Elektron pochta uzoq vaqtdan beri biznes aloqalari uchun muhim vosita bo'lib kelgan, ammo Sendmail tomonidan o'tkazilgan so'rov. Bu mutaxassislarning 64 foizida keskinlik, chalkashlik yoki boshqa salbiy oqibatlarga olib kelgan.
Xo'sh, siz buni elektron pochtangiz bilan qanday qilib oldini olishingiz mumkin? Xo'sh, kerakli natijalarni bergan elektron pochtani qanday yozish mumkin? Ushbu maqolada biz sizning elektron pochtangizni aniq, samarali va muvaffaqiyatli bo'lishini ta'minlash uchun foydalanishingiz mumkin bo'lgan strategiyalarni ko'rib chiqamiz.
O'rtacha bir ofis xodimi kuniga 80 xatlar haqida ma'lumot oladi. Ushbu hajmdagi xabarlar bilan shaxsiy xabarlar osongina unutilishi mumkin. Ushbu oddiy qoidalarga amal qiling, shunda elektron pochtangizlar farqlanadi va ishlatiladi.
- Elektron pochta orqali juda ko'p muloqot qilmang.
- Ob'ektlardan yaxshi foydalaning.
- Ochiq va qisqa xabarlar qiling.
- Muloyim bo'ling.
- Ovozingizni tekshiring.
- Qayta o'qib chiqing.
Elektron pochta orqali juda ko'p muloqot qilmang
Ishdagi stressning eng katta manbalaridan biri bu odamlarning elektron pochta xabarlarining ko'pligidir. Shunday qilib, elektron pochta yozishni boshlashdan oldin, o'zingizdan so'rang: "Bu haqiqatan ham kerakmi?"
Shu nuqtai nazardan, munozara mavzusi bo'lishi mumkin bo'lgan savollarni hal qilish uchun siz telefon yoki tezkor xabar almashishdan foydalanishingiz kerak. Aloqa rejalashtirish vositasidan foydalaning va har xil turdagi xabarlar uchun eng yaxshi kanallarni aniqlang.
Mumkin bo'lgan bo'lsa, yomon xabarni shaxsan etkazing. Bu sizning xabaringiz noto'g'ri qabul qilingan bo'lsa, sizni empatiya, rahm-shafqat va tushunish bilan bog'lash va o'zingizni qutqarishingizga yordam beradi.
Ob'ektlardan yaxshi foydalaning
Gazeta sarlavhasi ikkita vazifani bajaradi: u sizning e'tiboringizni jalb qiladi va maqolani umumlashtiradi, shunda siz uni o'qish yoki o'qmaslik haqida qaror qabul qilishingiz mumkin. Sizning elektron pochtangizning mavzu satri ham xuddi shunday qilishi kerak.
Ob'ekt bo'sh joy ko'proq e'tibordan chetda qoladi yoki "spam" sifatida rad etiladi. Shunday qilib, qabul qiluvchiga xat nima haqida ekanligini aytish uchun har doim bir nechta yaxshi tanlangan so'zlardan foydalaning.
Agar sizning xabaringiz haftalik loyiha hisoboti kabi oddiy elektron pochta seriyasining bir qismi bo'lsa, mavzu qatoriga sanani qo'shishingiz mumkin. Javobni talab qiladigan xabar uchun “Iltimos, 7-noyabrgacha” kabi harakatga chaqiruvni ham kiritishingiz mumkin.
Yaxshi yozilgan mavzu qatori, quyida bo'lgani kabi, eng muhim ma'lumotlarni qabul qiluvchiga xatni ochmasdan ham beradi. Bu qabul qiluvchilar o'zlarining kirish qutilarini tekshirganda, sizning uchrashuvingizni eslatib turadigan taklif bo'lib xizmat qiladi.
| Yomon misol Yaxshi namuna |
|
| Mavzu: uchrashuv | Mavzu: GATEWAY jarayonida uchrashuv - 09h Fevral 25 fevral |
Xabarlarni aniq va qisqacha saqlang
An'anaviy ish harflari kabi elektron pochta xabarlari aniq va qisqa bo'lishi kerak. So'zlarni qisqa va aniq saqlang. E-pochtaning to'g'ridan-to'g'ri va ma'lumotli bo'lishi kerak va barcha tegishli ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak.
An'anaviy xatlardan farqli o'laroq, bir nechta elektron pochta xabarlarini yuborish bitta yuborishdan ko'ra qimmatga tushmaydi. Shunday qilib, agar siz bir nechta turli mavzularda kimdir bilan muloqot qilishingiz kerak bo'lsa, har biri uchun alohida elektron pochta yozishni o'ylab ko'ring. Bu xabarni aniqlaydi va muxbiringizga bir vaqtning o'zida bitta mavzuga javob berishga imkon beradi.
| Yomon misol | Yaxshi misol |
| Mavzu: Sotuvdagi hisoboti uchun tuzatish
Xristian Michelin,
O'tgan hafta ushbu hisobotni yuborganingiz uchun tashakkur. Men uni kecha o'qib chiqdim va 2-bob bizning savdo ko'rsatkichlarimiz haqida aniqroq ma'lumot talab qilishini his qildim. Menimcha, ohang yanada rasmiyroq bo'lishi mumkin.
Qo'shimchasiga shuni ma'lum qilmoqchimanki, men ushbu juma kuni yangi reklama kampaniyasi bo'yicha jamoatchilik bilan aloqalar bo'limi bilan uchrashuv belgilaganman. U soat 11:00 da va kichik konferentsiya zalida bo'ladi.
Agar mavjud bo'lsangiz, iltimos, menga xabar bering.
Rahmat,
Camille |
Mavzu: Sotuvdagi hisoboti uchun tuzatish
Xristian Michelin,
O'tgan hafta ushbu hisobotni yuborganingiz uchun tashakkur. Men uni kecha o'qib chiqdim va 2-bob bizning savdo ko'rsatkichlarimiz haqida aniqroq ma'lumot talab qilishini his qildim.
Menimcha, bu ohang yanada rasmiy bo'lishi mumkin.
Buni ushbu izohlar bilan o'zgartirishingiz mumkinmi?
Mehnatingiz uchun rahmat!
Camille
(Camille PR uchrashuvi haqida yana bir elektron xat yuboradi.) |
Bu erda muvozanatni saqlash juda muhimdir. Siz kimnidir elektron pochta xabarlari bilan bombardimon qilishni xohlamaysiz va bir nechta tegishli fikrlarni bitta postda birlashtirish mantiqan. Bu sodir bo'lganda, uni raqamlangan paragraflar yoki o'q nuqtalari bilan sodda saqlang va hazm qilishni osonlashtirish uchun ma'lumotni kichik, yaxshi tashkil etilgan birliklarga "kesish" haqida o'ylang.
Shuni ham yodda tutingki, yuqoridagi yaxshi misolda Kamil Misheldan nima qilishni xohlayotganini ko'rsatdi (bu holda, hisobotni o'zgartiring). Agar siz odamlarga nimani xohlayotganingizni bilishga yordam bersangiz, ular buni sizga berishlari mumkin.
Muloyim bo'ling
Odamlar tez-tez xatlarni an'anaviy xatlarga qaraganda kamroq rasmiy deb hisoblaydilar. Lekin siz yuborgan xabarlar o'zingizning kasbiy malakangizni aks ettiradi, qadriyatlaringiz va e'tiboringizni batafsil ma'lumotga ega bo'lishingiz muhimdir, shuning uchun muayyan darajada rasmiyatchilik zarur.
Agar kimdir bilan yaxshi munosabatda bo'lmasangiz, norasmiy til, jarang, jargon va nomaqbul qisqartmalardan saqlaning. Imo-ishoralar niyatingizni aniqlashda yordam berishi mumkin, lekin ulardan faqat yaxshi biladigan odamlar bilan foydalanish yaxshidir.
Vaziyatga qarab xabaringizni "Hurmat bilan", "Sizga yaxshi kun / kechqurun" yoki "Sizga yaxshilik" bilan yoping.
Qabul qiluvchilar elektron pochta xabarlarini chop etish va ularni boshqalar bilan baham ko'rishni tanlashi mumkin, shuning uchun har doim xushmuomala bo'ling.
Ohangni tekshiring
Odamlar bilan yuzma-yuz uchrashganimizda, ular qanday his etayotganini baholash uchun tanaviy tilini, vokal tonlarini va yuz ifodalarini ishlatamiz. E-mail bizni bu axborotdan mahrum qiladi, demak, odamlar bizning xabarlarimizni noto'g'ri tushunganligini bilmaymiz.
Siz tanlagan so'zlar, jumla uzunligi, tinish belgilari va bosh harflar vizual va eshitish belgilarisiz osongina noto'g'ri talqin qilinishi mumkin. Quyidagi birinchi misolda Luiza Yannni hafsalasi pir bo'lgan yoki g'azablangan deb o'ylashi mumkin, lekin aslida u o'zini yaxshi his qiladi.
| Yomon misol | Yaxshi misol |
| Luiza,
Bugun soat 17:XNUMX gacha hisobotingiz kerak, aks holda muddatni o'tkazib yuboraman.
Yann |
Xristian Luiza,
Ushbu hisobotda ishlaganingiz uchun tashakkur. 17 soatdan oldin siz menga versiyani taqdim qila olasizmi?
Oldindan rahmat,
Yann |
E-pochtangizning his-tuyg'ularini "his qilish" haqida o'ylang. Agar sizning maqsadlaringiz yoki his-tuyg'ularingiz noto'g'ri tushunilgan bo'lsa, so'zlaringizni ifodalashning noaniq usulini toping.
proofreading
Nihoyat, “Yuborish” tugmasini bosishdan oldin elektron pochtangizni imlo, grammatika va tinish belgilarida xatolar bor-yo‘qligini tekshirib ko‘ring. Sizning elektron pochta xabarlaringiz kiygan kiyimingiz kabi professional imidjingizning bir qismidir. Shuning uchun ketma-ket xatolarni o'z ichiga olgan xabarni yuborish mantiqiy.
Sinov jarayonida e-pochtangizning uzunligiga diqqat qiling. Odamlar uzoq, ajratilgan e-pochtalarga qaraganda qisqacha, ixcham e-pochtalarni o'qishga ko'proq mos keladi, shuning uchun siz kerakli ma'lumotlarni tashlamasdan elektron pochtangiz imkon qadar qisqa ekanligiga ishonch hosil qiling.
Asosiy fikrlar
Ko'pchiligimiz kunimizning yaxshi qismini sarf qilmoqdamiz elektron pochta xabarlarini o'qish va yozish. Ammo biz yuboradigan xabarlar boshqalar uchun chalkash bo'lishi mumkin.
Samarali elektron pochta xabarlarini yozish uchun avval ushbu kanaldan foydalanishingiz kerakmi deb so'rang. Ba'zan telefonni qabul qilish yaxshi bo'lishi mumkin.
E-pochtangizni aniq va aniq yozing. Ularni faqat ularni ko'rishga muhtoj bo'lgan odamlarga yuboring va keyinchalik qabul qilmoqchi bo'lgan narsani aniq ko'rsatib bering.
Esda tutingki, sizning elektron pochtangiz sizning professionalligingiz, qadriyatlaringiz va tafsilotlarga bo'lgan e'tiboringizni aks ettiradi. Boshqalar sizning xabaringiz ohangini qanday izohlashi mumkinligini tasavvur qilishga harakat qiling. Xushmuomala bo'ling va har doim "yuborish" tugmasini bosishdan oldin yozganlaringizni ikki marta tekshiring.
