Có nhiều trường hợp công ty của bạn sẽ phải gửi thư khiếu nại, cho dù trong bối cảnh hóa đơn chưa thanh toán, yêu cầu bồi thường hoặc bồi hoàn cho sản phẩm không tuân thủ từ nhà cung cấp, v.v. . Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp cho bạn hai mẫu email khiếu nại phổ biến nhất.

Mẫu email để yêu cầu thanh toán hóa đơn

Yêu cầu hóa đơn chưa thanh toán là loại khiếu nại phổ biến nhất trong các công ty. Loại email này phải rất chính xác và đủ ngữ cảnh để người đối thoại hiểu ngay được nội dung của nó - điều này sẽ tránh được việc qua lại, đặc biệt là với những người đối thoại đang cố gắng hoãn ngày thanh toán!

Nếu email xác nhận quyền sở hữu là lời nhắc đầu tiên được gửi, đó là thông báo chính thức. Do đó, đó là một phần của khuôn khổ pháp lý và phải được chăm sóc cẩn thận trong trường hợp vụ kiện nên đi xa hơn vì nó có thể là bằng chứng.

Đây là mẫu email để yêu cầu một hóa đơn chưa thanh toán:

Chủ đề: Thông báo chính thức cho hóa đơn quá hạn

Sir / Madam,

Ngoại trừ lỗi hoặc thiếu sót về phía chúng tôi, chúng tôi chưa nhận được thanh toán hóa đơn của bạn ngày [ngày], với số tiền [số tiền đến hạn] và đã hết hạn vào [ngày đến hạn].

Chúng tôi đề nghị bạn thanh toán hóa đơn này càng sớm càng tốt, cũng như thanh toán trễ. Vui lòng tìm đính kèm hóa đơn được đề cập, cộng với phí chậm được tính theo Điều L.441-6 2008 pháp luật 776-4 Tháng 8 2008.

Trong khi chờ đợi cho việc thông thường của bạn, chúng tôi vẫn theo ý của bạn cho bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến hóa đơn này.

Chấp nhận, Sir / Madam, biểu hiện của lời chào chân thành của chúng tôi,

[Chữ ký] "

Mẫu email để yêu cầu bồi thường hoặc hoàn lại tiền

Thông thường, một doanh nghiệp phải yêu cầu bồi thường hoặc hoàn trả, từ nhà cung cấp của mình hoặc từ một đối tác bên ngoài. Nguyên nhân có rất nhiều: sự chậm trễ trong vận chuyển trong khuôn khổ chuyến công tác, sản phẩm không phù hợp hoặc hàng đến nơi trong tình trạng xấu, thảm họa hoặc bất kỳ thiệt hại nào khác có thể biện minh cho việc viết email như vậy.

ĐỌC  Năm ví dụ về báo cáo email hiệu quả cho công việc

Dù nguồn gốc của vấn đề là gì, cấu trúc của email xác nhận quyền sở hữu sẽ luôn giống nhau. Bắt đầu bằng cách phơi bày vấn đề và bản chất của tác hại, trước khi nộp đơn yêu cầu của bạn. Vui lòng trích dẫn một điều khoản pháp lý để hỗ trợ yêu cầu của bạn.

Chúng tôi đề xuất một mô hình email khiếu nại được gửi tới nhà cung cấp trong trường hợp sản phẩm không phù hợp với kích thước của nó.

Chủ đề: Yêu cầu hoàn lại tiền cho sản phẩm không tuân thủ

Sir / Madam,

Là một phần của hợp đồng [chỉ định hoặc số hợp đồng] liên kết công ty của bạn với công ty của chúng tôi, chúng tôi đã đặt [số lượng + tên sản phẩm] kể từ ngày [ngày], với tổng số tiền [số tiền đặt hàng].

Chúng tôi đã nhận được sản phẩm vào [ngày nhận]. Tuy nhiên, nó không phù hợp với mô tả của danh mục của bạn. Thật vậy, các kích thước được chỉ ra trên danh mục của bạn có [kích thước], trong khi các sản phẩm nhận được đo lường [kích thước]. Vui lòng tìm ảnh đính kèm để chứng thực tính không phù hợp của sản phẩm được phân phối.

Theo bài viết 211-4 của Bộ luật Người tiêu dùng, nói rằng bạn được yêu cầu phân phối sản phẩm theo hợp đồng bán hàng, vui lòng hoàn lại sản phẩm này lên [số tiền].

Mong trả lời của bạn, xin vui lòng chấp nhận, Madam / Sir, biểu hiện của cảm xúc phân biệt của tôi.

[Chữ ký]