اپنا ڈومین ترتیب دیں اور پیشہ ورانہ ای میل پتے بنائیں

 

Google Workspace کے ساتھ پیشہ ورانہ ای میل پتے بنانے کے لیے، پہلا قدم ایک حسب ضرورت ڈومین نام خریدنا ہے۔ ڈومین نام آپ کے کاروبار کی آن لائن شناخت کی نمائندگی کرتا ہے اور آپ کے برانڈ امیج کو تقویت دینے کے لیے ضروری ہے۔ آپ ڈومین رجسٹرار سے ڈومین نام خرید سکتے ہیں، جیسے Google ڈومینز, آئنزیا OVH. خریداری کرتے وقت، ایک ڈومین نام کا انتخاب یقینی بنائیں جو آپ کے کاروباری نام کی عکاسی کرتا ہو اور یاد رکھنا آسان ہو۔

 

Google Workspace کے ساتھ ڈومین سیٹ اپ کریں۔

 

ڈومین نام خریدنے کے بعد، آپ کو ضروری ہے۔ Google Workspace کے ساتھ سیٹ اپ کریں۔ گوگل کی کاروباری ای میل سروسز استعمال کرنے کے قابل ہونے کے لیے۔ اپنے ڈومین کو ترتیب دینے کے اقدامات یہ ہیں:

  1. آپ کے کاروبار کے سائز اور مخصوص ضروریات کے مطابق ایک پلان منتخب کر کے Google Workspace کے لیے سائن اپ کریں۔
  2. رجسٹریشن کے عمل کے دوران، آپ کو اپنا حسب ضرورت ڈومین نام درج کرنے کے لیے کہا جائے گا۔
  3. Google Workspace آپ کو آپ کے ڈومین کی ملکیت کی تصدیق کرنے اور مطلوبہ ڈومین نیم سسٹم (DNS) ریکارڈ ترتیب دینے کے لیے ہدایات فراہم کرے گا۔ آپ کو اپنے ڈومین رجسٹرار کے کنٹرول پینل میں لاگ ان کرنے اور گوگل کے ذریعہ فراہم کردہ MX (میل ایکسچینج) ریکارڈز شامل کرنے کی ضرورت ہوگی۔ یہ ریکارڈز ای میلز کو Google Workspace کے میل سرورز پر بھیجنے کے لیے استعمال کیے جاتے ہیں۔
  1. DNS ریکارڈز کنفیگر ہو جانے اور ڈومین کی تصدیق ہو جانے کے بعد، آپ اپنے ڈومین اور سروسز کا نظم کرنے کے لیے Google Workspace ایڈمن کنسول تک رسائی حاصل کر سکیں گے۔

 

اپنے ملازمین کے لیے ذاتی نوعیت کے ای میل پتے بنائیں

 

اب جبکہ آپ کا ڈومین Google Workspace کے ساتھ ترتیب دیا گیا ہے، آپ اپنے ملازمین کے لیے ذاتی نوعیت کے ای میل پتے بنانا شروع کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، ان اقدامات پر عمل کریں:

  1. اپنا ایڈمنسٹریٹر اکاؤنٹ استعمال کر کے Google Workspace ایڈمن کنسول میں لاگ ان کریں۔
  2. اپنی تنظیم میں صارفین کی فہرست تک رسائی کے لیے بائیں مینو میں "صارفین" پر کلک کریں۔
  3. نیا صارف اکاؤنٹ بنانے کے لیے "صارف شامل کریں" کے بٹن پر کلک کریں۔ آپ کو ہر ملازم کے لیے پہلا اور آخری نام اور مطلوبہ ای میل ایڈریس جیسی معلومات فراہم کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ای میل پتہ خود بخود آپ کے حسب ضرورت ڈومین نام کے ساتھ بن جائے گا (مثال کے طور پر۔ employe@yourcompany.com).
  1. اکاؤنٹس بن جانے کے بعد، آپ کمپنی کے اندر ہر صارف کو ان کی ذمہ داریوں کی بنیاد پر کردار اور اجازتیں تفویض کر سکتے ہیں۔ آپ انہیں ان کے پاس ورڈ ترتیب دینے اور ان کے Gmail اکاؤنٹ تک رسائی کے لیے ہدایات بھی بھیج سکتے ہیں۔
  2. اگر آپ عام ای میل ایڈریس بنانا چاہتے ہیں، جیسے contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com، آپ مشترکہ ای میل پتوں کے ساتھ صارف گروپس ترتیب دے سکتے ہیں۔ یہ متعدد ملازمین کو ان عام پتوں پر بھیجی گئی ای میلز وصول کرنے اور ان کا جواب دینے کی اجازت دیتا ہے۔

ان اقدامات پر عمل کر کے، آپ اپنا ڈومین سیٹ اپ کر سکیں گے اور Google Workspace کا استعمال کرتے ہوئے اپنے ملازمین کے لیے کام کے ای میل پتے بنا سکیں گے۔ یہ ذاتی نوعیت کے ای میل پتے آپ کی کمپنی کی برانڈ امیج کو بہتر بنائیں گے اور ای میل کے ذریعے آپ کے ساتھ بات چیت کرتے وقت آپ کے صارفین اور شراکت داروں کو پیشہ ورانہ تجربہ فراہم کریں گے۔

Google Workspace میں ای میل اکاؤنٹس اور صارف کی ترتیبات کا نظم کریں۔

 

Google Workspace ایڈمن کنسول آپ کی کمپنی میں صارف اکاؤنٹس کا نظم کرنا آسان بناتا ہے۔ ایک منتظم کے طور پر، آپ نئے صارفین کو شامل کر سکتے ہیں، ان کے اکاؤنٹ کی معلومات اور ترتیبات میں ترمیم کر سکتے ہیں، یا ملازمین کے کمپنی چھوڑنے پر اکاؤنٹس کو حذف کر سکتے ہیں۔ ان کارروائیوں کو انجام دینے کے لیے، ایڈمنسٹریشن کنسول میں "صارفین" سیکشن پر جائیں اور متعلقہ صارف کو منتخب کریں کہ وہ اپنی ترتیبات میں ترمیم کرے یا اپنے اکاؤنٹ کو حذف کرے۔

 

صارف گروپس اور رسائی کے حقوق کا نظم کریں۔

 

صارف گروپس آپ کی کمپنی کے اندر موجود Google Workspace کے وسائل اور سروسز تک رسائی کے حقوق کو منظم اور منظم کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہیں۔ آپ مختلف محکموں، محکموں، یا منصوبوں کے لیے گروپ بنا سکتے ہیں، اور ان کے کردار اور ذمہ داریوں کی بنیاد پر ان میں ممبران شامل کر سکتے ہیں۔ صارف گروپس کا نظم کرنے کے لیے، Google Workspace ایڈمن کنسول میں "گروپز" سیکشن پر جائیں۔

گروپ اجازت کے انتظام کو آسان بناتے ہوئے مشترکہ دستاویزات اور فولڈرز تک رسائی کو کنٹرول کرنے میں بھی مدد کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ اپنی مارکیٹنگ ٹیم کے لیے ایک گروپ بنا سکتے ہیں اور انہیں Google Drive میں مخصوص مارکیٹنگ کے وسائل تک رسائی دے سکتے ہیں۔

 

حفاظتی پالیسیاں اور پیغام رسانی کے قواعد کا اطلاق کریں۔

 

Google Workspace آپ کے ای میل کے ماحول کو محفوظ بنانے اور آپ کے کاروباری ڈیٹا کی حفاظت کے لیے بہت سے اختیارات پیش کرتا ہے۔ ایک منتظم کے طور پر، آپ تعمیل کو یقینی بنانے اور اپنے صارفین کو آن لائن خطرات سے بچانے کے لیے مختلف سیکیورٹی پالیسیاں اور پیغام رسانی کے قواعد کو نافذ کر سکتے ہیں۔

ان ترتیبات کو کنفیگر کرنے کے لیے، Google Workspace ایڈمن کنسول میں "سیکیورٹی" سیکشن پر جائیں۔ یہاں پالیسیوں اور قواعد کی کچھ مثالیں ہیں جنہیں آپ لاگو کر سکتے ہیں:

  1. پاس ورڈ کے تقاضے: اکاؤنٹس کو محفوظ رکھنے میں مدد کے لیے اپنے صارفین کے پاس ورڈ کی لمبائی، پیچیدگی، اور درستگی کے لیے اصول طے کریں۔
  2. دو عنصر کی توثیق: صارفین کو ان کے اکاؤنٹ میں لاگ ان کرتے وقت سیکیورٹی کی ایک اضافی تہہ شامل کرنے کے لیے ٹو فیکٹر توثیق (2FA) کو فعال کریں۔
  3. ای میل فلٹرنگ: اسپام ای میلز، فشنگ کی کوششوں، اور بدنیتی پر مبنی منسلکات یا لنکس والے پیغامات کو بلاک یا قرنطینہ کرنے کے لیے اصول مرتب کریں۔
  4. رسائی کی پابندیاں: لاگ ان کرنے کے لیے استعمال ہونے والے مقام، IP ایڈریس یا ڈیوائس کی بنیاد پر Google Workspace سروسز اور ڈیٹا تک رسائی کو محدود کریں۔

ان ای میل سیکیورٹی پالیسیوں اور قواعد کو لاگو کرنے سے، آپ اپنے کاروبار اور ملازمین کو آن لائن خطرات سے بچانے اور قابل اطلاق ضوابط کی تعمیل کو یقینی بنانے میں مدد کریں گے۔

خلاصہ یہ کہ، Google Workspace میں ای میل اکاؤنٹس اور صارف کی ترتیبات کا نظم کرنا آپ کے ای میل ماحول کو ہموار اور محفوظ طریقے سے چلانے کا ایک اہم پہلو ہے۔ ایک منتظم کے طور پر، آپ صارف کے اکاؤنٹس، صارف گروپس، اور رسائی کے حقوق کے انتظام کے ساتھ ساتھ اپنی کاروباری ضروریات کے مطابق حفاظتی پالیسیوں اور ای میل کے قوانین کو لاگو کرنے کے ذمہ دار ہیں۔

Google Workspace کی طرف سے پیش کردہ تعاون اور مواصلاتی ٹولز سے فائدہ اٹھائیں۔

 

Google Workspace ایپلی کیشنز کا ایک مربوط سوٹ پیش کرتا ہے جو اجازت دیتا ہے۔ مؤثر تعاون آپ کی ٹیم کے ارکان کے درمیان. دیگر Google Workspace ایپس کے ساتھ Gmail استعمال کر کے، آپ اپنے کاروبار میں پیداواری صلاحیت اور مواصلات کو بہتر بنانے کے لیے مختلف محکموں کے درمیان ہم آہنگی کا فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ Gmail اور دیگر Google Workspace ایپس کے درمیان مفید انضمام کی کچھ مثالیں یہ ہیں:

  1. گوگل کیلنڈر: اپنے یا اپنے ساتھیوں کے کیلنڈرز میں دعوت نامے شامل کرتے ہوئے براہ راست Gmail سے میٹنگز اور ایونٹس کا شیڈول بنائیں۔
  2. Google رابطے: اپنے کاروبار اور ذاتی رابطوں کا ایک ہی جگہ پر نظم کریں، اور انہیں Gmail کے ساتھ خودکار طور پر ہم آہنگ کریں۔
  3. گوگل ڈرائیو: گوگل ڈرائیو کا استعمال کرتے ہوئے بڑی منسلکات بھیجیں، اور دستاویزات پر تعاون کریں۔
    ایک سے زیادہ ورژن ڈاؤن لوڈ یا ای میل کیے بغیر، براہ راست Gmail سے حقیقی وقت میں۔
  1. گوگل کیپ: جی میل سے نوٹس لیں اور کام کی فہرستیں بنائیں، اور انہیں اپنے تمام آلات پر ہم آہنگ کریں۔

 

گوگل ڈرائیو کے ساتھ دستاویزات اور فائلوں کا اشتراک کریں۔

 

Google Drive ایک آن لائن فائل اسٹوریج اور شیئرنگ ٹول ہے جو آپ کے کاروبار میں تعاون کو آسان بناتا ہے۔ Google Drive کا استعمال کرتے ہوئے، آپ ہر صارف کی اجازت (صرف پڑھنے، تبصرہ، ترمیم) کو کنٹرول کرتے ہوئے اپنے ساتھیوں کے ساتھ دستاویزات، اسپریڈ شیٹس، پریزنٹیشنز اور دیگر فائلوں کا اشتراک کر سکتے ہیں۔ اپنی ٹیم کے اراکین کے ساتھ فائلوں کا اشتراک کرنے کے لیے، انہیں Google Drive میں بطور معاون شامل کریں یا فائل کا لنک شیئر کریں۔

گوگل ڈرائیو آپ کو گوگل ورک اسپیس سویٹ کی ایپلی کیشنز، جیسے کہ گوگل ڈاکس، گوگل شیٹس اور گوگل سلائیڈز کی بدولت مشترکہ دستاویزات پر حقیقی وقت میں کام کرنے کی بھی اجازت دیتی ہے۔ یہ ریئل ٹائم تعاون آپ کی ٹیم کو زیادہ موثر طریقے سے کام کرنے میں مدد کرتا ہے اور ایک ہی فائل کے متعدد ورژنز کی پریشانی سے بچتا ہے۔

 

Google Meet کے ساتھ آن لائن میٹنگز کا اہتمام کریں۔

 

Google Meet ایک ویڈیو کانفرنسنگ حل ہے جو Google Workspace میں مربوط ہے جو آپ کی ٹیم کے اراکین کے درمیان آن لائن میٹنگز کی سہولت فراہم کرتا ہے، چاہے وہ ایک ہی دفتر میں ہوں یا پوری دنیا میں پھیلے ہوں۔ Google Meet کے ساتھ آن لائن میٹنگ کی میزبانی کرنے کے لیے، صرف Google Calendar میں ایک ایونٹ کا شیڈول بنائیں اور Meet میٹنگ کا لنک شامل کریں۔ آپ Gmail یا Google Meet ایپ سے براہ راست ایڈہاک میٹنگز بھی بنا سکتے ہیں۔

Google Meet کے ساتھ، آپ کی ٹیم اعلیٰ معیار کی ویڈیو میٹنگز میں حصہ لے سکتی ہے، اسکرینز کا اشتراک کر سکتی ہے، اور حقیقی وقت میں دستاویزات پر تعاون کر سکتی ہے، یہ سب ایک محفوظ ماحول میں ہے۔ مزید برآں، Google Meet آپ کی کاروباری کمیونیکیشن اور تعاون کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے اعلی درجے کی خصوصیات پیش کرتا ہے، جیسے خودکار عنوان کا ترجمہ، میٹنگ روم سپورٹ، اور میٹنگ ریکارڈنگ۔

آخر میں، Google Workspace تعاون اور مواصلاتی ٹولز کی ایک رینج پیش کرتا ہے جو آپ کے کاروبار کو زیادہ موثر طریقے سے کام کرنے اور جڑے رہنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ دیگر Google Workspace ایپس کے ساتھ Gmail استعمال کر کے، Google Drive کے ذریعے فائلز اور دستاویزات کا اشتراک کر کے، اور Google Meet کے ساتھ آن لائن میٹنگز کی میزبانی کر کے، آپ اپنے عملے کے اندر پیداوری اور تعاون کو بہتر بنانے کے لیے ان حلوں سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔

تعاون کے ان ٹولز کو اپنا کر، آپ اپنے کاروبار کو ہمیشہ بدلتی ہوئی دنیا میں مسابقتی رہنے کے لیے بااختیار بنا رہے ہیں، جہاں کامیابی کے لیے ایک ٹیم کے طور پر تیزی سے اپنانے اور مؤثر طریقے سے کام کرنے کی صلاحیت ضروری ہے۔