Cải thiện kỹ năng viết của bạn

Viết để được đọc

Một đồng nghiệp vừa gửi email cho bạn về cuộc họp mà bạn có trong một giờ nữa. Email phải chứa thông tin chính mà bạn cần trình bày, như một phần của một dự án quan trọng.

Nhưng có một vấn đề: email được viết quá tệ khiến bạn không thể tìm thấy dữ liệu mình cần. Mắc lỗi chính tả, viết câu chưa hoàn chỉnh. Các đoạn văn dài và khó hiểu đến nỗi bạn phải mất thời gian gấp ba lần thời gian để tìm được thông tin bạn muốn. Kết quả là bạn không chuẩn bị trước cho cuộc họp và nó không diễn ra tốt đẹp như bạn mong đợi.

Bạn đã bao giờ đối mặt với tình huống tương tự như thế này chưa? Trong một thế giới quá tải với thông tin, điều cần thiết là phải giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả. Mọi người không có thời gian để đọc những email dài như sách và họ không có đủ kiên nhẫn để giải thích những email có cấu trúc kém và thông tin hữu ích nằm rải rác khắp nơi.

Cộng với của bạn kỹ năng viết tốt, bạn sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với những người xung quanh, bao gồm cả sếp, đồng nghiệp và khách hàng của bạn. Bạn không bao giờ biết được những ấn tượng tốt này sẽ đưa bạn đi bao xa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng viết của mình và tránh những lỗi phổ biến.

Đối tượng và định dạng

Bước đầu tiên để viết rõ ràng là chọn định dạng thích hợp. Bạn có cần gửi một email thân mật không? Viết báo cáo chi tiết? Hay viết một lá thư chính thức?

Định dạng, cùng với khán giả của bạn, sẽ xác định “giọng viết” của bạn, tức là giọng điệu phải trang trọng hoặc thoải mái như thế nào. Ví dụ: nếu bạn đang viết một email cho một khách hàng tiềm năng, nó có nên có cùng giọng điệu với một email cho một người bạn không?

Chắc chắn là không.

Bắt đầu bằng cách xác định ai sẽ đọc tin nhắn của bạn. Nó dành cho các giám đốc điều hành cấp cao, cả nhóm hay một nhóm nhỏ làm việc trên một tệp cụ thể? Trong mọi thứ bạn viết, người đọc hoặc người nhận của bạn cần phải xác định giọng điệu của bạn cũng như các khía cạnh của nội dung.

Thành phần và phong cách

Một khi bạn biết những gì bạn đang viết và cho những người bạn đang viết, bạn phải bắt đầu viết.

Màn hình máy tính trắng xóa thường gây sợ hãi. Bạn rất dễ gặp khó khăn vì không biết bắt đầu như thế nào. Hãy thử các mẹo sau để soạn và định dạng tài liệu của bạn:

 

• Bắt đầu với khán giả của bạn: Hãy nhớ rằng độc giả của bạn có thể không biết gì về những gì bạn nói với họ. Những gì họ nên biết đầu tiên?
• Tạo một kế hoạch: Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang viết một tài liệu dài hơn, chẳng hạn như báo cáo, bản trình bày hoặc bài phát biểu. Đề cương giúp bạn xác định các bước cần thực hiện theo thứ tự nào và chia nhỏ nhiệm vụ thành thông tin có thể quản lý được.
• Thử một chút cảm thông: Ví dụ: nếu bạn đang viết một email bán hàng cho khách hàng tiềm năng, tại sao họ nên quan tâm đến sản phẩm của bạn hoặc quảng cáo chiêu hàng của bạn? Lợi ích cho họ là gì? Luôn ghi nhớ nhu cầu của khán giả.
• Sử dụng tam giác tu từ: Nếu bạn đang cố gắng thuyết phục ai đó làm điều gì đó, hãy nhớ giải thích lý do tại sao mọi người nên lắng nghe bạn, truyền tải thông điệp của bạn theo cách thu hút khán giả và trình bày thông tin một cách hợp lý và mạch lạc.
• Xác định chủ đề chính của bạn: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định chủ đề chính của tin nhắn, hãy giả vờ rằng bạn còn 15 giây để giải thích vị trí của mình. Bạn nói gì ? Đây có lẽ là chủ đề chính của bạn.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Trừ khi bạn đang viết một bài báo khoa học, tốt nhất bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Đừng sử dụng những từ dài chỉ để gây ấn tượng với mọi người.

Structure

Tài liệu của bạn nên thân thiện với người dùng nhất có thể. Sử dụng tiêu đề, phụ đề, đạn và số càng nhiều càng tốt để tách văn bản.

Rốt cuộc, điều gì có thể dễ đọc hơn: một trang chứa đầy các đoạn văn dài hay một trang được chia thành các đoạn văn ngắn với tiêu đề phần và gạch đầu dòng? Một tài liệu dễ quét sẽ được đọc thường xuyên hơn một tài liệu có các đoạn văn dài và dày đặc.

Tiêu đề nên thu hút sự chú ý của người đọc. Sử dụng câu hỏi thường là một ý tưởng hay, đặc biệt là trong quảng cáo, bởi vì câu hỏi giúp giữ cho người đọc hứng thú và tò mò.

Trong e-mail và đề xuất, sử dụng các tiêu đề và phụ đề ngắn, thực tế, chẳng hạn như những tiêu đề trong bài viết này.

Thêm đồ họa cũng là một cách thông minh để tách văn bản của bạn. Những phương tiện trực quan này không chỉ cho phép người đọc giữ sự chú ý của mình về nội dung, mà còn truyền đạt thông tin quan trọng nhanh hơn nhiều so với văn bản.

Lỗi ngữ pháp

Bạn có thể biết rằng những sai sót trong email sẽ khiến công việc của bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Điều cần thiết là tránh những lỗi sai nghiêm trọng bằng cách kiếm cho mình một công cụ kiểm tra chính tả và sửa lại chính tả của bạn càng nhiều càng tốt.

Dưới đây là một số ví dụ về các từ thường được sử dụng:

 

• Tôi gửi / gửi / gửi cho bạn

 

Động từ "gửi" là một động từ của nhóm đầu tiên, người ta sẽ luôn viết ở ngôi thứ nhất của số ít "Tôi gửi" với một "e". "Lô hàng" không có "e" là một tên ("một lô hàng") và có thể là số nhiều: "lô hàng".

 

• Tôi tham gia với bạn / Tôi tham gia với bạn

 

Một người sẽ luôn viết "Tôi tham gia cùng bạn" với một "s". "Chung" với một "t" là sự chia động từ số ít người thứ ba "anh ấy tham gia".

 

• Hạn chót / thời hạn

 

Ngay cả khi "bội thu" được gắn với một cái tên nữ tính, đừng từ bỏ cám dỗ và luôn viết "bội thu" mà không có "e".

 

• Khuyến nghị / đề nghị

 

Nếu bằng tiếng Anh, chúng tôi viết "đề xuất" bằng "e", thì trong tiếng Pháp, chúng tôi luôn viết "đề xuất" bằng "a".

 

• Có / có đó không?

 

Chúng tôi thêm chữ “t” hưng phấn trong các công thức nghi vấn để tạo điều kiện phát âm và ngăn hai nguyên âm nối tiếp nhau. Do đó, chúng tôi sẽ viết "ở đó".

 

• Về mặt / về mặt

 

Người ta không bao giờ viết "về mặt" mà không có "s". Thực sự luôn có một số "thuật ngữ" trong việc sử dụng biểu thức này.

 

• Của / trong số

 

Cẩn thận để không bị nhầm lẫn bởi từ "ngoại trừ" kết thúc bằng "s". Người ta không bao giờ viết "trong số" với một "s". Đó là một giới từ và nó là bất biến.

 

• Theo thỏa thuận / theo thỏa thuận

 

Ngay cả khi được gắn với một cái tên nữ tính, "như đã thỏa thuận" luôn luôn bất biến và không bao giờ lấy "e".

 

• Bảo trì / dịch vụ

Đừng nhầm lẫn giữa tên và động từ. Tên "phỏng vấn" không có "t" mô tả một cuộc trao đổi hoặc "phỏng vấn xin việc". Động từ liên hợp ở ngôi thứ ba của "duy trì" số ít được sử dụng khi thực hiện hành động duy trì một cái gì đó.

Một số độc giả của bạn sẽ không hoàn hảo về chính tả và ngữ pháp. Họ có thể không nhận thấy nếu bạn mắc phải những sai lầm này. Nhưng đừng sử dụng điều này như một cái cớ: thường sẽ có người, đặc biệt là các giám đốc điều hành cấp cao, sẽ chú ý!

Vì lý do này, mọi thứ bạn viết phải có chất lượng chấp nhận được đối với tất cả người đọc.

xác minh

Kẻ thù của một hiệu đính tốt là tốc độ. Nhiều người vội vàng xem qua email của họ, nhưng đó là cách bạn bỏ sót lỗi. Làm theo các hướng dẫn sau để xác minh những gì bạn đã viết:

• Kiểm tra các tiêu đề và chân trang của bạn: Mọi người thường bỏ qua chúng để chỉ tập trung vào văn bản. Chỉ vì tiêu đề lớn và đậm không có nghĩa là chúng không có lỗi!
• Đọc to email: Điều này buộc bạn phải đi chậm hơn, điều đó có nghĩa là bạn có nhiều khả năng phát hiện lỗi hơn.
• Sử dụng ngón tay của bạn để theo dõi văn bản khi bạn đọc: Đó là một điều khác giúp bạn chậm lại.
• Bắt đầu ở cuối văn bản của bạn: Đọc lại một câu từ đầu đến đầu, nó giúp bạn tập trung vào các lỗi chứ không phải nội dung.