل "بھیجنے کے لئے" پہلے گروپ کا ایک فعل بنتا ہے، ایک میں ہمیشہ "ای" کے ساتھ واحد "میں" بھیجتا ہے. "شپمنٹ" کے بغیر "ای" ایک نام ("ایک شپمنٹ") ہے اور اس سے جمع ہوسکتا ہے: "ترسیل".
- میں آپ سے ملتا ہوں / میں آپ میں شامل ہوں
ایک ہمیشہ "میں آپ کے ساتھ شامل" لکھتا ہوں "ے" کے ساتھ. "مشترکہ" ایک "ٹی" کے ساتھ تیسری شخص واحد "وہ جوڑتا ہے" کے برعکس ہے.
- آخری تاریخ / آخری تاریخ
یہاں تک کہ اگر "بمپر" نسائی نام سے تعلق رکھتا ہے تو، آزمائش میں نہ ڈالو اور ہمیشہ "ایپر" کے بغیر "بمپر" لکھیں.
- سفارش / سفارش
اگر انگریزی میں اگر ہم "ای" کے ساتھ "سفارش" لکھتے ہیں تو، فرانسیسی میں ہم ہمیشہ "ایک" کے ساتھ "سفارش" لکھتے ہیں.
- کیا وہاں ہے / وہاں ہے
ہم تلفظ کو آسان بنانے اور یکے بعد دیگرے دو حرفوں کو روکنے کے لئے تفتیشی فارمولوں میں خوش کن “t” شامل کرتے ہیں۔ لہذا ہم لکھیں گے "وہاں ہے"۔
- کے لحاظ سے / شرائط میں
ایک "بغیر" کے بغیر "کے لحاظ سے" کبھی نہیں لکھتا ہے. اس اظہار کے استعمال میں یقینا ہمیشہ "کئی اصطلاحات" موجود ہیں.
- سے / کے درمیان
محض "لفظ" کے ذریعہ گمراہ نہیں ہونا چاہئے جو ایک "ے" کے ساتھ ختم ہوتا ہے. ایک "کبھی" کے ساتھ کبھی نہیں لکھتا ہے. یہ ایک پیشگی ہے اور یہ غیر معمولی ہے.
- جیسا کہ اتفاق ہوا / موافق ہے
یہاں تک کہ ایک نسائی نام سے بھی متاثر ہوتا ہے، "اتفاق شدہ" ہمیشہ غیر معمولی ہے اور کبھی کبھی "ای" نہیں لیتا ہے.
- بحالی / سروس
نام اور فعل کو الجھن نہ کرو. نام "انٹرویو" کے بغیر "ٹی" ایک تبادلہ یا "ملازمت کا انٹرویو" بیان کرتا ہے. "برقرار رکھنے" کے تیسرے شخص میں منحصر فعل استعمال کیا جاتا ہے جب یہ کچھ برقرار رکھنے کے عمل میں آتا ہے.
آپ کے کچھ قارئین ہجے اور گرامر میں کامل نہیں ہوں گے. اگر آپ یہ غلطی کرتے ہیں تو وہ ان کی اطلاع نہیں دے سکتے ہیں. لیکن یہ ایک عذر کے طور پر استعمال نہ کریں: عام طور پر لوگ ہو، خاص طور پر سینئر ایگزیکٹوز، جو دیکھیں گے!
اس وجہ سے، آپ جو کچھ بھی لکھتے ہیں وہ تمام قارئین کے لیے قابل قبول معیار کا ہونا چاہیے۔
تصدیقی
اچھی پروف ریڈنگ کا دشمن رفتار ہے۔ بہت سے لوگ اپنی ای میلز کے ذریعے جلدی کرتے ہیں، لیکن اس طرح آپ کو غلطیاں یاد آتی ہیں۔ آپ نے جو لکھا ہے اس کی تصدیق کرنے کے لیے ان ہدایات پر عمل کریں:
- اپنے ہیڈر اور فوٹرز چیک کریں: لوگ اکثر صرف متن پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے انہیں نظر انداز کر دیتے ہیں۔ صرف اس لیے کہ ہیڈرز بڑے اور بولڈ ہیں اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ وہ غلطی سے پاک ہیں!
- ای میل بلند آواز پڑھیں: یہ آپ کو سست کرنے کے لئے مجبور کرتا ہے، جس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو غلطی کا پتہ لگانے کا امکان ہے.
- متن پڑھنے کے لۓ اپنی انگلی کا استعمال کریں: یہ ایک اور چیز ہے جو آپ کو سست کرنے میں مدد کرتی ہے.
- اپنے متن کے اختتام پر شروع کریں: اختتام تک اختتام سے ایک جملے دوبارہ پڑھائیں، اس سے آپ کو غلطیوں پر توجہ مرکوز اور مواد نہیں ملتی ہے.
