Sự liên quan của báo cáo là nó cung cấp cho bạn tất cả các thông tin mà không cần phải trải qua hàng trăm trang. Nếu chúng ta phải giới hạn bản thân để sao chép các trao đổi trong các cuộc họp, bạn sẽ có tài liệu về một khối lượng lớn. Nhưng điều này tránh được khi các báo cáo được thực hiện và đặc biệt khi được thực hiện với phương pháp đúng. Tại cuộc họp làm việc, hội thảo, nhiệm vụ, nhiều điểm được tranh luận, thuyết trình dài được thực hiện, thách thức nặng được xác định. Tất cả điều này phải được trình bày cho nhân viên công ty, chủng sinh hoặc người bảo trợ hoạt động. sau đó, cách viết báo cáo có liên quan trong ngữ cảnh này? Viết nó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, đặc biệt nếu bạn phải làm nổi bật tất cả các yếu tố bắt buộc trong một báo cáo.
Các tính chất và đặc thù trong việc viết báo cáo
Báo cáo phải báo cáo đầy đủ các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp cũng như các chủ đề đã được nghiên cứu. Nó phải trình bày các dòng chung được gợi lên trong các cuộc hội thoại. Đây là một tiêu chuẩn đáng tin cậy cho tất cả nhân viên của công ty. Thật vậy, không phải ai cũng có thể có mặt tại các cuộc họp cùng một lúc vì bệnh tật hoặc khác. Do đó, báo cáo cho phép ở cùng cấp độ thông tin với những người khác. các viết báo cáo được trình bày dưới dạng văn bản, nó hoàn toàn khác với biên bản hoặc các báo cáo đơn giản của các cuộc thảo luận.
Nếu các tài liệu đã được trình bày tại cuộc họp, các tài liệu này sẽ được đề cập đến. Cũng đặt các trang web nơi để tìm thấy chúng hoặc như vậy, tạo một bản sao mà bạn sẽ đính kèm vào báo cáo của bạn. Khi quyết định đã được thực hiện rằng hành động cần được thực hiện, nó sẽ là cần thiết để xác định ai sẽ thực hiện chúng. Trong cùng một cách, nó sẽ là cần thiết để làm nổi bật thời gian thực hiện được xác định trong cuộc họp. Một khi những hành động này được xác định, sẽ dễ dàng đưa sàn cho người biểu diễn tại các cuộc họp tiếp theo để tóm tắt những gì đã được thực hiện cụ thể. Viết báo cáo, đòi hỏi phải chăm sóc để có một trung lập tuyệt đối, các điểm cần được sửa chữa, những khó khăn gặp phải trong cuộc họp phải được gợi lên. Cũng trình bày tất cả các mặt tích cực đã được nhận thấy.
Biết cách viết báo cáo liên quan
Un báo cáo có liên quan phải được viết trong vòng vài giờ của sự kiện. Nếu bạn chờ đợi những ngày sau, chắc chắn rằng bạn sẽ để lại một số thông tin quan trọng. Trong cùng một cách, ngay lập tức của văn bản cho phép bạn đặt tất cả các sự kiện trong bối cảnh của họ. Conciseness là từ khóa trong văn bản một báo cáo tốt. Tất cả thông tin cần thiết cho người đọc phải nổi bật trực tiếp. Tránh thừa hoặc quá dài. Đi thẳng đến điểm.
Đổ viết một báo cáo tốt, cần phải trình bày những điểm mà chương trình quan tâm. Tạo một văn bản có cấu trúc hoàn hảo vì nó sẽ giúp việc đọc trôi chảy hơn. Nhìn chung, phần trình bày trong phần mở đầu, phần phát triển và phần kết luận là một tài liệu phù hợp. Bạn có thể có bao nhiêu đoạn văn trong phần nội dung của báo cáo như các điểm đã nghiên cứu. Kế hoạch cũng phải được thực hiện rất nghiêm túc. Bạn sẽ lập một kế hoạch phân tích nếu một mối quan tâm duy nhất đã chiếm toàn bộ cuộc họp. Mặt khác, nếu nhiều điểm đã được giải quyết, bạn sẽ phải lập một kế hoạch chuyên đề sẽ trình bày chúng theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần. Ở mức độ kết luận của báo cáo, cần phải làm nổi bật những điểm cần nghiên cứu một cách rõ ràng. Tất nhiên, điều tương tự đối với các tác vụ vẫn cần được thực hiện. Cuối cùng, để viết một báo cáo có liên quan, tốt hơn là bạn có kiến thức khá chính xác về lĩnh vực mà các câu hỏi sẽ được thảo luận. Điều này sẽ giúp bạn có thể tạo ra các văn bản ngắn và tổng hợp, với các thuật ngữ thích hợp.
Tiêu chuẩn để viết báo cáo
Tôn trọng tiêu chí để viết báo cáo là điều cần thiết, nó giúp bạn có thể khách quan và trung thành với các sự kiện. Bạn nên tránh đưa ra ý kiến cá nhân hoặc thích những gì đã được quyết định. Bạn phải tránh ghi lại tất cả các bài phát biểu của những người tham gia cuộc họp. Bạn phải hạn chế đề cập đến bản chất của những gì đã được nói, những dòng rộng rãi.
Để đạt được điều này, bạn có trách nhiệm chọn thông tin. Trong phân loại của bạn, tránh đặc biệt là để tập trung vào các phụ kiện trong khi hiệu trưởng không xuất hiện từ báo cáo. Thực hiện một nỗ lực thực sự để tóm tắt và ưu tiên thông tin theo thứ tự tầm quan trọng.
Tránh sử dụng thuật ngữ cá nhân, nói cách khác, tránh "tôi" cũng như "CHÚNG TÔI", tất cả những điều đó cho thấy sự tham gia cá nhân của tác giả. Vì bạn phải giữ trung lập càng tốt, không sử dụng tính từ hoặc trạng từ. Hãy cẩn thận để giảm thiểu sự lặp lại trong văn bản của bạn.
Tương tự như vậy, tất cả các ý kiến rời khỏi cuộc tranh luận phải được đăng ký. Điều quan trọng là phải theo dõi ngữ pháp, từ vựng và chính tả của bạn. Người Pháp bạn sẽ sử dụng phải hoàn hảo.
Chọn kiểu viết báo cáo
Trước khi bạn bắt đầu, hãy suy nghĩ đầu tiên về việc chọn báo cáo phong cách viết mà bạn sẽ làm:
- Phong cách toàn diện cho người mới bắt đầu
Nếu đây là lần đầu tiên bạn cần viết báo cáonó là tốt hơn cho bạn để lựa chọn cho phong cách đầy đủ. Phong cách này thậm chí còn phù hợp hơn khi thuyết trình tại hội thảo hoặc cuộc họp đã được thực hiện với PowerPoint. Do đó, nó sẽ là cần thiết để tránh giảm thông tin một cách không cần thiết. Tuy nhiên, nó sẽ là cần thiết để suy nghĩ của làm lại phiên mã của bạn, để tránh nói tất cả mọi thứ, mà sẽ không còn là một báo cáo. Để chọn phong cách này, bạn phải cẩn thận để ghi lại buổi hội thảo.
Bạn có thể mang theo một thiết bị phù hợp hoặc yêu cầu các bản ghi được thực hiện bởi phòng điều khiển khi phòng được trang bị. Nếu bạn không muốn ghi lại, hãy ghi chú bằng cách rút ngắn càng nhiều càng tốt. Hiệu quả và nhanh chóng. Tất cả các tài liệu sẽ được chia sẻ trong buổi hội thảo phải thuộc sở hữu của bạn. Đối với những tài liệu này, bạn có thể chỉ cần đính kèm chúng vào phút. Không cần lặp lại. Chỉ cần đảm bảo đưa chúng vào phần nội dung của báo cáo.
- Phong cách hỗn hợp
Nó sẽ có một phong cách trực tiếp và hoàn toàn trung lập. Trong các trường hợp tranh luận, việc lựa chọn một hình thức đề cử là phù hợp hơn. Biểu mẫu này sẽ có thể đề cập đến tên, tên và dịch vụ được đại diện bởi từng người nói.
- Ở cấp biểu mẫu
Đánh dấu ngày, những người tham gia và chương trình đã được theo dõi trong các cuộc họp. Đảm bảo thông tin của bạn đáng tin cậy nhất có thể bằng cách cập nhật thông tin khi buổi hội thảo diễn ra.
Thông tin nào nên được tìm thấy trong một báo cáo?
Đổ báo cáo về một cuộc họpbạn phải bắt đầu với tên của công ty được đề cập. Cũng đặt tọa độ của nó. Sau đó, làm nổi bật tiêu đề của tài liệu và danh tính của người đã viết nó. Đồng thời thêm ngày cuộc họp của bạn cũng như địa điểm tổ chức cuộc họp. Ngoài ra, nó sẽ là cần thiết để đếm những người thực sự tham gia trong cuộc họp. Đề cập đến những người vắng mặt cũng như những người cung cấp một lý do cho sự vắng mặt của họ.
Trong số tất cả những người này, cũng nêu bật các chức năng tương ứng của họ trong công ty. Tiếp theo, làm nổi bật mục đích cuộc họp của bạn, thường được gọi là chương trình làm việc. Sau đó, giới thiệu các chủ đề đã được thảo luận bằng cách đặt tiêu đề cho mỗi chủ đề. Điều cần thiết là các nghị quyết được đưa ra vào cuối các cuộc tranh luận phải nổi bật rõ ràng. Đừng quên đóng dấu chữ ký của bạn, điều quan trọng là chúng tôi phải biết danh tính của người đã viết báo cáo.
Khuyến nghị viết báo cáo sứ mệnh
La viết báo cáo của một nhiệm vụ là một nhiệm vụ cụ thể hơn. Nhiệm vụ kiểm toán, nhiệm vụ nhân đạo, nhiệm vụ kế toán điều lệ hoặc thậm chí các nhiệm vụ pháp lý phải được cô đọng trong một báo cáo. Bản tóm tắt này nên được gửi cho nhà tài trợ sứ mệnh. Trong trường hợp này, bạn phải làm nổi bật các quan sát của mình, cũng như các đề xuất và phân tích của bạn:
- Giai đoạn soạn thảo
Trên trang đầu tiên của báo cáo, bạn phải đề cập tên của các đại lý và tên của (các) đại diện được ủy quyền. Các ngày tháng, mục đích của nhiệm vụ và thời hạn thực hiện nhiệm vụ cũng phải xuất hiện. Ở cấp độ tóm tắt, ông phải thể hiện rõ ràng các khía cạnh rõ ràng nhất của nhiệm vụ. Nó là tốt hơn để thực hiện một bản tóm tắt, trước khi bắt tay vào phần giới thiệu.
Phần giới thiệu phải thẳng thắn và liệt kê đầy đủ các vấn đề đã được giải quyết trong chuyến công tác. Trong phần phát triển, bạn phải chỉ ra các công ty của (các) đại lý. Bạn cũng phải ghi lại những điều cần thiết của bức thư ủy quyền cho nhiệm vụ. Điều này làm cho nó có thể làm nổi bật khuôn khổ và ngân sách của sứ mệnh.
- Các đề cập khác
Đối tượng, tên của ủy ban chuyên gia và chức năng của họ. Phương pháp chuyên môn, những khó khăn là đặc quyền của sứ mệnh. Tất cả những điều này phải được lưu trong hồ sơ. Bất cứ khi nào các cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện với các thành viên của cơ cấu, cần phải thực hiện các báo cáo tương ứng và đưa chúng vào báo cáo chung của nhiệm vụ.
Nếu bạn đã đảm bảo tính ẩn danh của một số người đối thoại của bạn trong suốt nhiệm vụ của mình, bạn có thể sao chép thông tin mà họ đã gửi cho bạn dưới dạng thống kê không đề cử. Đảm bảo đánh dấu tinh thần của người đại diện bằng một kết luận làm việc tốt. Cuối cùng, bạn có thể thêm các báo cáo để phân tích, tài khoản, đo lường và trên hết, tạo một thư mục đầy đủ.
- Đề xuất nhỏ
Đổ viết một báo cáo tốt, tài liệu phải súc tích và súc tích, bạn có thể sử dụng đồ họa, ảnh và thậm chí cả kế hoạch. Nếu phân tích của bạn có chi tiết rất chi tiết, hãy đặt chúng vào phụ lục. Vì tài liệu có thể được đọc bởi tất cả mọi người, tránh các thuật ngữ kỹ thuật quá và không thể hiểu được đối với người đọc thông thường. Nếu bạn phải đặt chúng vào, hãy giải thích chúng một cách nhanh chóng.
Báo cáo của bạn phải có các tiêu đề và tiêu đề phụ với đầy đủ các dấu, các đoạn và đánh số. Đừng cảm thấy như bạn phải nối tất cả các tài liệu. Về cơ bản, giới hạn bản thân với những người bạn đã đề cập trong báo cáo sứ mệnh của mình. Tránh những sai lầm làm hoen ố mặt chuyên nghiệp trong công việc của bạn. Tải xuống phần mềm sửa lỗi như Cordial hoặc Antidote để sửa lỗi. Hoặc nhờ ai đó gần gũi bạn đọc lại lần cuối, người cũng sẽ đánh giá mức độ phù hợp của công việc của bạn. Anh ấy thậm chí có thể nhanh chóng cho bạn biết nếu điều đó có thể hiểu được hay không.
Báo cáo cuối cùng có thể là viết tắt hoặc thậm chí là khái quát. Một trong đó là synoptic được thực hiện với các bảng trong định dạng Word hoặc Excel. Mặt khác, một nhóm học thuật đại diện cho tất cả các thông tin theo một cách theo trình tự thời gian bằng cách thực hiện một phiên mã đôi khi có thể tách rời. Viết tốt, báo cáo của bạn sẽ đóng vai trò như một kho lưu trữ và thông tin bổ sung cho tất cả nhân viên.
