ایک پیشہ ور خط ایک تحریری دستاویز ہوتا ہے ، جو مختلف بات چیت کرنے والوں کے درمیان باضابطہ تعلقات کو یقینی بناتا ہے۔ یہ ایک بہت ہی عام داخلی ڈھانچہ ہے۔ بنیادی طور پر ایک صفحے پر لکھا گیا ہے ، یا دو غیر معمولی۔ پیشہ ورانہ خط اکثر اکثر ایک ہی مضمون پر مشتمل ہوتا ہے۔ اس داخلی ڈھانچے کا ایک فائدہ ہے۔ اس کا لکھنے کا منصوبہ ایک ہی رہ سکتا ہے چاہے وہ کچھ بھی ہو۔ ظاہر ہے ، مقصد کے پیش نظر تبدیلیاں آئیں گی۔ تاہم ، معلومات ، درخواست ، یا حتی کہ شکایت کے لئے یہ ایک سیدھی سی درخواست ہو۔ پیشہ ورانہ خط و کتابت لکھنے کا منصوبہ عملی طور پر کوئی تبدیلی نہیں رہے گا۔
ماضی ، حال ، مستقبل: ایک کامیاب پیشہ ور خط کے لئے تین فیز پلان
اس تاریخی درجہ بندی میں ماضی ، حال اور مستقبل کا استعمال ، ایک پیشہ ور خط کی تحریری منصوبے کی ترسیل سے مراد ہے۔ تمام حالات میں عمل درآمد کرنا آسان اور موثر منصوبہ ہے۔ سوال کرنے ، معلومات پہنچانے ، کسی دیئے ہوئے موضوع کی وضاحت یا اپنے قاری کو قائل کرنے کے ل.۔ استعداد ، جو سلسلے میں جائز ہےمنطقی ترتیب اس کی ساخت میں مشاہدہ کیا.
ماضی: منصوبہ کا پہلا نمبر
ہم ایک مثال ایک ابتدائی یا پچھلی صورتحال کی بنیاد پر اکثر لکھتے ہیں۔ یہ موصولہ خط ، ملاقات ، وزٹ ، ٹیلیفون انٹرویو وغیرہ ہوسکتا ہے۔ اس خط کا پہلا حصہ لکھنے کا مقصد بھیجنے کی وجوہات کو بتایا گیا ہے۔ یا صورتحال کا بیان کرنے والے سیاق و سباق میں۔ حقائق کی یاد دہانی عام طور پر ایک ہی جملے میں ظاہر کی جاتی ہے۔ تاہم ، اس جملے کو ذیلی جملوں میں تعمیر کرنا زیادہ آسان ہے۔ مثال کے ذریعہ ، ہمارے پاس مندرجہ ذیل اظہارات ہوسکتے ہیں۔
- مجھے آپ کے خط کی وصولی کا اعتراف ہے ، اور مجھے ...
- آپ کے خط میں تاریخ .......
- آپ نے ہمارے علم میں ...
- اخبار XXX (حوالہ n ° 12345) کے ذریعہ شائع کردہ آپ کے پریس ریلیز کے پیش نظر ، ہم نے ابھی تجویز کیا ہے ...
- آپ کے اکاؤنٹ کی توثیق کرنے کے بعد ، ہمیں مل گیا ...
ایسے حالات میں جب خط لکھنے کی وجہ کا تعلق کسی ماضی کی حقیقت سے نہیں ہے۔ اس موقع پر ہمارے پاس خط کا پہلا پیراگراف ہے جہاں مصنف اپنا اور اس کے قیام کا تعارف کراتا ہے۔ پھر اپنی درخواست کی وضاحت کرکے یا اس کی مختلف خدمات کی پیش کش جاری رکھیں۔ مثال کے طور پر ، معلومات یا خدمت کی تجویز کی درخواست کے حصے کے طور پر ، ہمارے پاس مندرجہ ذیل اظہارات ہوسکتے ہیں۔
- سیکیورٹی کے شعبے میں ماہرین کی حیثیت سے ، ہم اس سے گزرتے ہیں….
- دل میں ہمارے صارفین کا اطمینان رکھتے ہوئے ، ہم چاہتے تھے ...
- ہمیں یہ اعلان کرتے ہوئے بہت خوشی ہے کہ ہم نے اپنے صارفین کے لئے ...
کسی اچانک درخواست (انٹرنشپ یا نوکری) کے تناظر میں ، ہم ذیل میں اظہار رائے بھی کر سکتے ہیں۔
- آپ کی کمپنی نے میری توجہ مبذول کروائی اور بطور طالب علم ………… ، میں انٹرنشپ کے لئے درخواست دینا چاہتا ہوں ………
- حال ہی میں فارغ التحصیل ...
وصول کنندہ کو جس سے خط مخاطب کیا گیا ہے ، اسے پہلے پیراگراف سے ، اپنے خط کے مضمون کو سمجھنا چاہئے۔
موجودہ: منصوبے کا دوسرا مرحلہ
اس منصوبے کا دوسرا حصہ اس وجہ سے ہے کہ خط کو تحریری طور پر جواز پیش کیا جائے۔ اس کے پہلے حصے میں پچھلی صورت حال کا اظہار کیا گیا ہو۔ اس سطح پر ، یہ یا تو بحث کرنے ، مطلع کرنے ، سمجھانے ، یا یہاں تک کہ سوال کرنے کا سوال ہے۔ صورتحال کی پیچیدگی پر منحصر ہے ، اس حصے کو یا تو مکمل پیراگراف میں لکھا جاسکتا ہے یا ایک ہی جملے میں مرکزی خیال پیش کیا جاسکتا ہے۔ مثال کے ذریعہ ، ہمارے پاس مندرجہ ذیل اظہارات ہوسکتے ہیں۔
- یہ نوٹ کرتے ہوئے کہ… انوائس این °… کی تاریخ کو صاف نہیں ہوا ہے ، ہم…
- ہماری تنظیم کی رکنیت بھی آپ کو یقین دلاتی ہے ...
- اس حقیقت کے باوجود کہ معاہدہ… کی تاریخ کو کام شروع کرنے کی سہولت فراہم کرتا ہے ، ہم حیرت کے ساتھ مشاہدہ کرتے ہیں اور مسٹر کے بیان کردہ تاخیر کو سمجھنے میں پریشانی کا سامنا کرنا پڑتا ہے ……….
مستقبل: منصوبے کا پہلا نمبر 3
یہ تیسرا اور آخری حصہ رپورٹنگ کرکے پہلے دو کو بند کر دیتا ہے بعد آنے کے لئے
یا تو ہم خط کے مصنف کی حیثیت سے اپنے ارادوں کا اظہار کرتے ہیں اور ہم اس طرح کے تاثرات استعمال کرسکتے ہیں۔
- آج میں آپ کی درخواست کردہ اشیا بھیجنے کا ذاتی طور پر خیال رکوں گا
- ہم متبادل کے ل ready تیار ہیں ... بالکل اصلی کو مدنظر رکھتے ہوئے۔
- برائے مہربانی ٹکٹ آفس کے قریب آجائیں… ..
یا تو ہم کسی خواہش کا اظہار کرتے ہیں ، وصول کنندہ سے عمل کرنے یا اس کا رد عمل ظاہر کرنے کی ترغیب دیتے ہیں۔ ہمارے پاس اس طرح درج ذیل فارمولیاں ہوسکتی ہیں۔
- آپ کو کاؤنٹر کے قریب آنے کی دعوت دی گئی ہے
- لہذا میں آپ سے کہتا ہوں کہ جلدی سے اپنے ماہرین سے فون کریں تاکہ ...
- اس صورتحال کو حل کرنے کے ل Your آپ کے عجلت کا بے صبری سے انتظار ہے۔
اس خط کے لکھنے کا مقصد ممکنہ طور پر ایک دلیل کے ساتھ ہوسکتا ہے:
- آپ معاہدے کی عام اور مخصوص شقوں کے مطابق جتنی جلدی ممکن ہو مقصد (مقصد) کو ایڈجسٹ کریں گے۔ (دلیل)
- کیا آپ جلد از جلد میری ترسیل کا بندوبست کرسکتے ہیں؟ ؟ (مقصد) آپ کو یہ یاد دلانا بیکار ہے کہ آپ کی فروخت کے شرائط کو مد نظر رکھتے ہوئے طے شدہ تاریخ پر فراہمی ضرور کرنی ہوگی۔ (دلیل)
ایک شائستہ فارمولا ، آپ کے پیشہ ورانہ خط کو بند کرنے کے لئے ضروری ہے !
کسی پیشہ ور خط کو صحیح طریقے سے ختم کرنے کے لئے ، شائستہ فقرے لکھنا ضروری ہے۔ یہ دراصل ایک ڈبل شائستہ فارمولا ہے ، جو اظہار سے بنا ہے ، بلکہ "پری اختتام" فارمولہ کا بھی ہے۔
یا تو ہمارے پاس ایک شائستہ فارمولہ ہے ، جو ایک خاص ہم آہنگی کی عکاسی کرتا ہے:
- پیشگی موصول کریں اس کے لئے ہمارے شکریہ ...
- ہم اس غیر متوقع صورتحال کے لئے معذرت خواہ ہیں
- میں ہمیشہ ایک میٹنگ میں اس پر گفتگو کرنے کے لئے موجود رہوں گا
- آپ کسی بھی وقت ہم سے رابطہ کر سکتے ہیں۔
- ہم امید کرتے ہیں کہ یہ پیش کش آپ کی توقعات پر پورا اترے گی اور مزید معلومات کے ل we ہم آپ کے پاس موجود ہیں۔
یا تو ہمارے پاس شائستہ فارمولا ہے:
- ہم آپ سے دعا گو ہیں کہ میڈم ، جناب ، ہمارے نیک تمنائیں۔
- براہ کرم ، جناب ، ہمارے بہترین جذبات کے اظہار میں یقین کریں۔
- براہ کرم ، میڈم ، ہمارے نیک تمنائیں قبول کریں۔
پیشہ ورانہ خط لکھنے میں اس منصوبے کا فائدہ ایک طرف اس کے مضامین لکھنے میں سنجیدہ ہے اور دوسری طرف ، وصول کنندہ کے پڑھنے میں اس کی سادگی۔ تاہم ، زیادہ پیچیدہ اور لمبا مواد کیلئے اس ٹائم لائن کی سفارش نہیں کی گئی ہے۔
