Báo cáo: 4 điểm cần biết để thành công
Bạn phải làm một báo cáohoặc một báo cáo, theo yêu cầu của người quản lý của bạn. Nhưng, bạn không biết bắt đầu từ đâu hoặc làm thế nào để xây dựng nó.
Ở đây, tôi tiết lộ một thủ tục đơn giản trong các điểm 4 để nhận ra báo cáo này một cách hiệu quả và với một tốc độ nhất định. Nó phải được viết trong một niên đại logic.
Việc sử dụng một báo cáo là gì?
Nó mang lại khả năng cho người mà nó dự định có thể dựa vào dữ liệu được trình bày để quyết định một hành động. Thông tin được ghi lại trong báo cáo giúp có thể trả lời một hoặc nhiều câu hỏi cần thiết cho việc ra quyết định.
Điều đó nói rằng, một nhân viên có thể viết một báo cáo để cung cấp các đề xuất cho người giám sát của mình về một chủ đề cụ thể để thực hiện các cải tiến, ví dụ về tổ chức dịch vụ hoặc thay thế vật liệu. Một báo cáo là một cách tuyệt vời để giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới của mình.
Tùy thuộc vào mục đích của báo cáo, bản trình bày của nó có thể khác nhau, tuy nhiên thủ tục tôi tiết lộ dưới đây là hợp lệ cho tất cả các báo cáo bạn sẽ phải thực hiện.
Điểm đầu tiên - Yêu cầu phải chính xác và rõ ràng.
Điểm đầu tiên này sẽ là điểm quan trọng mà tất cả công việc của bạn sẽ được dựa trên. Nó cũng sẽ phân định khu vực có liên quan.
Người nhận báo cáo
- Chính xác thì anh ta muốn gì từ báo cáo của bạn?
- Mục đích và mục tiêu của báo cáo cho anh ta là gì?
- Báo cáo sẽ hữu ích cho người nhận của bạn như thế nào?
- Người nhận đã biết chủ đề chưa?
- Biết kiến thức của mình là gì để không lặp lại thông tin đã biết.
Trường hợp và các phương thức
- Tình hình là gì?
- Những lý do liên quan đến yêu cầu báo cáo: khó khăn, chuyển biến, diễn biến, sửa đổi, cải tiến?
Điểm thứ hai - xem xét, chọn và thu thập thông tin cần thiết.
Thông tin có thể là nhiều, cho dù ghi chú, tài liệu hoặc các báo cáo khác, và nhiều nguồn khác nhau, nhưng điều quan trọng là phải chọn lọc để chỉ nhớ những người cần thiết, thiết yếu và cần thiết và không được mang đi bởi thông tin ít quan tâm hoặc lặp đi lặp lại có thể gây hại cho báo cáo cuối cùng. Do đó, bạn chỉ nên sử dụng thông tin thích hợp nhất tương ứng với báo cáo được yêu cầu.
Điểm thứ ba - tổ chức và thực hiện kế hoạch
Thông thường, kế hoạch bắt đầu với phần giới thiệu, sau đó tiếp tục với sự phát triển và kết thúc bằng một kết luận.
Dưới đây, kế hoạch tiếp xúc là kế hoạch thường gặp. Vai trò của giới thiệu và kết luận không khác nhau, giữ vai trò nội tại của họ. Ngược lại, sự phát triển có thể được hình thành theo một cách khác nhau theo báo cáo mà bạn sẽ phải nhận ra.
Giới thiệu báo cáo
Nó cung cấp thông tin thiết yếu liên quan đến lý do của báo cáo; động cơ của nó, ý định của nó, raison d'être của nó, những đặc quyền của nó.
Thông tin này nên tập hợp lại trong một vài từ mục đích của báo cáo, trong một văn bản súc tích trong khi được chi tiết và đầy đủ.
Nó hoàn toàn vô tình để bỏ qua phần giới thiệu, vì nó mô tả trước dữ liệu chính xác của yêu cầu cho phép người nhận cũng như biên tập viên của báo cáo chắc chắn đã hiểu lẫn nhau. Nó cũng giúp ghi nhớ các điều khoản của yêu cầu, tình hình, các điều kiện khi báo cáo không được kiểm tra ngay lập tức hoặc nếu cần xem xét lại sau.
Sự phát triển của báo cáo
Phát triển thường được chia thành ba phần.
- Một hàng tồn kho hữu hình và vô tư về tình hình hoặc bối cảnh, đó là, một tuyên bố chi tiết về những gì đã có sẵn.
- Một đánh giá rõ ràng về những gì đang ở chỗ làm nổi bật cả hai khía cạnh tích cực và tiêu cực trong khi đề xuất một phân tích chỉ là gợi mở và bê tông khi cần thiết.
- Tư vấn, đề xuất và khuyến nghị, càng nhiều càng tốt liên quan đến những lợi ích rơi vào họ.
Kết luận của báo cáo
Nó không nên chứa bất kỳ chủ đề mới nào không được chỉ định trong quá trình phát triển. Nếu không có một bài phát biểu ngắn gọn về sự phát triển, đó là để đưa ra một câu trả lời bằng cách đề xuất rõ ràng một hoặc các giải pháp sau đây cho các khuyến nghị được quy định trong điều này.
Điểm thứ tư - Viết báo cáo
Một số quy tắc chung cho tất cả các bài xã luận phải được tôn trọng. Nhấn mạnh sẽ được đặt trên một từ vựng dễ hiểu và dễ tiếp cận chính tả hoàn hảo cho tính chuyên nghiệp hơn, các câu ngắn để hiểu rõ hơn, một cấu trúc thoáng mát của các đoạn văn để đọc trôi chảy.
Chăm sóc đặc biệt dưới hình thức báo cáo của nó có thể cung cấp cho người đọc hoặc người nhận một cách dễ dàng và đọc thoải mái cần thiết.
- Bạn phải súc tích và rõ ràng trong bài viết của mình
- Để đảm bảo tính lưu động tốt hơn trong việc đọc báo cáo, hãy giới thiệu người đọc đến một phụ lục sẽ mang lại một số bổ sung cho các giải thích của bạn khi cần thiết.
- Lập kế hoạch tóm tắt khi báo cáo của bạn kéo dài hơn ba trang, cho phép người nhận tự định hướng trong bài đọc của mình, nếu đó là lựa chọn của anh ấy.
- Khi nó có lãi hoặc không thể thiếu, tích hợp các bảng và các đồ thị khác phản ánh bài viết của bạn để minh họa cho dữ liệu. Chúng có thể cần thiết trong một số trường hợp để hiểu rõ.
- Không bỏ qua các tiêu đề và phụ đề để phân định từng phần của báo cáo của bạn để giành chiến thắng, ở đó cũng vậy, trong tính lưu loát.
Kết luận: Những điều cần nhớ
- Việc diễn dịch và hiểu đúng cách ứng dụng cho phép bạn trả lời mà không phải cạnh đối tượng để đạt được hiệu quả.
- Trong báo cáo của bạn, bạn có thể chia sẻ ý tưởng của bạn bằng cách đứng lên chống lại báo cáo đơn giản.
- Để có hiệu quả, báo cáo của bạn phải cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi do người nhận đặt ra, do đó, sự quan tâm của toàn bộ phần trình bày của nó được quan tâm hơn cả; soạn thảo, cấu trúc, tuyên bố và sự mở đầu của nó; giới thiệu, khai triển, kết luận.
- Giải thích lý lẽ, quan sát và giải pháp được đề xuất của bạn.
Đến định hình trên Microsoft Word, đường vòng 15 phút này trên YouTube sẽ hữu ích hơn cho bạn.
