مضبوط پاس ورڈ کی پالیسیوں کو نافذ کرنا

آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کی حفاظت حساس معلومات کی حفاظت اور کاروبار کے تسلسل کو یقینی بنانے کے لیے بہت اہم ہے۔ جی میل اکاؤنٹس کو محفوظ بنانے کے بہترین طریقوں میں سے ایک مضبوط پاس ورڈ پالیسیوں کا ہونا ہے۔

جی میل اکاؤنٹس کی سیکیورٹی کو مضبوط بنانے کے لیے، پاس ورڈ کی لمبائی اور پیچیدگی کے لیے کم از کم تقاضے قائم کرنا ضروری ہے۔ عام طور پر کم از کم 12 حروف کے پاس ورڈ استعمال کرنے کی سفارش کی جاتی ہے، بشمول بالائی اور چھوٹے حروف، نمبر اور خصوصی حروف۔ یہ امتزاج حملہ آوروں کے لیے پاس ورڈز کا اندازہ لگانا یا توڑنا مشکل بنا دیتا ہے۔

چوری یا حادثاتی انکشاف کے خطرے کو کم کرنے کے لیے پاس ورڈز کی باقاعدگی سے تجدید ہونی چاہیے۔ ہر 60 سے 90 دن بعد پاس ورڈ کی تجدید کی پالیسی قائم کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ پاس ورڈز محفوظ اور اپ ٹو ڈیٹ رہیں، جبکہ سمجھوتہ کیے گئے پاس ورڈز سے وابستہ خطرات کو محدود کرتے ہوئے۔

پاس ورڈ مینیجرز پاس ورڈز کو محفوظ طریقے سے اسٹور کرنے اور ان کا نظم کرنے کے لیے ٹولز ہیں۔ وہ ہر اکاؤنٹ کے لیے پیچیدہ اور منفرد پاس ورڈ تیار کر سکتے ہیں اور انہیں انکرپٹڈ اسٹور کر سکتے ہیں۔ کمزور یا دوبارہ استعمال شدہ پاس ورڈز کے استعمال سے بچنے کے لیے اپنے ملازمین کو پاس ورڈ مینیجر استعمال کرنے کی ترغیب دیں، جس سے آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کی سیکیورٹی سے سمجھوتہ ہو سکتا ہے۔

 

دو عنصر کی توثیق کو فعال کرنا (2FA)

 

دو عنصر کی تصدیق (2FA) آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کی سیکیورٹی کو بڑھانے کا ایک اور مؤثر طریقہ ہے۔ یہ طریقہ اکاؤنٹ میں لاگ ان ہونے پر شناخت کے اضافی ثبوت کی ضرورت کے ذریعے سیکیورٹی کی ایک اضافی پرت کا اضافہ کرتا ہے۔

دو عنصر کی توثیق ایک ایسا عمل ہے جس کے لیے صارف کی شناخت کی تصدیق کی دو الگ الگ شکلوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ پاس ورڈ کے علاوہ، 2FA صارف سے شناخت کا اضافی ثبوت فراہم کرنے کے لیے کہتا ہے، عام طور پر ایک عارضی کوڈ کی شکل میں جسے کسی قابل اعتماد ڈیوائس (جیسے سیل فون) پر بھیجا جاتا ہے یا کسی ایپ کے ذریعے تیار کیا جاتا ہے۔

2FA آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کی سیکیورٹی کے لیے کئی فوائد پیش کرتا ہے:

  1. یہ غیر مجاز رسائی کے خطرے کو بہت کم کرتا ہے، چاہے پاس ورڈ سے سمجھوتہ کیا گیا ہو۔
  2. یہ اکاؤنٹس کو فشنگ کی کوششوں اور وحشیانہ طاقت کے حملوں سے بچاتا ہے۔
  3. یہ مشکوک لاگ ان کوششوں کی فوری شناخت کرنے اور مناسب کارروائی کرنے میں مدد کرتا ہے۔

کے لیے 2FA کو فعال کرنے کے لیے آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس، ان اقدامات پر عمل:

  1. Google Workspace ایڈمن کنسول میں لاگ ان کریں۔
  2. "سیکیورٹی" سیکشن پر جائیں اور "دو قدمی تصدیق" پر کلک کریں۔
  3. "دو قدمی توثیق کی اجازت دیں" کے اختیار کو فعال کریں اور اپنی ترجیحات کے مطابق ترتیبات کو ترتیب دیں۔

یہ بھی تجویز کیا جاتا ہے کہ آپ اپنے ملازمین کو 2FA کے استعمال کی تربیت دیں اور ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ اپنے کام کے Gmail اکاؤنٹ کے لیے اس خصوصیت کو فعال کریں۔

اپنی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کے لیے دو عنصری تصدیق کو فعال کرکے، آپ سیکیورٹی کی ایک اضافی تہہ شامل کرتے ہیں اور حساس معلومات تک غیر مجاز رسائی کے خطرے کو نمایاں طور پر کم کرتے ہیں۔

ملازمین کی تربیت اور آن لائن خطرات سے آگاہی

آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کی سیکیورٹی آپ کے ملازمین کی چوکسی پر بہت زیادہ انحصار کرتی ہے۔ آن لائن خطرات اور سیکورٹی کے بہترین طریقوں کے بارے میں انہیں تربیت اور تعلیم دینا سیکورٹی کے واقعات کے خطرے کو کم کرنے کی کلید ہے۔

فشنگ ایک عام حملے کی تکنیک ہے جس کا مقصد صارفین کو ان کے لاگ ان کی اسناد یا دیگر حساس معلومات کو ظاہر کرنے کے لیے پھنسانا ہے۔ فشنگ ای میلز بہت قائل ہو سکتی ہیں اور Gmail یا دیگر سروسز کی سرکاری ای میلز کی نقل کر سکتی ہیں۔ کے لیے اہم ہے۔اپنے ملازمین کو سکھائیں دھوکہ دہی والے ای میل کی علامات کی شناخت کیسے کریں اور اگر آپ کو فشنگ کی کوشش کا شبہ ہو تو کیا کریں۔

نقصان دہ ای میلز میں میلویئر سے متاثرہ لنکس یا منسلکات شامل ہو سکتے ہیں۔ ملازمین کو تربیت دی جانی چاہیے کہ وہ لنکس پر کلک کرنے سے پہلے چیک کریں اور صرف اٹیچمنٹ ڈاؤن لوڈ کریں جب انہیں یقین ہو کہ وہ کہاں سے آئے ہیں۔ یہ بھی تجویز کیا جاتا ہے کہ آپ اپنی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کو ان خطرات سے بچانے کے لیے حفاظتی سافٹ ویئر، جیسے کہ اینٹی وائرس اور اسپام فلٹرز استعمال کریں۔

آپ کی کمپنی کے Gmail اکاؤنٹس کے لیے اعلیٰ سطح کے تحفظ کو برقرار رکھنے کے لیے جاری تربیت اور سیکیورٹی کے بہترین طریقوں سے آگاہی ضروری ہے۔ اپنے ملازمین کے لیے باقاعدہ تربیت اور ورکشاپس کا اہتمام کریں تاکہ انھیں تازہ ترین خطرات اور سیکیورٹی کے بہترین طریقوں سے آگاہ رکھا جائے۔ نیز ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ مشتبہ سرگرمی کی اطلاع دیں اور اپنی سیکیورٹی خدشات کو ٹیم کے ساتھ شیئر کریں۔