Email từ lâu đã trở thành một công cụ thiết yếu cho giao tiếp kinh doanh, nhưng một cuộc thăm dò do Sendmail thực hiện. Tiết lộ nó gây ra căng thẳng, bối rối hoặc những hậu quả tiêu cực khác cho 64% các chuyên gia.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tránh điều này với email của bạn? Và làm thế nào bạn có thể viết email cho kết quả mong muốn? Trong bài viết này, chúng tôi xem xét các chiến lược bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng việc sử dụng email của bạn rõ ràng, hiệu quả và thành công.
Một nhân viên văn phòng trung bình nhận được khoảng email 80 mỗi ngày. Với khối lượng thư này, các tin nhắn cá nhân có thể dễ dàng bị lãng quên. Thực hiện theo các quy tắc đơn giản này để email của bạn được chú ý và sử dụng.
- Đừng giao tiếp quá nhiều qua email.
- Tận dụng tốt các đồ vật.
- Hãy thông điệp rõ ràng và ngắn gọn.
- Hãy lịch sự.
- Kiểm tra giọng điệu của bạn.
- Đọc lại.
Đừng giao tiếp quá nhiều qua email
Một trong những nguồn căng thẳng lớn nhất tại nơi làm việc là lượng email quá lớn mà mọi người nhận được. Vì vậy, trước khi bắt đầu viết email, hãy tự hỏi bản thân: "Điều này có thực sự cần thiết không?"
Trong bối cảnh này, bạn nên sử dụng điện thoại hoặc tin nhắn tức thời để giải quyết các câu hỏi có thể trở thành chủ đề của các cuộc thảo luận trở lại. Sử dụng công cụ lập kế hoạch truyền thông và xác định các kênh tốt nhất cho các loại thông điệp khác nhau.
Bất cứ khi nào có thể, đưa tin xấu trong người. Nó giúp bạn giao tiếp với sự đồng cảm, lòng trắc ẩn và sự hiểu biết và chuộc lại chính mình nếu thông điệp của bạn bị thực hiện sai.
Tận dụng tốt đồ vật
Tiêu đề của một tờ báo làm được hai điều: nó thu hút sự chú ý của bạn và tóm tắt bài báo để bạn có thể quyết định có đọc nó hay không. Dòng tiêu đề email của bạn cũng nên làm như vậy.
Một đối tượng không gian trống có nhiều khả năng bị bỏ qua hoặc bị từ chối là "thư rác". Vì vậy, hãy luôn sử dụng một vài từ được chọn lọc kỹ lưỡng để cho người nhận biết nội dung của email.
Bạn có thể muốn bao gồm ngày trong dòng chủ đề nếu thư của bạn là một phần của loạt email thông thường, chẳng hạn như báo cáo dự án hàng tuần. Đối với tin nhắn yêu cầu phản hồi, bạn cũng có thể bao gồm lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như "Vui lòng trước ngày 7 tháng XNUMX."
Một dòng tiêu đề được viết tốt, như dòng bên dưới, cung cấp thông tin quan trọng nhất mà người nhận thậm chí không cần phải mở email. Điều này đóng vai trò như một lời nhắc nhắc nhở người nhận về cuộc họp của bạn bất cứ khi nào họ kiểm tra hộp thư đến của mình.
| Ví dụ xấu Ví dụ tốt |
|
| Chủ đề: cuộc họp | Chủ đề: Cuộc họp về quy trình GATEWAY - 09h 25 Tháng 2 2018 |
Giữ tin nhắn rõ ràng và ngắn gọn
Email, giống như thư kinh doanh truyền thống, phải rõ ràng và súc tích. Giữ câu của bạn ngắn và chính xác. Phần thân của email phải trực tiếp và nhiều thông tin, và chứa tất cả các thông tin liên quan.
Không giống như các bức thư truyền thống, gửi nhiều email không tốn nhiều chi phí hơn gửi một. Vì vậy, nếu bạn cần giao tiếp với ai đó về một số chủ đề khác nhau, hãy cân nhắc viết một email riêng cho từng chủ đề. Điều này làm rõ thông điệp và cho phép người gửi thư của bạn trả lời một chủ đề tại một thời điểm.
| Ví dụ xấu | Ví dụ tốt |
| Chủ đề: Sửa đổi cho báo cáo bán hàng
Xin chào Michelin
Cảm ơn bạn đã gửi báo cáo này vào tuần trước. Tôi đã đọc nó ngày hôm qua và cảm thấy rằng Chương 2 yêu cầu thông tin cụ thể hơn về số liệu bán hàng của chúng tôi. Tôi cũng nghĩ rằng giọng điệu có thể trang trọng hơn.
Ngoài ra, tôi muốn thông báo với bạn rằng tôi đã lên lịch một cuộc họp với bộ phận quan hệ công chúng về chiến dịch quảng cáo mới vào thứ Sáu tuần này. Cô ấy đang ở 11 giờ sáng và sẽ ở trong phòng họp nhỏ.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có sẵn.
Cảm ơn bạn,
Camille |
Chủ đề: Sửa đổi cho báo cáo bán hàng
Xin chào Michelin
Cảm ơn bạn đã gửi báo cáo này vào tuần trước. Tôi đã đọc nó ngày hôm qua và cảm thấy rằng Chương 2 yêu cầu thông tin cụ thể hơn về số liệu bán hàng của chúng tôi.
Tôi cũng nghĩ rằng giai điệu có thể trang trọng hơn.
Bạn có thể sửa đổi nó với những ý kiến trong tâm trí?
Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ!
Camille
(Camille sau đó gửi một email khác về cuộc họp PR.) |
Điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng ở đây. Bạn không muốn đánh bom ai đó bằng email, và việc kết hợp nhiều điểm liên quan vào một bài đăng sẽ rất hợp lý. Khi điều này xảy ra, hãy giữ cho nó đơn giản với các đoạn văn được đánh số hoặc các gạch đầu dòng và cân nhắc “cắt” thông tin thành các đơn vị nhỏ, được tổ chức tốt để dễ hiểu hơn.
Cũng lưu ý rằng trong ví dụ hay ở trên, Camille đã chỉ rõ những gì cô ấy muốn Michelin làm (trong trường hợp này, hãy thay đổi báo cáo). Nếu bạn giúp mọi người biết bạn muốn gì, nhiều khả năng họ sẽ cung cấp cho bạn.
Hãy lịch sự
Mọi người thường nghĩ rằng email có thể ít trang trọng hơn thư truyền thống. Nhưng các thông điệp bạn gửi là sự phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn, các giá trị và sự chú ý đến chi tiết rất quan trọng, do đó cần một mức độ chính thức nhất định.
Trừ khi bạn có quan hệ tốt với ai đó, hãy tránh sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tiếng lóng, biệt ngữ và các từ viết tắt không phù hợp. Biểu tượng cảm xúc có thể hữu ích trong việc làm rõ ý định của bạn, nhưng tốt nhất chỉ nên sử dụng chúng với những người bạn biết rõ.
Đóng tin nhắn của bạn với "Trân trọng", "Ngày tốt / buổi tối với bạn" hoặc "Tốt cho bạn", tùy thuộc vào tình huống.
Người nhận có thể chọn in email và chia sẻ chúng với người khác, vì vậy hãy luôn lịch sự.
Kiểm tra âm
Khi chúng ta gặp mặt trực tiếp, chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nét mặt của họ để đánh giá cảm giác của họ. E-mail làm mất thông tin của chúng tôi, điều đó có nghĩa là chúng tôi không thể biết khi nào mọi người hiểu nhầm tin nhắn của chúng tôi.
Lựa chọn từ, độ dài câu, dấu câu và cách viết hoa của bạn có thể dễ dàng bị hiểu sai nếu không có dấu hiệu thị giác và thính giác. Trong ví dụ đầu tiên dưới đây, Louise có thể nghĩ rằng Yann đang thất vọng hoặc tức giận, nhưng trên thực tế, anh ấy cảm thấy tốt.
| Ví dụ xấu | Ví dụ tốt |
| Louise,
Tôi cần báo cáo của bạn trước 17 giờ chiều hôm nay, nếu không tôi sẽ bỏ lỡ thời hạn của mình.
Yann |
Xin chào Louise
Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ trên báo cáo này. Bạn có thể cung cấp cho tôi phiên bản của bạn trước giờ 17 để tôi không bỏ lỡ thời hạn không?
Cảm ơn bạn trước,
Yann |
Hãy suy nghĩ về "cảm giác" email của bạn một cách tình cảm. Nếu ý định hoặc cảm xúc của bạn có thể bị hiểu lầm, hãy tìm một cách ít mơ hồ hơn để hình thành lời nói của bạn.
sự đọc thử
Cuối cùng, trước khi nhấp vào "Gửi", hãy dành một chút thời gian để kiểm tra email của bạn xem có lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu nào không. Email của bạn cũng là một phần hình ảnh chuyên nghiệp của bạn giống như trang phục bạn mặc. Do đó, việc gửi một tin nhắn có lỗi hàng loạt là điều không thể tránh khỏi.
Trong quá trình đọc lại, hãy chú ý đến độ dài của email. Mọi người thường đọc các email ngắn gọn, súc tích hơn các email dài, bị ngắt kết nối, vì vậy hãy đảm bảo email của bạn càng ngắn càng tốt, không loại trừ các thông tin cần thiết.
Điểm clés
Hầu hết chúng ta dành một phần tốt trong ngày của chúng tôi tại đọc và soạn email. Nhưng những tin nhắn chúng tôi gửi có thể gây nhầm lẫn cho người khác.
Để viết email hiệu quả, trước tiên hãy tự hỏi bạn có thực sự nên sử dụng kênh này không. Đôi khi có thể tốt hơn để lấy điện thoại.
Làm cho email của bạn súc tích và chính xác. Gửi chúng chỉ cho những người thực sự cần nhìn thấy chúng và chỉ rõ những gì bạn muốn người nhận làm tiếp theo.
Hãy nhớ rằng email của bạn phản ánh tính chuyên nghiệp, giá trị của bạn và sự chú ý của bạn đến từng chi tiết. Hãy thử tưởng tượng những người khác có thể giải thích giọng điệu thông điệp của bạn như thế nào. Hãy lịch sự và luôn kiểm tra kỹ những gì bạn đã viết trước khi nhấn “gửi”.
