ای میل کے آغاز میں بچنے کے لیے شائستہ فارمولے۔

تمام شائستہ تاثرات کو پہچاننا مشکل ہے۔ پیشہ ورانہ ای میلز کے بارے میں، وہ شروع کے ساتھ ساتھ آخر میں استعمال کیا جا سکتا ہے. تاہم، دوستوں یا جاننے والوں کو بھیجی گئی دیگر ای میلز کے برعکس، آپ کے کاروباری خط و کتابت میں شائستہ تاثرات کا انتخاب بڑی احتیاط کے ساتھ کیا جانا چاہیے۔ ای میل کے آغاز میں، ان میں سے کچھ سے گریز کرنا چاہیے۔

 ایک سپروائزر کو "ہیلو": کیوں پرہیز کریں؟

پیشہ ورانہ ای میل کا آغاز کافی فیصلہ کن ہوتا ہے۔ ایک درخواست ای میل کے تناظر میں یا کسی درجہ بندی کے اعلی کو بھیجی جانے والی ای میل کے تناظر میں، "ہیلو" کے ساتھ پیشہ ورانہ ای میل شروع کرنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے۔

درحقیقت، شائستہ فارمولہ "ہیلو" بھیجنے والے اور وصول کرنے والے کے درمیان ایک بہت بڑی پہچان قائم کرتا ہے۔ اسے بری طرح سے سمجھا جا سکتا ہے خاص طور پر اگر یہ کسی ایسے نامہ نگار کے بارے میں ہو جسے آپ نہیں جانتے۔

حقیقت میں، یہ فارمولہ بدتمیزی کی نشاندہی نہیں کرتا۔ لیکن اس میں تمام بولی جانے والی زبان ہے۔ ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ اسے ان لوگوں کے لیے استعمال کریں جن کے ساتھ آپ باقاعدگی سے بات چیت کرتے ہیں۔

مثال کے طور پر، جب آپ نوکری کی پیشکش کے لیے درخواست دینا چاہتے ہیں، تو اپنے پیشہ ورانہ ای میل میں بھرتی کرنے والے کو ہیلو کہنا بالکل بھی مناسب نہیں ہے۔

اس کے علاوہ، یہ یاد رکھنا چاہئے، یہ بھی ایک پیشہ ور ای میل میں سمائلی استعمال کرنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے.

ای میل کا آغاز: کس قسم کا شائستہ استعمال کرنا ہے؟

ایک "ہیلو" کے بجائے، جسے بہت مانوس اور کافی غیر ذاتی سمجھا جاتا ہے، ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ پیشہ ورانہ ای میل کے آغاز میں شائستہ جملہ "Monsieur" یا "Madam" استعمال کریں۔

پڑھیں  رپورٹ: کامیابی حاصل کرنے کے لئے 4 ضروری پوائنٹس

درحقیقت، جیسے ہی اسے کسی بزنس مینیجر، ایک ایگزیکٹو یا کسی ایسے شخص سے مخاطب کیا جاتا ہے جس کے ساتھ آپ کا کوئی خاص تعلق نہیں ہے۔ اس قسم کے تاثرات کو استعمال کرنا بہتر ہے۔

یہ فارمولہ اس وقت بھی خوش آئند ہے جب آپ کو معلوم ہو کہ آپ کا نامہ نگار مرد ہے یا عورت۔ بصورت دیگر، شائستگی کی سب سے موزوں شکل معیاری "میڈم، سر" فارمولا ہے۔

یہ فرض کرتے ہوئے کہ آپ اپنے نامہ نگار کو پہلے سے جانتے ہیں، آپ پھر شائستہ جملہ "ڈیئر سر" یا "ڈیئر میڈم" کا اطلاق کر سکتے ہیں۔

اس لیے کال فارم کے ساتھ آپ کے بات چیت کرنے والے کے نام کا ہونا ضروری ہے۔ اس کے پہلے نام کا استعمال درحقیقت غلط ہے۔ اگر ایسا ہوتا ہے کہ آپ اپنے نامہ نگار کا پہلا نام نہیں جانتے ہیں، تو حسب ضرورت کال فارم کے طور پر "مسٹر" یا "محترمہ" استعمال کرنے کی سفارش کرتی ہے، اس کے بعد اس شخص کا عنوان آتا ہے۔

اگر یہ ایک پیشہ ورانہ ای میل ہے جسے صدر، ڈائریکٹر یا سیکرٹری جنرل کو بھیجنا ہے، تو شائستہ جملہ "مسٹر پریذیڈنٹ"، "میڈم ڈائریکٹر" یا "مسٹر سیکرٹری جنرل" ہوگا۔ ہو سکتا ہے آپ ان کے نام سے واقف ہوں، لیکن شائستگی یہ بتاتی ہے کہ آپ انہیں ان کے لقب سے پکاریں۔

یہ بھی یاد رکھیں کہ میڈم یا مونسیئر پہلے حرف کے ساتھ بڑے حروف میں لکھا جاتا ہے۔ مزید برآں، پیشہ ورانہ ای میل کے آغاز میں ہر قسم کے شائستگی کے ساتھ کوما بھی ہونا چاہیے۔