Điều quan trọng là phải biết làm thế nào để viết tốt trong công việc và tránh những lỗi và từ ngữ xấu. Để làm được điều này, giải pháp tốt nhất là bạn nên dành thời gian đọc lại sau khi viết xong. Mặc dù đây là bước thường bị bỏ qua nhất, nhưng nó đóng một vai trò quan trọng đối với chất lượng của văn bản cuối cùng. Dưới đây là một số mẹo để đọc tốt.
Hiệu đính cho văn bản
Lúc đầu, đây là một câu hỏi về việc đọc lại theo cách toàn cầu. Đây sẽ là cơ hội để đưa toàn bộ văn bản vào đầu bạn và kiểm tra mức độ liên quan của các ý tưởng khác nhau cũng như cách tổ chức của những ý tưởng này. Đây thường được gọi là đọc nền và nó giúp đảm bảo rằng văn bản có ý nghĩa.
Hiệu đính câu
Sau khi đọc toàn bộ văn bản, bạn sẽ cần chuyển sang đọc các câu. Bước này nhằm mục đích làm rõ các câu khác nhau trong khi cải thiện các biểu thức được sử dụng.
Do đó, bạn sẽ chú ý đến cấu trúc câu của mình và cố gắng hạn chế những câu quá dài. Lý tưởng nhất là có tối đa các câu từ 15 đến 20 từ. Khi giai đoạn dài hơn 30 từ, nó sẽ trở nên khó đọc và khó hiểu.
Vì vậy, khi bạn phải đối mặt với những câu dài trong quá trình hiệu đính của mình, bạn có hai lựa chọn. Đầu tiên là tách câu làm đôi. Thứ hai là sử dụng các kết nối logic còn được gọi là “các từ công cụ” để tạo ra sự nhất quán giữa các câu của bạn.
Ngoài ra, nên tránh câu bị động và ưu tiên giọng chủ động.
Kiểm tra cách sử dụng từ
Bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn đã sử dụng đúng từ ở những nơi thích hợp. Ở đây, bắt buộc phải sử dụng từ vựng dành riêng cho lĩnh vực chuyên môn. Theo nghĩa này, bạn nên sử dụng các từ liên quan đến lĩnh vực hoạt động của mình. Tuy nhiên, bạn nên tập trung vào những từ đã biết, ngắn gọn và rõ ràng.
Biết rằng những từ đơn giản, dễ hiểu giúp thông điệp chính xác hơn. Vì vậy, bạn sẽ chắc chắn rằng người đọc sẽ dễ dàng hiểu văn bản của bạn. Mặt khác, khi bạn sử dụng các từ dài hoặc hiếm, khả năng đọc sẽ bị ảnh hưởng sâu sắc.
Ngoài ra, hãy nhớ đặt những từ cần thiết nhất ở đầu câu. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng người đọc nhớ các từ ở đầu câu nhiều hơn.
Hiệu đính các tiêu chuẩn và quy ước
Bạn nên cố gắng hết sức để sửa các thỏa thuận ngữ pháp, lỗi chính tả, trọng âm và dấu câu. Thật vậy, các nghiên cứu đã được trích dẫn đã chỉ ra rằng chính tả là phân biệt đối xử. Nói cách khác, bạn có nguy cơ bị người đọc đánh giá sai hoặc nhìn nhận không tốt nếu văn bản của bạn có lỗi.
Một tùy chọn khác là sử dụng phần mềm sửa lỗi để khắc phục một số lỗi nhất định. Tuy nhiên, chúng nên được sử dụng hết sức cẩn thận vì chúng có thể có những hạn chế về mặt cú pháp hoặc ngữ pháp. Vì vậy, không nên tin tưởng hoàn toàn vào họ.
Cuối cùng, hãy đọc to văn bản của bạn để bạn có thể phát hiện ra bất kỳ câu nào có âm sai, sự lặp lại và các vấn đề về cú pháp.
