Chop etish uchun do'st, PDF & Email

 

L »elektron pochta ko'pchiligimiz uchun afzal qilingan aloqa vositasidir. Elektron pochta ajoyib, chunki muloqot qilish uchun suhbatdoshimiz bilan bir vaqtda mavjud bo'lishimiz shart emas. Bu bizga hamkasblarimiz mavjud bo'lmaganda yoki dunyoning narigi tomonida mavjud bo'lgan dolzarb masalalarda oldinga siljish imkonini beradi.

Biroq, ko'pchiligimiz elektron pochta xabarlarining cheksiz ro'yxatiga g'arq bo'lamiz. 2016 yilda chop etilgan hisobotga ko'ra, o'rtacha biznes foydalanuvchisi kuniga 100 dan ortiq elektron pochta xabarlarini qabul qiladi va yuboradi.

Bundan tashqari, elektron pochta xabarlari juda oson tushunarsizdir. Yaqinda o'tkazilgan Sendmail tadqiqotida 64% kishining g'azab yoki tasodifiy chalkashlikka sabab bo'lgan elektron pochta xabarlarini yuborgani yoki qabul qilganligi aniqlandi.

Biz yuborgan va qabul qilgan elektron pochta xajmi hajmi va elektron pochta orqali tez-tez noto'g'ri talqin qilinganligi sababli ularni aniq va qisqacha yozish kerak.

Qanday qilib professional elektron pochtani to'g'ri yozish kerak

Qisqa, aniq elektron pochtalarni yozish elektron pochta boshqaruviga sarflangan vaqtni qisqartiradi va sizga yanada samarali bo'ladi. E-pochtangizni qisqa tutish sizga boshqa vazifalar haqida elektron pochta orqali va undan ko'p vaqt ajratish ehtimoldan uzoq. Ya'ni, yozma ravshanlik mahoratdir. Barcha ko'nikmalarga o'xshab, sizga ham kerak bo'ladi uni rivojlantirish ustida ishlash.

Dastlab, sizga elektron pochta xabarlarini yozish uchun qisqa xabarlarni yozish uchun qancha vaqt kerak bo'lishi mumkin. Biroq, bunday hol bo'lsa ham, siz hamkasblaringiz, mijozlaringiz yoki xodimlaringiz yanada samaraliroq bo'lishiga yordam berasiz, chunki siz ularga tezroq javob berishga yordam beradigan kirish qutisiga kam joy ajratasiz.

Agar siz aniq yozsangiz, u nima istayotganini biladigan va sodir bo'ladigan narsalarni biladigan kishi sifatida tan olinadi. Ikkalasi ham sizning martaba istiqbolingiz uchun yaxshi.

Xo'sh, aniq, qisqa va professional elektron pochta xabarlarini yozish uchun nima qilish kerak?

Maqsadingizni aniqlang

E-pochtani tozalash doimo aniq maqsadga ega.

Har safar elektron pochta xabarini yozish uchun o'tirganingizda, bir necha soniya ichida o'zingizga savol bering: «Nega men buni yuborayapman? Qabul qiluvchidan nima kutaman?

Agar siz ushbu savollarga javob bera olmasangiz, elektron pochta orqali xabar jo'natmaslik kerak. E-mail yozishni keraksiz narsalarni bilmasdan, vaqtni va qabul qiluvchini yo'qotishdir. Agar xohlagan narsani aniq bilmasangiz, o'zingizni ochiq va qisqacha ifoda etishingiz qiyin bo'ladi.

Mutolaa  Professional elektron pochtada eng ko'p uchraydigan xatolar

"Bir vaqtning o'zida bitta narsa" qoidasidan foydalaning

Uchrashuvlarni almashtirish uchun elektron xat yozilmaydi. Ish uchrashuvlari bilan kun tartibidagi masalalar bo'yicha qanchalik ko'p ishlasangiz, uchrashuvingiz samaraliroq bo'ladi.

E-pochta orqali, buning aksi haqiqatdir. E-pochtangizda turli mavzularni qamrab olsangiz, suhbatdoshingiz uchun ko'proq narsalar tushunarli bo'ladi.

Shuning uchun "bir vaqtning o'zida bitta narsa" qoidasini amalda qo'llash yaxshi fikr. Siz yuborgan har bir elektron xabarning bir narsa ekanligiga ishonch hosil qiling. Agar boshqa loyihada muloqot qilish kerak bo'lsa, boshqa elektron pochta xabarini yozing.

Bu o'zingizga savol berish uchun yaxshi vaqt: "Ushbu elektron pochta haqiqatan ham kerakmi?" Shunga qaramay, faqat juda zarur elektron pochta xabarlari elektron pochta xabarini yuborayotgan kishiga hurmatni anglatadi.

Empatiya amaliyoti

Empati - bu dunyoni boshqalarning ko'ziga qarash qobiliyati. Buni qilganingizda ularning fikr va his-tuyg'ularini tushunasiz.

E-pochtani yozganda, so'zlarni o'quvchi nuqtai nazardan o'ylab ko'ring. Siz yozgan hamma narsalar bilan o'zingizdan so'rang:

  • Qabul qilsam, bu gapni qanday talqin qilaman?
  • U belgilash uchun noaniq atamalarni o'z ichiga oladimi?

Bu yozish uslubiga sodda, ammo samarali tuzatish. Sizni o'qigan odamlar haqida o'ylash, ular sizga javob berish uslubini o'zgartiradi.

Mana sizga yordam berish uchun dunyoga qarashning empatik usuli. Ko'pchilik:

  • Banddir. Ular siz xohlagan narsani bilish uchun vaqt topolmaydi va ular sizning elektron pochtangizni o'qishni va tezda javob berishni xohlashadi.
  • Bir iltifotdan rohatlaning. Agar ularga yoki ularning ishlariga ijobiy ta'sir qilsa, buni qiling. Sizning so'zlaringiz behuda ketmaydi.
  • Rahmatga sazovor bo'lishni istayman. Qabul qiluvchining sizga qanday yordam ko'rsatgan bo'lsa, unga rahmat aytishni unutmang. Sizga yordam beradigan ish bo'lsa ham buni amalga oshirishingiz kerak.

Prezentatsiyalar qisqartirilsin

Biror kishiga birinchi marta elektron pochta xabarini yuborganingizda, qabul qiluvchiga kimligingizni aytib berishingiz kerak. Siz buni odatda bitta gapda qilishingiz mumkin. Masalan: “Siz bilan [Tadbir X] uchrashganimdan xursand bo'ldim. "

Mutolaa  Xat shabloni: professional xarajatlarni qoplashni so'rang

Prezentatsiyalarni qisqartirishning bir usuli - ularni yuzma-yuz uchrashgandek yozing. Siz birov bilan uchrashganingizda besh daqiqali monologga o'tishni xohlamaysiz. Shunday qilib, uni elektron pochta orqali qilmang.

Kirish kerakligini bilmayapsiz. Ehtimol, allaqachon qabul qiluvchiga murojaat qilgandirsiz, lekin u sizni eslay olmasligini bilmay qolasiz. Sizning shaxsiy ma'lumotlaringizni elektron imzoingizga qo'yishingiz mumkin.

Bu tushunmovchiliklarning oldini oladi. Siz yana qo'pol ekaningizni biladigan odamga yana tanishasiz. Agar u sizni bilishini bilmasa, imzoingizni tekshirishga ruxsat berishingiz mumkin.

O'zingizni beshta jumlaga cheklab qo'ying

Siz yozgan har bir elektron pochta orqali sizga kerak bo'lgan narsalarni gapirish uchun yetarli jumlalarni qo'llashingiz kerak. Foydali bir amaliy, o'zingizni beshta jumlaga cheklash.

Beshdan kamroq jumlalar ko'pincha shafqatsiz va qo'pol, beshdan ortiq jumlalarni vaqt sarflash.

Ehtimol, beshta jumlaga ega bo'lgan elektron xatni saqlab qolish mumkin bo'lmagan paytlar bo'ladi. Biroq ko'p hollarda beshta jumla yetarli.

Beshta jumlaning tartibini qabul qiling va siz o'zingizning elektron pochtangizni tezroq yozasiz. Siz ko'proq javob olishingiz mumkin.

Qisqa so'zlardan foydalaning

1946da Jorj Orwell yozuvchilarga qisqa vaqt ichida hech qachon uzoq so'zni ishlatmaslikni maslahat berdi.

Ushbu maslahat bugungi kunda ham, ayniqsa, elektron pochta xabarlarini yozishda ham dolzarbdir.

Qisqa so'zlar o'quvchiga hurmat ko'rsatadi. Qisqa so'zlardan foydalanib, siz xabaringizni tushunishingiz osonlashdi.

Bu qisqa jumlalar va xatboshilar uchun ham xuddi shunday. Agar sizning xabaringiz aniq va tushunarli bo'lishini istasangiz, katta hajmli matnlarni yozib qo'ying.

Faol ovozdan foydalaning

Faol ovozni o'qish osonroq. Bundan tashqari, harakat va mas'uliyat da'vat etadi. Haqiqatan ham, faol ovozda jumlalar harakat qiluvchi shaxsga qaratiladi. Passiv ovozda jumlalar ta'sir qiladigan ob'ektga qaratiladi. Passiv ovozda, narsalar yolg'iz sodir bo'lishi mumkin. Odamlar harakatlarida faollik bilan faqatgina narsalar sodir bo'ladi.

Standart tuzilishga tuting

E-pochtangizni qisqa saqlash uchun kalit nima? Foydalanuvchi tuzilmadan foydalaning. Bu sizga yozgan har bir elektron xabar uchun amal qilishingiz mumkin bo'lgan shablon.

Mutolaa  Ish haqi garniturasini bahslashish uchun xat

E-pochtangizni qisqa tutishdan tashqari, standart struktura yordamida siz ham tez yozishga yordam beradi.

Vaqt o'tib, siz uchun ishlaydigan bir tuzilishga ega bo'lasiz. Sizni boshlash uchun oddiy tuzilma:

  • salom
  • Bir iltifot
  • E-pochtangizning sababi
  • Harakatga da'vat
  • Yakunlovchi xabar (Yakunlovchi)
  • imzolash

Keling, ularning har birini chuqur ko'rib chiqaylik.

  • Bu elektron pochtaning birinchi qatori. "Salom, [ismi]" - bu odatiy tabrik.

 

  • Agar kimgadir birinchi marta e-pochtangizga yuborsangiz, iltifot ajoyib boshlanishdir. Yaxshi yozilgan iltifot ham kirish sifatida xizmat qilishi mumkin. Masalan:

 

“[Sana] da [mavzu] bo'yicha taqdimotingiz menga yoqdi. "

«Men sizning blogingizni [mavzu] bo'yicha juda foydali deb topdim. "

“Siz bilan [tadbirda] uchrashish juda mamnun bo'ldi. "

 

  • E-pochtangizning sababi. Ushbu bo'limda siz "Men elektron pochta xabarini so'rayman ..." yoki "Sizga yordam berasizmi deb o'ylar edim ..." deb aytasiz, ba'zan yozish sabablarini tushuntirish uchun sizga ikkita jumla kerak bo'ladi.

 

  • Harakatga da'vat. E-pochtangizning sababini tushuntirgandan so'ng, qabul qiluvchining nima qilishni bilishini tasavvur qiling. Muayyan ko'rsatmalar bering. Masalan:

"Ushbu fayllarni payshanba kunigacha menga yuborishingiz mumkinmi?" "

"Buni yaqin ikki hafta ichida yozib bera olasizmi?" "

"Iltimos, Yannga bu haqda yozing va buni amalga oshirganingizda menga xabar bering. "

Sizning so'rovingizni savol shaklida tuzib, qabul qiluvchiga javob berishga taklif qilinadi. Shu bilan bir qatorda, siz quyidagilarni ham ishlatishingiz mumkin: "buni qachon qilganingizni menga xabar bering" yoki "agar bu sizga mos kelsa, menga xabar bering." "

 

  • so'nggi. E-pochtangizni yuborishdan oldin, yakunlovchi xabarni kiritganingizdan ishonch hosil qiling. Bu sizning harakatga da'vatni takrorlashni va qabul qiluvchining o'zlarini yaxshi his qilishini ta'minlashning ikkilanadigan maqsadiga ega.

 

Yaxshi yopilish bosqichlari misollari:

“Bu boradagi barcha yordamlaringiz uchun tashakkur. "

“Sizning fikringizni eshitish uchun sabrsizlik bilan kutaman. "

«Agar sizda biron bir savol bo'lsa, menga xabar bering. "

  • Sizning imzoingizni salomlashuv xati bilan oldinroq kiritish haqida o'ylashni tugatish.

Bu "Hurmat bilan", "Hurmat bilan", "Xayrli kunlar" yoki "Rahmat" bo'lishi mumkin.