Vì nhiều lý do khác nhau, các thành viên của một công ty có thể cần phải cộng tác từ xa. Ví dụ: có thể có các thành viên làm việc tự do hoặc cơ sở có thể bị đóng cửa sau một cuộc đình công. Để nhân viên có thể tiếp tục công việc bình thường và liên lạc với nhau thì việc sử dụng công cụ giao tiếp như Slack là điều cần thiết.

Slack là gì?

Slack là một nền tảng trực tuyến cho phép giao tiếp hợp tác giữa các thành viên của một công ty. Nó tự thể hiện mình như một giải pháp thay thế linh hoạt hơn cho việc gửi e-mail nội bộ của công ty. Mặc dù nó không hoàn hảo và có thể có một số lời chỉ trích nhưng nó đang ngày càng thu hút nhiều công ty hơn.

Slack cho phép bạn trao đổi thông tin theo thời gian thực, theo cách đơn giản hơn so với email. Hệ thống nhắn tin của nó cho phép bạn gửi cả tin nhắn chung và tin nhắn riêng tư. Nó cũng cung cấp nhiều khả năng như chia sẻ tập tin (văn bản, hình ảnh, video, v.v.) và truyền thông video hoặc âm thanh.

Để sử dụng nó, chỉ cần đăng nhập vào nền tảng và tạo một tài khoản. Sau đó, bạn sẽ có quyền truy cập vào phiên bản Slack miễn phí vốn đã cung cấp nhiều tính năng. Sau đó, bạn có thể gửi lời mời qua email tới các thành viên mà bạn muốn thêm vào nhóm làm việc của mình.

Nền tảng này có thiết kế được cân nhắc kỹ lưỡng và tiện dụng. Tuy nhiên, để có thể làm việc một cách tối ưu, bạn sẽ cần nhớ một số phím tắt thiết thực nhưng chúng không quá phức tạp. Ngoài ra, có thể hoạt động trên Slack bằng máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Giao tiếp với Slack

Trong mỗi không gian làm việc do một công ty tạo trên nền tảng, có thể tạo các khu vực trao đổi cụ thể được gọi là “chuỗi”. Các chủ đề có thể được chỉ định cho những chủ đề này để chúng có thể được nhóm lại theo các hoạt động trong công ty. Do đó có thể tạo ra một kênh cho kế toán, bán hàng, v.v.

Cũng có thể tạo một kênh cho phép các thành viên trao đổi thông tin, dù chuyên nghiệp hay không. Để không xảy ra tình trạng lộn xộn, mỗi thành viên sẽ chỉ được truy cập vào một kênh tương ứng với hoạt động của mình. Ví dụ: một nhà thiết kế đồ họa có thể có quyền truy cập vào chuỗi tiếp thị hoặc bán hàng tùy thuộc vào cách thức hoạt động của công ty.

Những người muốn có quyền truy cập vào một kênh trước tiên phải được ủy quyền. Mỗi thành viên trong nhóm cũng có thể tạo kênh trò chuyện. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn khi liên lạc, bạn có thể tắt chức năng này.

Các kênh khác nhau để giao tiếp trong Slack.

Giao tiếp có thể được thiết lập theo 3 cách. Đầu tiên là phương pháp toàn cầu cho phép gửi thông tin đến tất cả các thành viên của công ty có mặt. Thứ hai là chỉ gửi tin nhắn cho các thành viên của một kênh cụ thể. Thứ ba là gửi tin nhắn riêng tư, từ thành viên này sang thành viên khác.

Để gửi thông báo, có một số phím tắt cần biết. Ví dụ: để thông báo cho một người duy nhất trong một kênh, hãy nhập @ theo sau là tên của người bạn đang tìm kiếm. Để thông báo cho tất cả thành viên của một kênh, dùng lệnh @channel-name.

Để thông báo cho trường đại học về trạng thái của bạn (không rảnh, bận, v.v.), hãy dùng lệnh “/status”. Ngoài ra còn có các lệnh thú vị khác, chẳng hạn như mèo “/giphy” cho phép bạn gửi ảnh GIF về mèo. Bạn cũng có thể tùy chỉnh biểu tượng cảm xúc của mình hoặc tạo rô-bốt (Slackbot) tự động phản hồi trong một số điều kiện nhất định.

Ưu và nhược điểm của Slack

Slack mang lại nhiều lợi ích bắt đầu bằng giảm số lượng email nội bộ của một công ty. Ngoài ra, các tin nhắn trao đổi sẽ được lưu trữ và có thể dễ dàng tìm thấy từ thanh tìm kiếm. Một số tùy chọn ít nhiều hữu ích cũng có mặt, chẳng hạn như #hashtag cho phép bạn dễ dàng tìm thấy nhận xét.

Có thể mở trên điện thoại thông minh, nó cũng cho phép bạn làm việc từ bất cứ đâu. Ngoài ra, nó còn cung cấp khả năng tích hợp một số công cụ như Dropbox, Skype, GitHub, v.v. Những tích hợp này cho phép bạn nhận thông báo từ các nền tảng khác này. Slack cung cấp API cho phép mỗi công ty cá nhân hóa các tương tác của họ với nền tảng.

Về mặt bảo mật, nền tảng này đảm bảo rằng dữ liệu của người dùng không bị xâm phạm. Do đó, ông mã hóa dữ liệu trong quá trình vận chuyển và lưu giữ chúng. Hệ thống xác thực tiên tiến và hạn chế nguy cơ bị hack nhiều nhất có thể. Do đó, đây là một nền tảng nơi sự riêng tư của thông tin liên lạc được tôn trọng.

Tuy nhiên, mặc dù Slack có vẻ có nhiều lợi ích nhưng nó có thể không dành cho tất cả mọi người. Ví dụ: bạn sẽ dễ bị choáng ngợp bởi các tin nhắn và thông báo trên nền tảng. Ngoài ra, nó còn được thiết kế theo tinh thần gần gũi hơn với các bạn trẻ khởi nghiệp. Do đó, nhiều công ty truyền thống hơn sẽ không hoàn toàn bị thuyết phục bởi các giải pháp mà nó đưa ra.