Dòng tiêu đề là một khía cạnh thiết yếu của bất kỳ thông điệp chuyên nghiệp nào mà bạn muốn gửi qua email. Để email của bạn đạt được mục đích của nó, dòng tiêu đề phải thu hút sự chú ý của bạn một cách thích hợp. Nhiều người không coi trọng khía cạnh này của email của họ. Trên thực tế, một số người chỉ gửi email không có chủ đề và mong đợi kết quả từ những email như vậy! Thêm dòng tiêu đề vào email doanh nghiệp của bạn không phải là một tính năng tùy chọn khi viết email doanh nghiệp, nó là một phần quan trọng của nó.
Hãy xem nhanh một số lý do tại sao email doanh nghiệp của bạn thực sự cần đối tượng.
Ngăn thư của bạn bị coi là không mong muốn
Email được gửi không có chủ đề có thể bị gửi vào thư mục thư rác hoặc thư rác. Điều này được thực hiện tự động, mọi người không coi trọng các thư trong thư mục spam. Ngoài ra, hầu hết những người mà bạn gửi email công việc đều quá bận rộn để quét thư mục thư rác của họ. Nếu bạn thực sự muốn email của mình được đọc, hãy đảm bảo rằng chủ đề email của bạn được xác định rõ.
Ngăn chặn việc xóa email của bạn
Một email không có chủ đề có thể được coi là không đáng đọc. Khi mọi người kiểm tra email của họ, họ có thể xóa các email không có chủ đề. Và họ có lý do chính đáng cho điều đó. Đầu tiên, email có thể được coi là một loại virus. Hầu hết các email nhạy cảm đều có dòng tiêu đề trống; do đó, người nhận của bạn có thể chỉ cần xóa nó để ngăn chặn bất kỳ vi rút nào xâm nhập vào hộp thư hoặc máy tính của họ. Thứ hai, những email không có chủ đề có thể bị người nhận của bạn coi là không liên quan. Vì đã quen với việc nhìn thấy dòng tiêu đề trước, những người không có dòng tiêu đề có thể sẽ bị xóa hoặc không được đọc, vì chúng có thể bị coi là không liên quan.
Thu hút sự chú ý của người nhận
Dòng tiêu đề của email tạo ấn tượng đầu tiên cho người đối thoại của bạn. Trước khi mở e-mail, về nguyên tắc, chủ đề chỉ chủ đề cho người nhận và thường sẽ xác định xem e-mail có được mở hay không. Do đó, chức năng chính của dòng tiêu đề là thu hút sự chú ý của người nhận để khiến họ mở và đọc email. Điều này có nghĩa là dòng tiêu đề là một trong những yếu tố quan trọng quyết định email của bạn có được đọc hay không (tên và địa chỉ email của bạn cũng rất quan trọng trong việc đảm bảo điều này).
Không thể phóng đại tầm quan trọng của dòng tiêu đề. Tuy nhiên, nó không chỉ là việc có một dòng tiêu đề trong email của bạn để ngăn chặn việc gửi thư rác hoặc xóa. Tập trung vào một dòng chủ đề đạt được mục tiêu mong muốn. Đó là một dòng chủ đề sẽ truyền cảm hứng cho người nhận mở email của bạn, đọc nó và thực hiện hành động.
Viết dòng tiêu đề hiệu quả
Mọi email doanh nghiệp đều được thiết kế để tạo ra tác động trong tâm trí người nhận. Một chủ đề có hiệu quả và được thiết kế tốt là điểm khởi đầu cần thiết để đạt được mục tiêu này. Chúng ta hãy xem xét những điều cơ bản để viết một dòng tiêu đề hiệu quả cho email doanh nghiệp.
Làm cho nó chuyên nghiệp
Chỉ sử dụng ngôn ngữ chính thức hoặc chuyên nghiệp cho các đối tượng của bạn. Email công việc thường là bán chính thức hoặc trang trọng. Điều này có nghĩa là các dòng chủ đề của bạn phải phản ánh điều này để email của bạn trở nên chuyên nghiệp và có liên quan.
Làm cho nó có liên quan
Dòng chủ đề của bạn nên được người nhận quan tâm. Nó phải được coi là có liên quan để email của bạn được đọc. Nó cũng phải phản ánh đúng mục đích của email của bạn. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, dòng tiêu đề nên nêu rõ tên của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển.
Hãy ngắn gọn
Dòng tiêu đề của email doanh nghiệp không cần phải dài. Nó có nghĩa là để thu hút sự chú ý của người nhận trong một lần rơi. Càng để lâu, nó càng trở nên không thú vị. Điều này sẽ làm giảm cơ hội đọc. Người nhận kiểm tra email trên thiết bị di động có thể không nhìn thấy tất cả các dòng tiêu đề dài. Điều này có thể ngăn người đọc nhìn thấy thông tin quan trọng trong dòng tiêu đề. Do đó, bạn nên giữ cho dòng tiêu đề của email doanh nghiệp ngắn gọn để có thể đọc được email của bạn.
Làm cho nó chính xác
Điều quan trọng là làm cho chủ đề của bạn cụ thể. Nó chỉ nên mang một thông điệp. Nếu email của bạn nhằm truyền tải nhiều thông điệp (tốt nhất là nên tránh), thì điều quan trọng nhất phải được phản ánh trong dòng chủ đề. Bất cứ khi nào có thể, một email doanh nghiệp chỉ nên có một chủ đề, một chương trình làm việc. Nếu cần phải gửi nhiều thư cho một người nhận, nên gửi các email riêng biệt cho các mục đích khác nhau.
Làm điều đó không có lỗi
Kiểm tra lỗi ngữ pháp và lỗi đánh máy. Hãy nhớ rằng, đó là ấn tượng đầu tiên. Nếu lỗi ngữ pháp hoặc lỗi đánh máy xuất hiện từ dòng tiêu đề, bạn đã tạo ra ấn tượng tiêu cực trong tâm trí người nhận. Nếu email của bạn được đọc, toàn bộ email có thể bị tô màu với cái nhìn tiêu cực, do đó, điều cần thiết là bạn phải đọc kỹ dòng chủ đề trước khi gửi email công việc.
