Nếu bạn không có thói quen rõ ràng trong việc xử lý email của mình, chúng có thể nhanh chóng trở thành một nguồn mất thời gian đáng kể. Mặt khác, nếu bạn làm những gì cần thiết ở cấp độ tổ chức để không để bản thân bị tràn ngập bởi hàng tá email chưa đọc. Sau đó, bạn có thể giải phóng tâm trí của bạn khỏi bất kỳ khả năng thiếu một email quan trọng. Trong bài viết này được liệt kê một số thực hành đã được chứng minh. Bằng cách áp dụng chúng, bạn chắc chắn sẽ có thể quản lý hộp thư của mình một cách thanh thản hơn nhiều.
Tự động hoặc phân loại thủ công bất kỳ email nào trong một thư mục chuyên dụng hoặc thư mục con.
Đây là loại phương pháp sẽ cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp các email theo thứ tự quan trọng. Bạn có thể chọn phân loại email theo chủ đề, theo chủ đề, theo thời hạn. Điều quan trọng là tận dụng tất cả các tính năng hộp thư của bạn để quản lý các thư của bạn một cách hoạt động đầy đủ. Khi bạn đã tạo một thư mục với thư mục và thư mục con theo chế độ tổ chức phù hợp với bạn. Mỗi thư sẽ có vị trí trong hộp thư của bạn giống như mỗi tệp giấy trên bàn làm việc của bạn. Vì vậy, khi thời gian xử lý email đã trôi qua, bạn có thể tập trung 100% vào phần còn lại của công việc.
Lên kế hoạch thời gian cụ thể để xử lý email của bạn
Tất nhiên, bạn phải duy trì phản hồi và có thể xử lý các tin nhắn đang chờ phản hồi ngay lập tức từ bạn. Đối với phần còn lại, hãy lập kế hoạch (các) khoảnh khắc phù hợp nhất, để xử lý các email của bạn một cách nhất quán. Bắt đầu bằng cách chuẩn bị tất cả các yếu tố cần thiết cho việc xử lý công việc của bạn. Tập tin giấy, dập ghim, máy in, mọi thứ phải tiện dụng để tạo điều kiện tập trung tối đa. Không có vấn đề khi bạn chọn. Giờ đây, hộp thư của bạn được tổ chức giống như một trung tâm phân loại bưu chính, bạn có thể xử lý email của mình một cách bình tĩnh với hiệu quả và tốc độ.
Làm sạch hộp thư của bạn bằng cách xóa tất cả các bản tin không cần thiết
Có phải hộp thư của bạn liên tục bị ký sinh bởi các bản tin hoặc quảng cáo không thú vị? Hãy cẩn thận để loại bỏ hộp thư của bạn về tất cả các bản tin trông giống như thư rác hơn bất cứ thứ gì khác. Bạn phải hủy đăng ký một cách có hệ thống khỏi tất cả các danh sách gửi thư này mà không mang lại cho bạn bất cứ điều gì cụ thể và có thể nhanh chóng trở nên xâm lấn hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Cleanfox ở đâu Hủy đăng ký tôi làm cần thiết trong một vài cú nhấp chuột. Không cần bạn một buổi sáng, loại giải pháp này sẽ giúp bạn rất nhiều để chấm dứt tất cả ô nhiễm kỹ thuật số này. Hàng ngàn email có thể được xử lý tương đối nhanh chóng.
Thiết lập phản hồi tự động
Bạn sẽ sớm được đi nghỉ trong một thời gian dài. Một chi tiết không thể bỏ qua, kích hoạt trả lời tự động của hộp thư của bạn. Đây là một điều quan trọng để tất cả những người mà bạn tương ứng chuyên nghiệp qua email đều được thông báo rõ về sự vắng mặt của bạn. Nhiều hiểu lầm có thể xảy ra khi một khách hàng hoặc nhà cung cấp mất kiên nhẫn, bởi vì những thông điệp này vẫn chưa được trả lời. Điều này có thể dễ dàng tránh được với một tin nhắn ngắn sẽ được gửi tự động trong kỳ nghỉ của bạn. Bạn chỉ cần cho biết ngày trở về của bạn sau kỳ nghỉ và tại sao không phải là email của đồng nghiệp nếu cần thiết.
Kiểm soát số lượng email bạn gửi trong bản sao
Sử dụng một cách có hệ thống các email được gửi bằng bản sao carbon (CC) và bản sao carbon vô hình (CCI) có thể nhanh chóng tạo ra các trao đổi vô tận. Những người chỉ được cho là nhận được tin nhắn của bạn để biết thông tin, giờ yêu cầu làm rõ. Những người khác tự hỏi tại sao họ nhận được tin nhắn này và nhận thức đúng về nó như một sự lãng phí thời gian. Khi đưa ra lựa chọn đưa ai đó vào vòng lặp, hãy chắc chắn rằng lựa chọn của bạn thực sự phù hợp. Tin nhắn gửi cho bất cứ ai bằng mọi cách nên tránh.
Hãy nhớ rằng một email có thể có giá trị pháp lý
Càng xa càng tốt giữ tất cả các email của bạn, họ có lực lượng chứng minh, đặc biệt là tòa án công nghiệp. Một tin nhắn điện tử nếu nó được chứng nhận có cùng giá trị pháp lý như một bức thư mà bạn sẽ viết bằng tay. Nhưng hãy cẩn thận, ngay cả một tin nhắn đơn giản gửi mà không suy nghĩ cho đồng nghiệp hoặc khách hàng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Nếu một khách hàng chứng minh, email có sự hỗ trợ, rằng bạn đã không tôn trọng các cam kết của bạn về mặt giao hàng hoặc khác. Bạn sẽ phải chịu hậu quả cho doanh nghiệp của bạn và cho chính bạn. Trong các tranh chấp thương mại như trong các tòa án công nghiệp, bằng chứng được cho là "miễn phí". Đó là để nói rằng chính thẩm phán sẽ quyết định và tốt hơn là nên phân loại cẩn thận các email của mình hơn là bỏ chúng vào thùng rác.
