میل یا میل: کس کو ترجیح دی جائے؟
نامہ نگار کو خط یا خط بھیجنا ایک بہت وسیع عمل ہے۔ یہاں تک کہ اگر آج کسی میل کی سفارش کرنے کا امکان ہے، تو یہ واضح ہے کہ میل پیغامات کی ترسیل میں زیادہ رفتار کی ضمانت دیتا ہے۔ تاہم، پیشہ ورانہ سیاق و سباق میں ایسے مواقع موجود ہیں جہاں ای میل کا استعمال خط سے زیادہ فائدہ مند ہے۔ اس نے کہا، شائستہ اظہار کے مناسب استعمال کو نظر انداز نہیں کیا جانا چاہئے. میل یا میل: کس چیز کو ترجیح دی جائے اور کون سے شائستہ فارمولے مخصوص حالات میں مناسب ہیں؟
خطوط کب بھیجیں؟
بعض مخصوص سیاق و سباق میں خطوط بھیجنے کا مشورہ دیا جاتا ہے۔ بعض اوقات یہ قانون ہے جو آپ سے ایسا کرنے کا تقاضا کرتا ہے۔
کام کرنے والی دنیا میں، استعفیٰ کا خط بھیجنے، برخاستگی کے انٹرویو کے لیے بلانے یا درخواست یا فیصلے کو رسمی شکل دے کر پروبیشنری مدت کو ختم کرنے کا رواج ہے۔
گاہک اور سپلائر کے تعلقات کے حوالے سے، ہم ان حالات میں حوالہ دے سکتے ہیں جن میں خط کا پتہ، غیر ادا شدہ انوائس کے لیے رسمی نوٹس، عیب دار پروڈکٹ کی ترسیل کے بعد معافی یا آرڈر کی ترسیل کے باضابطہ نوٹس کی ضرورت ہوتی ہے۔
آپ کو پیشہ ورانہ ای میل بھیجنے کو کب ترجیح دینی چاہئے؟
عملی طور پر، خط بھیجنا روزمرہ کے تبادلے کے مطابق ہوتا ہے جو پیشہ ورانہ تناظر میں ہوتا ہے۔ یہ معاملہ اس وقت ہوتا ہے جب کسی امکان کو اقتباس بھیجنے، کسی صارف کو زائد المیعاد رسید کے بارے میں دوبارہ لانچ کرنے یا کسی ساتھی کو دستاویزات بھیجنے کی بات آتی ہے۔
لیکن پیشہ ورانہ ای میل کا استعمال کب کرنا ہے یہ جاننا ایک چیز ہے اور دوسری بات یہ ہے کہ شائستہ اظہار کا اچھا استعمال کیا جائے۔
فالو اپ ای میل کا ڈھانچہ کیا ہے؟
گاہک کا فالو اپ ای میل عام طور پر 7 حصوں میں ترتیب دیا جاتا ہے۔ ہم ان میں سے حوالہ دے سکتے ہیں:
- ذاتی نوعیت کا شائستہ فارمولا
- کانٹا
- سیاق و سباق
- منصوبے
- کال ٹو ایکشن
- منتقلی
- آخری شائستہ جملہ
ای میل کے شروع میں شائستہ فارمولے کے بارے میں، اسے ذاتی بنانے کی سفارش کی جاتی ہے۔ آپ مثال کے طور پر کہہ سکتے ہیں: "ہیلو + آخری نام / پہلا نام"۔
جہاں تک حتمی شائستہ فارمولہ کا تعلق ہے، آپ اس کو اپنا سکتے ہیں: "آپ کی واپسی کے التوا میں، میری خواہش ہے کہ آپ دن کا اچھا اختتام اور یقیناً دستیاب رہیں"۔ یہ شائستہ فارمولا اس کسٹمر کے مطابق ہے جس کے ساتھ آپ کا کچھ وسیع کاروباری تعلق ہے یا جس کسٹمر کو آپ خاص طور پر جانتے ہیں۔
جب بات کسی ایسے کلائنٹ کی ہو جس کے ساتھ آپ نے روزمرہ کے تعلقات استوار نہیں کیے ہوں، تو ای میل کے شروع میں شائستہ فارمولہ "Mr.…" یا "Ms.…" کا ہونا چاہیے۔ جہاں تک ای میل کے آخر میں شائستہ فارمولے کا تعلق ہے، تو آپ فارمولہ استعمال کر سکتے ہیں "آپ کی واپسی باقی ہے، براہ کرم میرے بہترین جذبات کی یقین دہانی کو قبول کریں"۔
کلائنٹ کو اقتباسات منتقل کرنے کے لیے، ساخت تقریباً ایک جیسی ہے۔ تاہم، کسی ساتھی کو دستاویزات بھیجنے کے لیے، کوئی بھی چیز آپ کو ہیلو کہنے سے نہیں روکتی۔ ای میل کے آخر میں، شائستہ اظہار جیسے "مخلص" یا "مہربانی" کی بھی سفارش کی جاتی ہے۔
