Professional xat - bu turli xil suhbatdoshlar o'rtasidagi rasmiy munosabatlarni ta'minlaydigan yozma hujjat. Bu juda oddiy ichki tuzilishga ega. Aslida bitta sahifada yoki ikkita istisno holatida yozilgan. Professional xat ko'pincha bitta mavzuni o'z ichiga oladi. Ushbu ichki tuzilish afzalliklarga ega. Uning yozish rejasi nima bo'lishidan qat'iy nazar bir xil bo'lishi mumkin. Shubhasiz, maqsadni hisobga olgan holda o'zgarishlar bo'ladi. Biroq, bu oddiy ma'lumot so'rovi, ariza yoki hatto shikoyat. Professional yozishmalar yozish rejasi deyarli o'zgarmaydi.

O'tmish, hozirgi, kelajak: muvaffaqiyatli professional xat uchun uch bosqichli reja

Ushbu xronologik ierarxiyada o'tmish, hozirgi va kelajakdan foydalanish, professional maktub yozish rejasining triptixiga ishora qiladi. Bu har qanday vaziyatda amalga oshiriladigan sodda va samarali rejadir. Savol berish, ma'lumotni etkazish, berilgan mavzuni tushuntirish yoki hatto o'quvchini ishontirish uchun. Tegishli samaradorlikmantiqiy tartib uning tuzilishida kuzatilgan.

 

O'tmish: rejaning 1-bosqichi

Biz ko'pincha maktubni avvalgi holat, dastlabki yoki oldingi holat asosida yozamiz. Bu qabul qilingan xat, uchrashuv, tashrif, telefon orqali suhbat va boshqalar bo'lishi mumkin. Ushbu xatning birinchi qismini yozishdan maqsad, yuborish sabablarini etkazishdir. Yoki shunchaki vaziyatni tavsiflovchi kontekst. Faktlarni eslatish odatda bitta jumla bilan ifodalanadi. Biroq, ushbu jumlani pastki jumlalarda qurish qulayroq. Illyustratsiya qilish uchun biz quyidagi iboralarga ega bo'lamiz:

  • Men sizning xatingizni qabul qilganimni tasdiqlayman, menga ...
  • Sizning xatingizda ………
  • Siz bizning bilimimizga olib keldingiz ...
  • XXX gazetasi tomonidan chop etilgan press-relizingizni hisobga olgan holda (ma'lumot n ° 12345), biz hozirda ...
  • Hisobingizni tekshirgandan so'ng biz topdik ...

Xatni yozish sababi o'tgan fakt bilan bog'liq bo'lmagan holatlarda. O'sha paytda bizda muallif o'zini va uning tashkilotini tanishtiradigan xatning birinchi xatboshisi mavjud. So'ngra so'rovingizni ko'rsatish yoki uning turli xil xizmatlarini taklif qilish orqali davom eting. Masalan, ma'lumot so'rovi yoki xizmat taklifi doirasida biz quyidagi iboralarga ega bo'lishimiz mumkin:

  • Xavfsizlik sohasi mutaxassislari sifatida biz bunga erishamiz….
  • Mijozlarimizning mamnuniyatiga ega bo'lib, biz ...
  • Biz mijozlarimiz uchun rejalashtirganimizni e'lon qilishdan juda mamnunmiz ...

O'z-o'zidan amalga oshiriladigan dastur (amaliyot yoki ish joyi) kontekstida biz quyidagi iboralarga ega bo'lishimiz mumkin:

  • Sizning kompaniyangiz diqqatimni tortdi va talaba sifatida ……………………………………………………………………………………………
  • Yaqinda ...

Xat yuborilgan qabul qiluvchi birinchi xatboshidan boshlab xatingiz mavzusini tushunishi kerak.

Hozirgi: rejaning ikkinchi bosqichi

Rejaning ushbu ikkinchi qismida xatning T davrida yozilishini asoslovchi sabablar nazarda tutilgan, avvalgi holatga kelsak, birinchi qismida ko'rsatilgan. Bu darajada, bu bahslashish, ma'lumot berish, tushuntirish yoki hatto so'roq qilish haqida. Vaziyatning murakkabligiga qarab, ushbu qism to'liq xatboshida yozilishi yoki bitta fikrda asosiy g'oyani taqdim etishi mumkin. Illyustratsiya qilish uchun biz quyidagi iboralarga ega bo'lamiz:

  • … N ° schyot-fakturasi o'chirilmaganligini ta'kidlab, biz…
  • Tashkilotimizga a'zolik sizni ishontiradi ...
  • Shartnomada ish kunini… sanasida boshlash ko'zda tutilganiga qaramay, biz hayrat bilan kuzatamiz va janob tomonidan bildirilgan kechikishlarni tushunishda muammolarga duch keldik.

Kelajak: rejaning 3-bosqichi

Ushbu uchinchi va oxirgi qism hisobot berish orqali dastlabki ikkitasini yopadi oqibat kelinglar.

Yoki biz xat muallifi sifatida niyatimizni bildiramiz va shu tariqa quyidagi iboralardan foydalanishimiz mumkin:

  • Bugun men o'zingiz so'ragan narsalarni yuborish bilan shug'ullanaman
  • Biz almashtirishga tayyormiz ... albatta asl nusxasini hisobga olgan holda.
  • Iltimos, chiptaxonaga yaqinlashing… ..

Yoki biz istak bildiramiz, qabul qiluvchidan harakat qilish yoki munosabat bildirishni so'rab yoki rag'batlantiramiz. Shunday qilib biz quyidagi formulalarga ega bo'lishimiz mumkin:

  • Sizni peshtaxtaga yaqinlashishga taklif qilishadi
  • Shuning uchun tezkor ravishda mutaxassislaringizni chaqirishingizni so'rayman ...
  • Ushbu vaziyatni hal qilish uchun sizning tezkorligingiz sabrsizlik bilan kutilmoqda.

Ushbu xatni yozish maqsadi potentsial argument bilan birga bo'lishi mumkin:

  • Siz shartnomani umumiy va o'ziga xos qoidalariga muvofiq vaziyatni imkon qadar tezroq (ob'ektiv) o'zgartirasiz. (Dalil)
  • Mening etkazib berishni imkon qadar tezroq tashkil qila olasizmi? ? (Maqsad) Sotish shartlarini hisobga olgan holda etkazib berish rejalashtirilgan sanada amalga oshirilishi kerakligini eslatish befoyda. (Dalil)

 

Professional maktubingizni yopish uchun zarur bo'lgan muloyim formulalar !

Professional xatni to'g'ri tugatish uchun muloyim ibora yozish kerak. Aslida bu iboradan iborat bo'lgan er-xotin muloyim formuladir, shuningdek, "oldindan xulosa qilish" formulasidan iborat.

Yoki bizda samimiylikni aks ettiruvchi xushmuomalalik formulasi mavjud:

  • Bizning minnatdorchiligimizni oldindan oling ...
  • Ushbu kutilmagan holat uchun uzr so'raymiz
  • Men uni har doim yig'ilishda muhokama qilish uchun tayyor bo'laman
  • Biz bilan istalgan vaqtda bog'lanishingiz mumkin ...
  • Umid qilamizki, ushbu taklif sizning taxminlaringizni qondiradi va qo'shimcha ma'lumot uchun, albatta, sizning ixtiyoringizda bo'lamiz.

Yoki bizda odobli formulalar mavjud:

  • Xonim, janob, hurmat bilan qabul qilishingizni so'raymiz.
  • Iltimos, janob, bizning eng yaxshi his-tuyg'ularimizni ifoda etishda.
  • Iltimos, xonim, bizning eng ezgu tilaklarimizni qabul qiling.

 

Professional rejani yozishda ushbu rejaning afzalligi, bir tomondan uning mazmunini yozishda hushyorligi, boshqa tomondan, qabul qiluvchiga nisbatan o'qish soddaligida. Biroq, ushbu vaqt jadvalini yanada murakkab va uzoqroq tarkib uchun tavsiya etilmaydi.