Email thường cho phép chúng ta giao tiếp với nhau nhiều hơn. Kết quả là, Internet có đầy lời khuyên để viết tốt hơn, danh sách các lý do để tránh gửi email vào những thời điểm nhất định hoặc lời khuyên về cách chúng tôi nên trả lời nhanh chóng, v.v. Tuy nhiên, cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn có thể là nhớ rằng một số cuộc trò chuyện không thể diễn ra qua email, sau đây là một số ví dụ.
Khi bạn truyền tin xấu
Thật không dễ dàng để đưa ra những tin xấu, đặc biệt là khi bạn phải chuyển nó cho sếp hoặc người quản lý của mình. Tuy nhiên, có một số cách để giảm thiểu khó khăn. Trước hết, đừng đặt nó ra và đừng lãng phí thời gian; bạn phải chịu trách nhiệm và giải thích tình huống một cách thấu đáo. Đưa tin xấu qua email không phải là một ý kiến hay, vì nó có thể được hiểu là một nỗ lực né tránh cuộc trò chuyện. Bạn có thể gửi lại hình ảnh của một người đang sợ hãi, xấu hổ hoặc thậm chí còn quá non nớt để có thể chủ động. Vì vậy, khi bạn có tin xấu cần cung cấp, hãy đến trực tiếp bất cứ khi nào có thể.
Khi bạn không chắc mình muốn nói gì
Nói chung, bạn nên cố gắng trở nên chủ động hơn là phản ứng. Thật không may, e-mail có lợi cho loại phản xạ này. Chúng tôi cảm thấy buộc phải làm trống hộp thư đến của mình, với hầu hết các email yêu cầu phản hồi. Vì vậy, đôi khi, ngay cả khi chúng ta không chắc mình muốn trả lời như thế nào, thì ngón tay của chúng ta vẫn bắt đầu chạm. Thay vào đó, hãy nghỉ ngơi khi bạn cần dùng thuốc. Tìm kiếm thêm thông tin về chủ đề này, thay vì trả lời trước khi bạn thực sự biết mình nghĩ gì và muốn nói gì.
Nếu bạn cảm thấy bị dày vò bởi giai điệu
Nhiều người trong chúng ta sử dụng email để tránh gặp phải một cuộc trò chuyện khó khăn. Ý tưởng là phương tiện này cho chúng ta cơ hội để viết một email sẽ đến được với người khác chính xác như chúng ta hy vọng. Nhưng, quá thường xuyên, đó không phải là những gì xảy ra. Điều đầu tiên phải chịu là hiệu quả của chúng tôi; tạo ra một email hoàn hảo thủ công mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, khá thường xuyên, người khác sẽ không đọc email của chúng ta như chúng ta mong đợi. Vì vậy, nếu bạn thấy mình bị dằn vặt bởi giọng điệu khi viết email, hãy tự hỏi bản thân rằng trong trường hợp này, việc xử lý cuộc trò chuyện trực tiếp này có hợp lý hơn không.
Nếu nó nằm giữa 21h và 6h và bạn mệt mỏi
Thật khó để suy nghĩ rõ ràng khi bạn mệt mỏi và cảm xúc cũng có thể tăng cao khi bạn ở trong trạng thái này. Vì vậy, nếu bạn đang ngồi ở nhà và ngoài giờ làm việc, hãy cân nhắc nhấn vào nút lưu bản nháp thay vì nút gửi. Thay vào đó, hãy viết bản nháp đầu tiên ở dạng nháp, nếu nó giúp bạn quên đi vấn đề và đọc nó vào buổi sáng trước khi hoàn thành nó, khi bạn có một góc nhìn mới mẻ hơn.
Khi bạn yêu cầu tăng
Ví dụ, một số cuộc trò chuyện là để gặp mặt trực tiếp, khi bạn đang tìm cách thương lượng để tăng lương. Đây không phải là loại yêu cầu bạn muốn thực hiện qua email, chủ yếu là vì bạn muốn nó rõ ràng và đó là vấn đề bạn thực hiện nghiêm túc. Ngoài ra, bạn muốn sẵn sàng trả lời các câu hỏi về ứng dụng của mình. Gửi email có thể gửi nhầm thông điệp. Dành thời gian để gặp trực tiếp cấp trên của bạn trong những trường hợp này sẽ mang lại cho bạn nhiều kết quả hơn.
