Elektron pochta ko'pchiligimiz uchun afzal qilingan aloqa vositasidir. Elektron pochta ajoyib, chunki muloqot qilish uchun suhbatdoshingiz bilan bir vaqtda mavjud bo'lishingiz shart emas. Bu bizga hamkasblarimiz mavjud bo'lmaganda yoki dunyoning narigi tomonida davom etayotgan masalalarda oldinga siljish imkonini beradi.

Biroq, ko'pchiligimiz elektron pochta xabarlarining cheksiz ro'yxatiga g'arq bo'lamiz. 2016 yilda chop etilgan hisobotga ko'ra, o'rtacha biznes foydalanuvchisi kuniga 100 dan ortiq elektron pochta xabarlarini qabul qiladi va yuboradi.

Bundan tashqari, elektron pochta xabarlari juda oson tushunarsizdir. Yaqinda o'tkazilgan Sendmail tadqiqotida 64% kishining g'azab yoki tasodifiy chalkashlikka sabab bo'lgan elektron pochta xabarlarini yuborgani yoki qabul qilganligi aniqlandi.

Biz yuborgan va qabul qilgan elektron pochta xajmi hajmi va elektron pochta orqali tez-tez noto'g'ri talqin qilinganligi sababli ularni aniq va qisqacha yozish kerak.

Qanday qilib professional elektron pochtani to'g'ri yozish kerak

Qisqa va aniq elektron pochta xabarlarini yozish elektron pochta xabarlarini boshqarish uchun sarflangan vaqtni qisqartiradi va sizni samaraliroq qiladi. Elektron pochta xabarlaringizni qisqa tutsangiz, siz elektron pochta xabarlariga kamroq vaqt sarflaysiz va boshqa vazifalarga ko'proq vaqt sarflaysiz. Ya'ni, aniq yozish - bu mahorat. Barcha ko'nikmalar singari, sizga kerak bo'ladi uni rivojlantirish ustida ishlash.

Dastlab, qisqa elektron pochta xabarlarini yozish uzoq vaqt davom etishi mumkin. Biroq, agar shunday bo'lsa ham, siz hamkasblaringiz, mijozlaringiz yoki xodimlaringizning samaraliroq bo'lishiga yordam berasiz, chunki siz ularning pochta qutisiga kamroq tartibsizliklarni qo'shasiz, bu ularga sizga tezroq javob berishga yordam beradi.

Aniq yozish orqali siz nima istayotganini biladigan va ishni bajaradigan odam sifatida tanilasiz. Ikkalasi ham martaba istiqbollari uchun yaxshi.

Xo'sh, aniq, qisqa va professional elektron pochta xabarlarini yozish uchun nima qilish kerak?

Maqsadingizni aniqlang

E-pochtani tozalash doimo aniq maqsadga ega.

Har safar elektron pochta xabarini yozish uchun oʻtirganingizda, oʻzingizga bir necha soniya vaqt ajrating: “Nega men buni yuboryapman? Qabul qiluvchidan nimani kutaman?

Mutolaa  Yo'qolgan taqdirda elektron pochta xabarini yozing

Agar siz ushbu savollarga javob bera olmasangiz, elektron pochta orqali xabar jo'natmaslik kerak. E-mail yozishni keraksiz narsalarni bilmasdan, vaqtni va qabul qiluvchini yo'qotishdir. Agar xohlagan narsani aniq bilmasangiz, o'zingizni ochiq va qisqacha ifoda etishingiz qiyin bo'ladi.

"Bir vaqtning o'zida bitta narsa" qoidasidan foydalaning

Elektron pochta xabarlari uchrashuvlar o'rnini bosa olmaydi. Ish uchrashuvlari bilan, kun tartibidagi masalalar ustida ishlasangiz, uchrashuv shunchalik samarali bo'ladi.

E-pochta orqali, buning aksi haqiqatdir. E-pochtangizda turli mavzularni qamrab olsangiz, suhbatdoshingiz uchun ko'proq narsalar tushunarli bo'ladi.

Shuning uchun ham “bir vaqtning o‘zida bir narsa” qoidasini amalda qo‘llash maqsadga muvofiqdir. Siz yuborgan har bir xat bir narsa haqida ekanligiga ishonch hosil qiling. Agar siz boshqa loyiha haqida gaplashmoqchi bo'lsangiz, boshqa elektron pochta xabarini yozing.

Bu o'zingizga savol berish uchun yaxshi vaqt: "Ushbu elektron pochta haqiqatan ham kerakmi?" Shunga qaramay, faqat juda zarur elektron pochta xabarlari elektron pochta xabarini yuborayotgan kishiga hurmatni anglatadi.

Empatiya amaliyoti

Empatiya - bu dunyoni boshqalarning ko'zlari bilan ko'rish qobiliyati. Buni qilganingizda, siz ularning fikrlari va his-tuyg'ularini tushunasiz.

E-pochtani yozganda, so'zlarni o'quvchi nuqtai nazardan o'ylab ko'ring. Siz yozgan hamma narsalar bilan o'zingizdan so'rang:

  • Qabul qilsam, bu gapni qanday talqin qilaman?
  • U belgilash uchun noaniq atamalarni o'z ichiga oladimi?

Bu yozish uslubiga sodda, ammo samarali tuzatish. Sizni o'qigan odamlar haqida o'ylash, ular sizga javob berish uslubini o'zgartiradi.

Mana sizga yordam berish uchun dunyoga qarashning empatik usuli. Ko'pchilik:

  • band. Ular sizning nima istayotganingizni taxmin qilishga vaqtlari yo'q va ular sizning elektron pochtangizni o'qib, unga tezda javob berishni xohlashadi.
  • Bir iltifotdan rohatlaning. Agar ularga yoki ularning ishlariga ijobiy ta'sir qilsa, buni qiling. Sizning so'zlaringiz behuda ketmaydi.
  • Rahmat aytishni yoqtirish. Agar qabul qiluvchi sizga biron-bir tarzda yordam bergan bo'lsa, unga minnatdorchilik bildirishni unutmang. Ularning ishi sizga yordam berish bo'lsa ham buni qilishingiz kerak.
Mutolaa  Maishiy texnika sotuvchilari uchun 3 ta kuchli iste'fo xati shablonlari

Prezentatsiyalar qisqartirilsin

Biror kishiga elektron pochta xabarini yuborganingizda, qabul qiluvchiga kimligingizni aytishingiz kerak. Siz buni odatda bitta jumlada qilishingiz mumkin. Masalan: “Siz bilan [Voqea X] da uchrashganimdan xursandman. »

Kirish so'zlarini qisqartirishning usullaridan biri ularni xuddi yuzma-yuz uchrashayotgandek yozishdir. Biror kishi bilan shaxsan uchrashganda besh daqiqalik monologga kirishni xohlamaysiz. Shuning uchun buni elektron pochta orqali qilmang.

Kirish kerakligini bilmayapsiz. Ehtimol, allaqachon qabul qiluvchiga murojaat qilgandirsiz, lekin u sizni eslay olmasligini bilmay qolasiz. Sizning shaxsiy ma'lumotlaringizni elektron imzoingizga qo'yishingiz mumkin.

Bu tushunmovchiliklardan qochadi. Sizni allaqachon bilgan odamga o'zingizni qayta tanishtirish qo'pollik bo'lib tuyuladi. Agar u sizni taniganiga ishonchi komil bo'lmasa, unga imzoingizni tekshirishiga ruxsat berishingiz mumkin.

O'zingizni beshta jumlaga cheklab qo'ying

Siz yozgan har bir elektron pochta orqali sizga kerak bo'lgan narsalarni gapirish uchun yetarli jumlalarni qo'llashingiz kerak. Foydali bir amaliy, o'zingizni beshta jumlaga cheklash.

Beshdan kamroq jumlalar ko'pincha shafqatsiz va qo'pol, beshdan ortiq jumlalarni vaqt sarflash.

Ehtimol, beshta jumlaga ega bo'lgan elektron xatni saqlab qolish mumkin bo'lmagan paytlar bo'ladi. Biroq ko'p hollarda beshta jumla yetarli.

Beshta jumlaning tartibini qabul qiling va siz o'zingizning elektron pochtangizni tezroq yozasiz. Siz ko'proq javob olishingiz mumkin.

Qisqa so'zlardan foydalaning

1946 yilda Jorj Oruell yozuvchilarga hech qachon qisqa so'zni ishlatadigan uzoq so'zni ishlatmaslikni maslahat berdi.

Ushbu maslahat bugungi kunda, ayniqsa elektron pochta xabarlarini yozishda yanada dolzarbdir.

Qisqa so'zlar o'quvchiga hurmat ko'rsatadi. Qisqa so'zlardan foydalanib, siz xabaringizni tushunishingiz osonlashdi.

Bu qisqa jumlalar va xatboshilar uchun ham xuddi shunday. Agar sizning xabaringiz aniq va tushunarli bo'lishini istasangiz, katta hajmli matnlarni yozib qo'ying.

Faol ovozdan foydalaning

Faol ovozni o'qish osonroq. Shuningdek, u harakat va mas'uliyatni rag'batlantiradi. Haqiqatan ham, faol ovozda jumlalar harakat qiluvchi shaxsga qaratilgan. Passiv ovozda gaplar harakat qilayotgan ob'ektga qaratiladi. Passiv ovozda narsalar o'z-o'zidan sodir bo'layotgandek tuyulishi mumkin. Faol, narsalar faqat odamlar harakat qilganda sodir bo'ladi.

Mutolaa  Maslahatchi ma'lumot olish uchun so'rovga javob berish uchun elektron pochta orqali shablon

Standart tuzilishga yopishib oling

E-pochtangizni qisqa saqlash uchun kalit nima? Foydalanuvchi tuzilmadan foydalaning. Bu sizga yozgan har bir elektron xabar uchun amal qilishingiz mumkin bo'lgan shablon.

E-pochtangizni qisqa tutishdan tashqari, standart struktura yordamida siz ham tez yozishga yordam beradi.

Vaqt o'tib, siz uchun ishlaydigan bir tuzilishga ega bo'lasiz. Sizni boshlash uchun oddiy tuzilma:

  • salom
  • Bir iltifot
  • E-pochtangizning sababi
  • Harakatga chaqiruv
  • Yakunlovchi xabar (Yakunlovchi)
  • imzolash

Keling, ularning har birini chuqur ko'rib chiqaylik.

  • Bu elektron pochtaning birinchi qatori. “Salom, [Ism]” odatiy salomlashishdir.

 

  • Kimgadir birinchi marta elektron pochta xabarini yuborayotganingizda, iltifot ajoyib boshlanishdir. Yaxshi yozilgan iltifot ham kirish bo'lib xizmat qilishi mumkin. Masalan :

 

“Menga [sana]dagi [mavzu] haqidagi taqdimotingiz yoqdi. »

“Menga [mavzu] bo‘yicha blogingizni juda foydali deb topdim. »

“Siz bilan [tadbirda] uchrashganimdan xursandman. »

 

  • E-pochtangizning sababi. Ushbu bo'limda siz "Men elektron pochta orqali so'rash uchun ..." yoki "Siz yordam bera olasizmi deb o'yladim ..." deb aytasiz, ba'zida yozish sabablarini tushuntirish uchun sizga ikkita jumla kerak bo'ladi.

 

  • Harakatga chaqiruv. E-pochtangizning sababini tushuntirgandan so'ng, qabul qiluvchining nima qilishni bilishini tasavvur qiling. Muayyan ko'rsatmalar bering. Masalan:

"Menga payshanbagacha fayllarni yubora olasizmi?" »

"Buni yaqin ikki hafta ichida yozib bera olasizmi?" "

“Iltimos, bu haqda Yannga yozing va buni qilganingizda menga xabar bering. »

Sizning so'rovingizni savol shaklida tuzib, qabul qiluvchiga javob berishga taklif qilinadi. Shu bilan bir qatorda, siz quyidagilarni ham ishlatishingiz mumkin: "buni qachon qilganingizni menga xabar bering" yoki "agar bu sizga mos kelsa, menga xabar bering." "

 

  • so'nggi. Elektron pochtangizni yuborishdan oldin, yakuniy xabarni qo'shishni unutmang. Bu harakatga chaqiruvingizni takrorlash va qabul qiluvchini yaxshi his qilish uchun ikki tomonlama maqsadga xizmat qiladi.

 

Yaxshi yopilish bosqichlari misollari:

“Bu boradagi barcha yordamlaringiz uchun tashakkur. "

“Sizning fikringizni eshitishni kuta olmayman. »

«Agar sizda biron bir savol bo'lsa, menga xabar bering. "

  • Sizning imzoingizni salomlashuv xati bilan oldinroq kiritish haqida o'ylashni tugatish.

Bu "Hurmat bilan", "Hurmat bilan", "Xayrli kunlar" yoki "Rahmat" bo'lishi mumkin.