Viết email chuyên nghiệp, đúng như tên gọi của nó, khác với email để lấy tin tức từ người thân, bạn bè của bạn. Sự chuyên nghiệp phải đi trên tất cả các chặng đường. Đối với điều này, chữ ký của email vẫn là một yếu tố rất quan trọng. Nói một cách hình ảnh, chúng ta có thể coi chữ ký email giống như phiên bản điện tử của danh thiếp. Thật vậy, chúng có các chức năng giống nhau, cụ thể là cung cấp chi tiết liên hệ và thông tin liên hệ của bạn để chúng tôi có thể liên hệ với bạn mà không gặp lỗi. Như vậy chúng ta thấy rằng chữ ký email cũng là một hành động quảng cáo.
Đặc điểm của anh ấy
Chữ ký email chuyên nghiệp nói lên rất nhiều điều về tính cách của bạn. Vì vậy, để tạo cho nó một đặc điểm trung lập đối với khách hàng của bạn, nó phải thật tỉnh táo và hữu ích. Sự tỉnh táo của nó cho phép người nhận đọc nó một cách dễ dàng mà không cần đến từ điển để hiểu những từ khó. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thông tục vì người nhận không có nghĩa là bạn thời thơ ấu. Tiện ích đề cập đến thông tin bạn cung cấp giúp bạn dễ dàng liên hệ với doanh nghiệp. Bạn đừng bao giờ để ý rằng chữ ký không phải là phần chính của văn bản, vì vậy nó không nên dài hoặc tẻ nhạt. Trong trường hợp này, phần lớn người nhận của bạn sẽ không đọc ở đó và mục tiêu của bạn sẽ không đạt được.
B ĐẾN B hoặc B ĐẾN C
B to B đề cập đến mối quan hệ giữa hai chuyên gia và B to C đề cập đến mối quan hệ giữa một chuyên gia và một cá nhân. Trong cả hai trường hợp, phong cách được sử dụng là giống nhau vì điều quan trọng là trạng thái của người nhận ở đây là người chuyên nghiệp.
Trong trường hợp cụ thể này, trước tiên bạn phải nhập danh tính của mình, nghĩa là họ và tên, chức năng của bạn và tên công ty của bạn. Sau đó, bạn nhập các chi tiết liên hệ chuyên nghiệp của bạn như trụ sở chính, trang web, địa chỉ bưu điện, số điện thoại. Cuối cùng, có thể đặt logo của bạn và các liên kết của các mạng xã hội tùy theo trường hợp.
C đến B
C đến B là mối quan hệ mà một cá nhân viết thư cho một chuyên gia. Đây là trường hợp áp dụng cho các đơn xin việc, thực tập hoặc các quan hệ đối tác khác như tài trợ sự kiện.
Vì vậy, bạn sẽ cần phải nhập danh tính của mình và các chi tiết liên hệ cá nhân của bạn. Đây là họ, tên và số điện thoại. Vì việc trao đổi qua đường bưu điện nên không cần thiết phải ghi địa chỉ bưu điện, trừ khi được yêu cầu. Cũng có thể báo cáo sự hiện diện của bạn trên các mạng xã hội có liên quan đến người nhận của bạn, chẳng hạn như LinkedIn.
Điều chính cần ghi nhớ là sự đơn giản bắt buộc và việc cung cấp thông tin có liên quan. Đây là lý do tại sao rất khó để có một chữ ký chung vì mỗi email, tùy thuộc vào trạng thái của người nhận, người gửi và nội dung, yêu cầu một chữ ký tùy chỉnh. Do đó, không nên quá tóm tắt hoặc nói nhiều và đặc biệt là không được quá khuôn khổ.
