Chop etish uchun do'st, PDF & Email

Le courrier électronique est depuis longtemps un outil essentiel pour les communications professionnelles, mais un sondage mené par Sendmail. A révélé qu’il avait causé des tensions, une confusion ou d’autres conséquences négatives à 64% des professionnels.

Xo'sh, siz buni elektron pochtangiz bilan qanday qilib oldini olishingiz mumkin? Xo'sh, kerakli natijalarni bergan elektron pochtani qanday yozish mumkin? Ushbu maqolada biz sizning elektron pochtangizni aniq, samarali va muvaffaqiyatli bo'lishini ta'minlash uchun foydalanishingiz mumkin bo'lgan strategiyalarni ko'rib chiqamiz.

O'rtacha bir ofis xodimi kuniga 80 xatlar haqida ma'lumot oladi. Ushbu hajmdagi xabarlar bilan shaxsiy xabarlar osongina unutilishi mumkin. Ushbu oddiy qoidalarga amal qiling, shunda elektron pochtangizlar farqlanadi va ishlatiladi.

  1. Elektron pochta orqali juda ko'p muloqot qilmang.
  2. Ob'ektlardan yaxshi foydalaning.
  3. Ochiq va qisqa xabarlar qiling.
  4. Muloyim bo'ling.
  5. Ovozingizni tekshiring.
  6. Qayta o'qib chiqing.

Elektron pochta orqali juda ko'p muloqot qilmang

L’une des plus grandes sources de stress au travail est le volume considérable d’emails que les gens reçoivent. Alors, avant de commencer à écrire un email, demandez-vous: “Est-ce vraiment nécessaire ?”

Dans ce cadre, vous devez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour traiter les questions susceptibles de faire l’objet de discussions en retour. Utilisez un outil de planification des communications et identifiez les canaux les mieux adaptés aux différents types de messages.

Mumkin bo'lgan bo'lsa, yomon xabarni shaxsan etkazing. Bu sizning xabaringiz noto'g'ri qabul qilingan bo'lsa, sizni empatiya, rahm-shafqat va tushunish bilan bog'lash va o'zingizni qutqarishingizga yordam beradi.

Ob'ektlardan yaxshi foydalaning

Un titre de journal a deux fonctions : il capte votre attention et résume l’article afin que vous puissiez décider de le lire ou non. L’objet de votre message électronique devrait faire la même chose.

Ob'ekt vide risque davantage d’être négligée ou rejeté en tant que “spam”. Utilisez donc toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire le contenu de l’e-mail.

Vous voudrez peut-être inclure la date dans l’objet si votre message fait partie d’une série d’e-mails réguliers, tels qu’un rapport de projet hebdomadaire. Pour un message nécessitant une réponse, vous pouvez également inclure un appel à l’action, tel que “Je vous prie de avant le 7 novembre”.

Mutolaa  Yo'qolgan taqdirda elektron pochta xabarini yozing

Une ligne d’objet bien écrite, comme celle ci-dessous, fournit les informations les plus importantes sans que le destinataire n’ait même à ouvrir l’email. Cela sert d’invite qui rappelle aux destinataires votre réunion chaque fois qu’ils consultent leur boîte de réception.

 

Yomon misol Yaxshi namuna
 
Mavzu: uchrashuv Mavzu: GATEWAY jarayonida uchrashuv - 09h Fevral 25 fevral

 

Xabarlarni aniq va qisqacha saqlang

An'anaviy ish harflari kabi elektron pochta xabarlari aniq va qisqa bo'lishi kerak. So'zlarni qisqa va aniq saqlang. E-pochtaning to'g'ridan-to'g'ri va ma'lumotli bo'lishi kerak va barcha tegishli ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak.

Contrairement aux lettres traditionnelles, l’envoi de plusieurs courriels ne coûte pas plus cher que d’en envoyer un seul. Donc, si vous avez besoin de communiquer avec quelqu’un sur un certain nombre de sujets différents, envisagez d’écrire un email séparé pour chacun. Cela clarifie le message et permet à votre correspondant de répondre à un sujet à la fois.

 

Yomon misol Yaxshi misol
Mavzu: Sotuvdagi hisoboti uchun tuzatish

 

Xristian Michelin,

 

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente. Je pense aussi que le ton pourrait être plus formel.

 

De plus, je tenais à vous informer que j’ai programmé ce vendredi une réunion avec le service des relations publiques sur la nouvelle campagne publicitaire. Elle est à 11h00 et sera dans la petite salle de conférence.

 

S’il vous plaît, faîtes-moi savoir si vous êtes disponible.

 

Rahmat,

 

Camille

Mavzu: Sotuvdagi hisoboti uchun tuzatish

 

Xristian Michelin,

 

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente.

 

Menimcha, bu ohang yanada rasmiy bo'lishi mumkin.

 

Buni ushbu izohlar bilan o'zgartirishingiz mumkinmi?

 

Mehnatingiz uchun rahmat!

 

Camille

 

(Camille PR uchrashuvi haqida yana bir elektron xat yuboradi.)

 

Il est important de trouver un équilibre ici. Vous ne voulez pas bombarder quelqu’un avec des emails, et il est logique de combiner plusieurs points connexes en un seul courrier. Quand cela se produit, gardez les choses simples  avec des paragraphes numérotés ou des puces, et envisagez de “découper” les informations en petites unités bien organisées pour faciliter la digestion.

Notez également que dans le bon exemple ci-dessus, Camille a précisé ce qu’elle voulait que Michelin fasse (dans ce cas, modifiez le rapport). Si vous aidez les gens à savoir ce que vous voulez, il y a de meilleures chances qu’ils vous le donnent.

Muloyim bo'ling

Odamlar tez-tez xatlarni an'anaviy xatlarga qaraganda kamroq rasmiy deb hisoblaydilar. Lekin siz yuborgan xabarlar o'zingizning kasbiy malakangizni aks ettiradi, qadriyatlaringiz va e'tiboringizni batafsil ma'lumotga ega bo'lishingiz muhimdir, shuning uchun muayyan darajada rasmiyatchilik zarur.

Sauf si vous êtes en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage informel, l’argot, le jargon et les abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent être utiles pour clarifier votre intention, mais il est préférable de les utiliser uniquement avec des personnes que vous connaissez bien.

Vaziyatga qarab xabaringizni "Hurmat bilan", "Sizga yaxshi kun / kechqurun" yoki "Sizga yaxshilik" bilan yoping.

Les destinataires peuvent décider d’imprimer des courriels et de les partager avec d’autres personnes, alors soyez toujours poli.

Ohangni tekshiring

Odamlar bilan yuzma-yuz uchrashganimizda, ular qanday his etayotganini baholash uchun tanaviy tilini, vokal tonlarini va yuz ifodalarini ishlatamiz. E-mail bizni bu axborotdan mahrum qiladi, demak, odamlar bizning xabarlarimizni noto'g'ri tushunganligini bilmaymiz.

Votre choix de mots, la longueur d’une phrase, la ponctuation et la capitalisation peuvent facilement être mal interprétés sans indices visuels et auditifs. Dans le premier exemple ci-dessous, Louise pourrait penser que Yann est frustré ou en colère, mais, en réalité, il se sent bien.

 

Yomon misol Yaxshi misol
Luiza,

 

J’ai besoin de votre rapport avant 17 heures aujourd’hui ou je vais manquer mon échéance.

 

Yann

Xristian Luiza,

 

Ushbu hisobotda ishlaganingiz uchun tashakkur. 17 soatdan oldin siz menga versiyani taqdim qila olasizmi?

 

Oldindan rahmat,

 

Yann

 

E-pochtangizning his-tuyg'ularini "his qilish" haqida o'ylang. Agar sizning maqsadlaringiz yoki his-tuyg'ularingiz noto'g'ri tushunilgan bo'lsa, so'zlaringizni ifodalashning noaniq usulini toping.

proofreading

Enfin, avant de cliquer sur “Envoyer”, prenez un moment pour vérifier si votre email contient des fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos courriels font autant partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez. Il est donc mal vu d’envoyer un message contenant des fautes en séries.

Sinov jarayonida e-pochtangizning uzunligiga diqqat qiling. Odamlar uzoq, ajratilgan e-pochtalarga qaraganda qisqacha, ixcham e-pochtalarni o'qishga ko'proq mos keladi, shuning uchun siz kerakli ma'lumotlarni tashlamasdan elektron pochtangiz imkon qadar qisqa ekanligiga ishonch hosil qiling.

Asosiy fikrlar

Ko'pchiligimiz kunimizning yaxshi qismini sarf qilmoqdamiz elektron pochta xabarlarini o'qish va yozish. Ammo biz yuboradigan xabarlar boshqalar uchun chalkash bo'lishi mumkin.

Samarali elektron pochta xabarlarini yozish uchun avval ushbu kanaldan foydalanishingiz kerakmi deb so'rang. Ba'zan telefonni qabul qilish yaxshi bo'lishi mumkin.

E-pochtangizni aniq va aniq yozing. Ularni faqat ularni ko'rishga muhtoj bo'lgan odamlarga yuboring va keyinchalik qabul qilmoqchi bo'lgan narsani aniq ko'rsatib bering.

N’oubliez pas que vos courriels sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs et de votre souci du détail. Essayez d’imaginer comment d’autres pourraient interpréter le ton de votre message. Soyez poli et vérifiez toujours ce que vous avez écrit avant de cliquer sur “envoyer”.