Một nhân viên Pháp trung bình dành khoảng XNUMX/XNUMX thời gian trong tuần để xem qua hàng trăm email mà họ gửi và nhận mỗi ngày.
Tuy nhiên, mặc dù thực tế là chúng tôi bị kẹt trong hộp thư là một phần tốt trong thời gian của chúng tôi, nhiều người trong chúng tôi, ngay cả những người chuyên nghiệp nhất vẫn không biết cách sử dụng email thích hợp.
Trên thực tế, với khối lượng tin nhắn chúng ta đọc và viết mỗi ngày, chúng ta có nhiều khả năng mắc lỗi đáng xấu hổ, có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi đã định nghĩa các quy tắc "cybercourt" cần thiết nhất để biết.
Bao gồm một dòng chủ đề rõ ràng và trực tiếp
Ví dụ về dòng chủ đề tốt bao gồm “Ngày họp đã thay đổi”, “Câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn” hoặc “Đề xuất cho đề xuất”.
Mọi người thường quyết định mở email dựa trên dòng tiêu đề, hãy chọn một email cho người đọc biết bạn đang giải quyết mối quan tâm của họ hoặc các vấn đề công việc.
Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn phải sử dụng địa chỉ email của công ty mình. Nhưng nếu bạn sử dụng tài khoản email cá nhân, cho dù bạn đang tự kinh doanh hay thỉnh thoảng sử dụng nó để trao đổi thư từ công việc, bạn nên cẩn thận khi chọn địa chỉ này.
Bạn phải luôn có một địa chỉ email có tên của bạn trên đó để người nhận biết chính xác ai đang gửi email. Không bao giờ sử dụng địa chỉ email không phù hợp với công việc.
Suy nghĩ kỹ trước khi nhấp vào "trả lời tất cả"
Không ai muốn đọc email của 20 người mà không liên quan gì đến họ. Việc bỏ qua email có thể khó khăn vì nhiều người nhận được thông báo có tin nhắn mới trên điện thoại thông minh hoặc các tin nhắn bật lên gây mất tập trung trên màn hình máy tính của họ. Hạn chế nhấp vào "trả lời tất cả" trừ khi bạn nghĩ rằng mọi người trong danh sách sẽ nhận được email.
Bao gồm một khối chữ ký
Cung cấp cho người đọc của bạn thông tin về bản thân bạn. Thông thường, bao gồm tên đầy đủ, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ của bạn, bao gồm cả số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm một chút quảng cáo cho mình, nhưng đừng quá lạm dụng những câu nói hoặc hình ảnh minh họa.
Sử dụng cùng một phông chữ, kích thước và màu sắc như phần còn lại của email.
Sử dụng lời chào chuyên nghiệp
Không sử dụng các cụm từ thông thường, thông tục như “Xin chào”, “Xin chào!” hoặc "Bạn có khỏe không?".
Bản chất thoải mái của các bài viết của chúng tôi sẽ không ảnh hưởng đến lời chào trong email. "Xin chào!" Là một lời chào rất thân mật và nói chung, nó không nên được sử dụng trong tình huống làm việc. Thay vào đó, hãy sử dụng "Xin chào" hoặc "Chào buổi tối".
Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm
Nếu bạn chọn sử dụng dấu chấm than, hãy chỉ sử dụng một dấu chấm than để thể hiện sự nhiệt tình của bạn.
Đôi khi, người ta thường bỏ qua và đặt một số dấu chấm than ở cuối câu của họ. Kết quả có thể có vẻ quá xúc động hoặc thiếu chín chắn, dấu chấm than nên được sử dụng một cách tiết kiệm trong văn bản.
Cẩn thận với sự hài hước
Sự hài hước có thể dễ dàng bị lạc trong bản dịch nếu không có giọng điệu và nét mặt chính xác. Trong một cuộc trò chuyện chuyên nghiệp, tốt nhất nên loại bỏ sự hài hước trong email trừ khi bạn hiểu rõ về người nhận. Ngoài ra, điều gì đó mà bạn cho là buồn cười có thể không dành cho người khác.
Biết rằng những người từ các nền văn hóa khác nhau nói và viết khác nhau
Thông tin sai lệch có thể dễ dàng phát sinh do sự khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức viết khi chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhau. Điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với nền tảng văn hóa hoặc trình độ hiểu biết của người nhận.
Thật tốt khi nhớ rằng các nền văn hóa theo ngữ cảnh cao (Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc) muốn tìm hiểu bạn trước khi làm kinh doanh với bạn. Kết quả là, có thể phổ biến cho nhân viên ở các quốc gia này cá nhân hơn trong văn bản của họ. Mặt khác, những người từ các nền văn hóa bối cảnh thấp (Đức, Mỹ hoặc Scandinavi) thích đi rất nhanh đến điểm.
Trả lời email của bạn, ngay cả khi email đó không phải dành cho bạn
Rất khó để trả lời tất cả các email được gửi cho bạn, nhưng bạn nên thử. Điều này bao gồm các trường hợp email vô tình được gửi cho bạn, đặc biệt nếu người gửi đang mong đợi phản hồi. Thư trả lời là không cần thiết, nhưng là một quy tắc tốt trong email, đặc biệt nếu người đó làm việc trong cùng công ty hoặc ngành với bạn.
Đây là một ví dụ về câu trả lời: “Tôi biết bạn rất bận, nhưng tôi không nghĩ rằng bạn muốn gửi cho tôi email này. Và tôi muốn cho bạn biết để bạn có thể gửi nó đến đúng người. »
Xem lại từng tin nhắn
Lỗi của bạn sẽ không bị người nhận e-mail của bạn chú ý. Và, tùy thuộc vào người nhận, bạn có thể bị đánh giá vì làm như vậy.
Đừng dựa vào công cụ kiểm tra chính tả. Đọc đi đọc lại thư của bạn nhiều lần, tốt nhất là đọc to trước khi gửi.
Thêm địa chỉ email cuối cùng
Tránh vô tình gửi email trước khi bạn soạn xong và sửa lại thư. Ngay cả khi trả lời tin nhắn, bạn nên xóa địa chỉ của người nhận và chỉ chèn địa chỉ khi bạn chắc chắn rằng tin nhắn đã sẵn sàng để gửi.
Xác minh rằng bạn đã chọn đúng người nhận
Bạn phải rất cẩn thận khi nhập tên từ sổ địa chỉ của mình vào dòng "Tới" của email. Thật dễ dàng chọn sai tên, điều này có thể gây bối rối cho bạn và người nhận email do nhầm lẫn.
Sử dụng phông chữ cổ điển
Đối với thư tín chuyên nghiệp, luôn luôn giữ phông chữ, màu sắc và kích thước tiêu chuẩn của bạn.
Quy tắc chính yếu: Email của bạn phải dễ đọc cho người khác đọc.
Nói chung, tốt nhất là sử dụng loại 10 hoặc 12 điểm và kiểu chữ dễ đọc, chẳng hạn như Arial, Calibri hoặc Times New Roman. Khi nói đến màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.
Theo dõi giai điệu của bạn
Giống như những câu chuyện cười bị mất trong bản dịch, tin nhắn của bạn có thể nhanh chóng bị hiểu sai. Hãy nhớ rằng người phỏng vấn của bạn không có tín hiệu về giọng nói và nét mặt họ sẽ có trong một cuộc thảo luận một đối một.
Để tránh mọi hiểu lầm, bạn nên đọc to tin nhắn của mình trước khi nhấp vào Gửi. Nếu nó có vẻ khó đối với bạn, nó sẽ có vẻ khó cho người đọc.
Để có kết quả tốt nhất, hãy tránh sử dụng những từ hoàn toàn tiêu cực (“thất bại”, “tồi tệ” hoặc “bị bỏ qua”) và luôn nói “làm ơn” và “cảm ơn”.
