اگر آپ کے پاس اپنی ای میلز کو سنبھالنے میں کوئی واضح معمول نہیں ہے تو ، وہ جلدی سے کافی وقت ضائع کرنے کا ذریعہ بن سکتے ہیں۔ دوسری طرف اگر آپ تنظیمی سطح پر جو ضروری ہے وہ کرتے ہیں تاکہ اپنے آپ کو درجنوں نہ پڑھے ہوئے ای میلز کے ذریعہ مغلوب ہوجائیں۔ تب آپ کسی اہم ای میل کے گم ہونے کے کسی بھی امکان سے اپنے دماغ کو آزاد کر سکتے ہیں۔ اس مضمون میں متعدد ثابت طریقوں کو درج کیا گیا ہے۔ ان کو اپنانے سے ، آپ یقینا اپنے میل باکس کو بہت زیادہ سلیقے سے سنبھال سکیں گے۔

کسی بھی ای میل کو خود بخود یا دستی طور پر درجہ بند کریں ایک سرشار فولڈر یا ذیلی فولڈر میں۔

 

یہ وہ طریقہ ہے جس کی مدد سے آپ اہمیت کے لحاظ سے اپنے ای میل کو جلدی ترتیب دیں گے۔ آپ اپنی ای میلز کو تھیم کے لحاظ سے ، موضوع کے لحاظ سے ، ڈیڈ لائن کے مطابق درجہ بندی کرنے کا انتخاب کرسکتے ہیں۔ سب سے فائدہ اٹھانا اہم بات ہے خصوصیات آپ کے میل باکس کو مکمل طور پر آپریشنل انداز میں آپ کے میل کا انتظام کرنے کے لئے۔ ایک بار جب آپ تنظیمی طرز کے مطابق فولڈر اور سب فولڈر کے ساتھ ایک ڈائرکٹری بناتے ہیں جو آپ کے مناسب ہے۔ ہر پیغام کی آپ کے میل باکس میں اپنی جگہ ہوگی جیسے آپ کے ڈیسک پر موجود ہر کاغذی فائل۔ لہذا ، ایک بار جب آپ کے ای میلز پر کارروائی کرنے کا وقت گزر جائے تو آپ اپنے باقی کاموں پر 100 concent مرتکز ہوسکتے ہیں۔

پڑھیں  Gmail کاروبار کی پیداواری صلاحیت کا بادشاہ بننے کی ترکیبیں

اپنی ای میلز کی کارروائی کے لئے ایک خاص وقت کی منصوبہ بندی کریں

 

یقینا ، آپ کو جواب دہ رہنا چاہئے اور ان پیغامات پر کارروائی کرنے کے قابل ہونا چاہئے جو آپ کی طرف سے فوری طور پر جواب کے منتظر ہیں۔ باقی کے ل the ، آپ کے ای میلز کے ساتھ مستقل مزاجی سے نمٹنے کے ل the ، انتہائی مناسب لمحات کا منصوبہ بنائیں۔ اپنے کام کی پروسیسنگ کے لئے ضروری تمام عناصر تیار کرکے شروع کریں۔ زیادہ سے زیادہ حراستی میں آسانی کے ل P کاغذ کی فائلیں ، اسٹپلرز ، پرنٹرز ، سب کچھ کام کرنا ضروری ہے۔ کوئی بات نہیں جب آپ کا انتخاب کریں۔ اب چونکہ آپ کا میل باکس پوسٹنگ چھانٹنے والے مرکز کی طرح منظم ہے ، آپ کو اپنے ای میل پر سکون اور کارکردگی کے ساتھ پرسکون ہونے کا امکان ہے۔

تمام غیر ضروری نیوز لیٹرز کو حذف کرکے اپنے میل باکس کو صاف کریں

 

کیا آپ کا میل باکس غیر دلچسپ خبرنامے یا اشتہارات کے ذریعہ مسلسل پرجیوی ہے؟ اپنے میل باکس کو ان تمام نیوز لیٹرز سے چھٹکارا دلانے کا خیال رکھیں جو کسی بھی چیز سے زیادہ اسپام کی طرح نظر آتے ہیں۔ آپ کو لازمی طور پر ان تمام میلنگ لسٹوں کو غیر منظم طور پر ان سبسکرائب کرنا چاہئے جو آپ کے لئے کوئی ٹھوس چیز نہیں لاتے ہیں اور جو تیزی سے زیادہ ناگوار بن سکتے ہیں۔ آپ جیسے اوزار استعمال کرسکتے ہیں کلین فاکس یا انرول م کچھ کلکس میں ضروری کرو۔ صبح اٹھائے بغیر ، اس قسم کا حل آپ کو اس سارے ڈیجیٹل آلودگی کو ختم کرنے میں بے حد مددگار ثابت ہوگا۔ نسبتا quickly تیزی سے ہزاروں ای میلز پر کارروائی کی جاسکتی ہے۔

خودکار جواب مرتب کریں

 

آپ جلد ہی طویل عرصے سے چھٹیوں پر جارہے ہوں گے۔ آپ کے میل باکس کے خود کار طریقے سے جواب کو چالو کرنے ، تفصیل سے نظرانداز نہ ہوں۔ یہ ایک اہم چیز ہے تاکہ آپ جن لوگوں کے ساتھ بذریعہ ای-میل پیشہ ورانہ خطاطی کرتے ہیں وہ آپ کی غیر موجودگی سے بخوبی آگاہ ہوجائیں۔ بہت ساری غلط فہمیاں اس وقت ممکن ہیں جب کوئی صارف یا سپلائی کرنے والا صبر سے محروم ہوجاتا ہے ، کیونکہ یہ پیغامات کوئی جواب نہیں دیتا ہے۔ اس سے آسانی سے ایک مختصر میسج سے بچا جاسکتا ہے جو آپ کی چھٹیوں کے دوران خود بخود بھیجا جائے گا۔ آپ کو چھٹی سے واپسی کی تاریخ بتانے کی ضرورت ہے اور اگر ضروری ہو تو ساتھی کا ای میل کیوں نہیں ہے۔

پڑھیں  پروجیکٹ کی تشخیص: پروجیکٹ مینیجرز کے لیے ضروری چیک لسٹ

آپ کی کاپی میں بھیجے گئے ای میلز کی تعداد کو مزاج دیں

 

کاربن کاپی (سی سی) اور پوشیدہ کاربن کاپی (سی سی آئی) میں ارسال کردہ ای میلز کا باقاعدگی سے استعمال کرتے ہوئے جلدی سے نہ ختم ہونے والے تبادلے پیدا ہوسکتے ہیں۔ وہ لوگ جن کو صرف معلومات کے ل your آپ کا میسج ملنا تھا ، اب انہیں وضاحت کی ضرورت ہے۔ دوسرے حیرت زدہ ہیں کہ انہیں یہ پیغام کیوں ملا ہے اور وقت کے ضیاع کے بجا طور پر اسے صحیح معنوں میں معلوم ہے۔ کسی کو لوپ میں رکھنے کا انتخاب کرتے وقت ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا انتخاب واقعی متعلقہ ہے۔ کسی کو بھی کسی بھی طرح سے بھیجے گئے پیغامات سے گریز کیا جانا چاہئے۔

یاد رکھیں کہ کسی ای میل کی قانونی قدر ہوسکتی ہے

 

جہاں تک ممکن ہو اپنے تمام ای میلز رکھیں ، ان کے پاس خاص طور پر صنعتی ٹریبونل کے پاس ثبوت کی طاقت ہے۔ ایک الیکٹرانک میسج اگر اس کی اتنی ہی قانونی قدر سے تصدیق ہوجاتی ہے جس طرح کے خط کی طرح آپ نے ہاتھ سے لکھا ہوتا۔ لیکن خبردار ، یہاں تک کہ ایک سادہ سا پیغام بغیر سوچے سمجھے بھیجا کسی ساتھی یا مؤکل کے لئے سنگین نتائج برآمد ہوسکتے ہیں۔ اگر کوئی صارف ثابت کرتا ہے تو ، ای میل کی مدد حاصل ہوتی ہے ، کہ آپ نے فراہمی یا دوسرے کے لحاظ سے اپنے وعدوں کا احترام نہیں کیا ہے۔ آپ کو اپنے کاروبار اور اپنے آپ کو اس کا خمیازہ بھگتنا پڑے گا۔ تجارتی تنازعات میں جیسے کہ صنعتی ٹریبونلز میں ، اس کا ثبوت "آزاد" بتایا جاتا ہے۔ اس کا کہنا ہے کہ یہ فیصلہ کرنے والے جج ہی ہیں اور بہتر ہے کہ ان کے ای میلز کو کوڑے دان میں ڈالنے سے کہیں احتیاط سے درجہ بند کریں۔