ایک کامیاب پیشہ ورانہ ای میل: یہ کیسا لگتا ہے؟
ای میل پیغامات کی ترسیل میں زیادہ رفتار کی ضمانت دیتا ہے۔ لیکن ہم پیشہ ورانہ ای میل نہیں لکھتے جیسے ہم بولتے ہیں، اس سے بھی کم اس طرح جیسے ہم خط یا میل لکھتے ہیں۔ تلاش کرنے کے لئے ایک خوشگوار ذریعہ ہے. تین معیارات ایک کامیاب پیشہ ورانہ ای میل کی شناخت کو ممکن بناتے ہیں۔ مؤخر الذکر شائستہ، جامع اور قائل ہونا چاہیے۔ ہم پیشہ ورانہ ای میلز کے لیے صرف بشکریہ کوڈز میں دلچسپی رکھتے ہیں۔
ایک شائستہ ای میل: یہ کیا ہے؟
کامیاب ہونے کے لیے، پیشہ ورانہ ای میل شائستہ ہونا چاہیے، یعنی شروع میں اپیل کے ساتھ ایک ای میل اور آخر میں ایک شائستہ فارمولہ۔ ہر فارمولے کا انتخاب اس شخص کی شناخت یا حیثیت کے مطابق کیا جانا چاہیے جس سے اسے مخاطب کیا جائے۔ اس لیے اس کا انحصار بھیجنے والے اور وصول کنندہ کے درمیان موجود لنک یا علم کی ڈگری پر ہے۔
جیسا کہ آپ جانتے ہیں، کسی بھی کاروبار میں تحریری کوڈ ہوتے ہیں۔ شائستہ فارمولے کو درجہ بندی کے فاصلے کی حد تک سپورٹ کیا جائے گا جو نامہ نگاروں کو الگ کرتا ہے۔
پیشہ ورانہ ای میل میں فارمولوں کو کال کریں۔
پیشہ ورانہ ای میل میں کال کے کئی اختیارات ہیں:
- بخیر
اس کے استعمال پر بعض اوقات تنقید کی جاتی ہے۔ لیکن یہ فارمولہ بعض اوقات ان لوگوں سے خطاب کرتے وقت استعمال کیا جاتا ہے جنہیں ہم جانتے ہیں، لیکن جن کے ساتھ ہم نے کافی مضبوط رشتہ نہیں بنایا ہے۔
- بخیر à TOUS
یہ شائستہ فارمولہ دو شرائط کے تحت استعمال کیا جاتا ہے۔ پہلا یہ کہ میل ایک ہی وقت میں متعدد وصول کنندگان کو بھیجی جاتی ہے۔ دوسرا یہ کہ یہ ایک معلوماتی ای میل ہے۔
- پہلے نام کے بعد ہیلو
یہ کال فارمولہ اس وقت استعمال ہوتا ہے جب وصول کنندہ یا تو کوئی ساتھی ہو یا کوئی جانا پہچانا شخص۔
- وصول کنندہ کا پہلا نام
اس معاملے میں، یہ ایک فرد ہے جسے آپ ذاتی طور پر جانتے ہیں اور جس کے ساتھ آپ اکثر بات چیت کرتے ہیں۔
- مس یا مسٹر
یہ ایک رسمی تعلق ہے، جب وصول کنندہ نے آپ کے سامنے اپنی شناخت ظاہر نہیں کی ہے۔
- پیارے
اپیل کی یہ شکل ان حالات سے مطابقت رکھتی ہے جن میں آپ نہیں جانتے کہ آپ کا وصول کنندہ مرد ہے یا عورت۔
- مسٹر ڈائریکٹر / مسٹر پروفیسر…
یہ شائستہ فارمولہ اس وقت استعمال ہوتا ہے جب بات کرنے والے کا کوئی خاص عنوان ہو۔
پیشہ ورانہ ای میل کے آخر میں شائستہ اظہار
پچھلے کیس کی طرح، پیشہ ورانہ ای میل کو ختم کرنے کے لیے بہت سے شائستہ فارمولے موجود ہیں، جبکہ وصول کنندہ کے پروفائل کو مدنظر رکھتے ہوئے۔ ہم ان میں سے حوالہ دے سکتے ہیں:
- قسم کا تعلق ہے
- تمہاری
- دوستی
- سلام سلام
- کورڈیالس سلام
- احتراماً سلام
- نیک تمنائیں
چاہے جیسا بھی ہو، بشکریہ یہ بھی جاننا ہے کہ دوبارہ کیسے پڑھنا ہے۔ ہو سکتا ہے آپ اسے نہ جانتے ہوں، لیکن پیشہ ورانہ دنیا میں لوگوں کی اکثریت کے لیے، غلطیوں سے چھلنی ایک ای میل وصول کنندہ کے خیال میں کمی کی علامت ہے۔ جہاں تک ممکن ہو، آپ کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے اپنے آپ کو پروف ریڈ کرنا چاہیے کہ گرائمری اور نحوی اصولوں کا احترام کیا جائے۔
ایک اور ضروری نکتہ، مخفف۔ اسے آپ کی پیشہ ورانہ ای میلز سے ممنوع قرار دینا چاہیے، یہاں تک کہ جب یہ ساتھیوں کے درمیان ای میل کا تبادلہ ہو۔
