پیشہ ورانہ میل اور کورئیر: کیا فرق ہے؟
پیشہ ورانہ ای میل اور ایک خط کے درمیان، مماثلت کے دو نکات ہیں۔ تحریر پیشہ ورانہ انداز میں کی جانی چاہیے اور املا اور گرامر کے اصولوں کا خیال رکھنا چاہیے۔ لیکن یہ دونوں تحریریں اس سب کے برابر نہیں ہیں۔ ساخت اور شائستہ فارمولوں کے لحاظ سے دونوں میں فرق ہے۔ اگر آپ دفتری کارکن ہیں جو اپنی پیشہ ورانہ تحریر کے معیار کو بہتر بنانے کے خواہاں ہیں، تو آپ صحیح جگہ پر آئے ہیں۔
تیزی سے تقسیم اور زیادہ سادگی کے لیے ای میل
ای میل نے سالوں کے دوران خود کو کمپنیوں کے کام کرنے کے لیے ایک ضروری ٹول کے طور پر قائم کیا ہے۔ یہ معلومات یا دستاویزات کے تبادلے کے حوالے سے زیادہ تر پیشہ ورانہ حالات سے مطابقت رکھتا ہے۔
اس کے علاوہ ای میل کو مختلف میڈیا میں بھی دیکھا جا سکتا ہے۔ ان میں کمپیوٹر، اسمارٹ فون یا ٹیبلیٹ شامل ہیں۔
تاہم، پیشہ ورانہ خط، یہاں تک کہ اگر یہ کم کثرت سے استعمال ہوتا ہے، سرکاری تعاملات میں فضیلت کا ویکٹر سمجھا جاتا ہے۔
خط اور پیشہ ورانہ ای میل: فارم میں فرق
ای میل یا پیشہ ورانہ ای میل کے مقابلے میں، خط رسمی اور کوڈیفیکیشن کی طرف سے خصوصیات ہے. ایک خط کے عناصر کے طور پر، ہم تہذیب کے عنوان کے تذکرے کا حوالہ دے سکتے ہیں، اس بات کی یاد دہانی کہ خط کو کس چیز کی ترغیب ملتی ہے، نتیجہ، شائستہ فارمولہ، نیز مخاطب اور بھیجنے والے کے حوالہ جات۔
دوسری طرف ایک ای میل میں، نتیجہ غیر موجود ہے۔ جہاں تک شائستہ اظہار کا تعلق ہے، وہ عام طور پر مختصر ہوتے ہیں۔ ہم اکثر "مخلص" یا "مبارکباد" کی قسم کے شائستگی کے اظہار کو کچھ تغیرات کے ساتھ ملتے ہیں، ان خطوط کے برعکس جو روایتی طور پر طویل ہوتے ہیں۔
مزید یہ کہ، پیشہ ورانہ ای میل میں، جملے جامع ہوتے ہیں۔ ساخت ایک حرف یا خط کی طرح نہیں ہے۔
پیشہ ورانہ ای میلز اور خطوط کی ساخت
زیادہ تر پیشہ ورانہ خطوط تین پیراگراف کے ارد گرد بنائے جاتے ہیں. پہلا پیراگراف ماضی کی یاد دہانی ہے، دوسرا موجودہ حالات کا سراغ لگاتا ہے اور تیسرا مستقبل کے بارے میں پیش گوئی کرتا ہے۔ ان تین پیراگراف کے بعد اختتامی فارمولے اور شائستہ فارمولے پر عمل کریں۔
جہاں تک پیشہ ورانہ ای میلز کا تعلق ہے، وہ بھی تین حصوں میں بنائے گئے ہیں۔
پہلا پیراگراف ایک مسئلہ یا ضرورت کو بیان کرتا ہے، جبکہ دوسرا پیراگراف ایک عمل سے خطاب کرتا ہے۔ تیسرے پیراگراف کے طور پر، یہ وصول کنندہ کے لیے اضافی مفید معلومات فراہم کرتا ہے۔
تاہم، یہ غور کرنا چاہیے کہ حصوں کی ترتیب مختلف ہو سکتی ہے۔ یہ ای میل بھیجنے والے یا بھیجنے والے کے مواصلاتی ارادے پر منحصر ہے۔
ویسے بھی، چاہے یہ پیشہ ورانہ ای میل ہو یا خط، سمائلیز کا استعمال نہ کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے۔ یہ بھی سفارش کی جاتی ہے کہ شائستہ فارمولوں کو مخفف نہ کریں جیسے کہ "Cdt" کے لیے "Sincerely" یا "Slt" کے لیے "Greetings"۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کتنے ہی قریب ہیں، آپ کو ہمیشہ اپنے نامہ نگاروں کے ساتھ تعاون کرنے سے فائدہ ہوگا۔
