Email công ty

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, nơi email đã trở thành công cụ giao tiếp được ưa chuộng. Điều cần thiết là phải nắm vững các kỹ năng cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn. Có nhiều cách để thông báo sự không hài lòng của bạn với đồng nghiệp mà bạn đang xung đột theo một cách nào đó. Chúng ta có thể hình dung một cuộc thảo luận trực tiếp, một cuộc gọi điện thoại hoặc một hình thức hòa giải nào đó. Tuy nhiên, email vẫn là một trong những phương tiện được sử dụng phổ biến nhất trong thế giới công việc.

Email là một công cụ rất mạnh được sử dụng rộng rãi vì nhiều lý do.

Khi bạn gửi email, sẽ có một bản ghi tự động của liên lạc. Do đó, các trao đổi khác nhau của bạn có thể được tổ chức trong thư mục được lưu trữ một cách an toàn. Do đó, chúng có thể được sử dụng trong tương lai để tham khảo hoặc vì lý do pháp lý. Sử dụng email như một phương tiện liên lạc chính thức cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Cần lưu ý những điểm này để hiểu tầm quan trọng của bạn khi thành thạo kiểu giao tiếp này.

Trong công việc hàng ngày của bạn, có thể xảy ra trường hợp đồng nghiệp cần nhắc nhở về một số quy tắc cư xử tốt cần có. Cần nhớ rằng thông báo cho đồng nghiệp qua email là một cách chính thức và hiệu quả để khẳng định quan điểm của bạn một cách vững chắc. Nếu một đồng nghiệp như vậy quyết định không thay đổi thái độ của mình sau nhiều lần cảnh báo, các email bạn đã gửi có thể được đưa ra để biện minh cho hành động tiếp theo của bạn. Hãy nhớ rằng chúng đã được lưu trữ an toàn và có thể được truy xuất và sử dụng để hiển thị lịch sử hành vi sai trái của người được đề cập.

Trước khi thông báo cho đồng nghiệp qua e-mail

Như đã nói trước đó, việc sử dụng email để liên lạc là chính thức. Điều này ngụ ý rằng nó nặng hơn một lời cảnh báo bằng lời nói và mang lại nhiều hậu quả hơn. Do đó, trước khi thông báo cho ai đó mà bạn làm việc cùng qua email, hãy cân nhắc những lời cảnh báo bằng lời nói. Một số sẽ điều chỉnh hành vi của họ khi bạn làm vậy. Do đó, không cần thiết, nếu không tìm cách giải quyết vấn đề trước, để cho nó tầm quan trọng không cần thiết. Ngoài ra, thông báo cho đồng nghiệp qua email có thể không phải lúc nào cũng là cách lý tưởng để thuyết phục họ thay đổi. Xử lý từng trường hợp và từng trường hợp tùy theo tình huống. Trước khi thể hiện sự tức giận của mình qua email, bạn cần biết cách xử lý nó. Bạn cần thu thập những suy nghĩ của mình và tìm ra những gì bạn muốn viết và mức độ tác động cần thiết để có được kết quả mong muốn.

Xác định vấn đề

Điều đầu tiên cần làm trước khi gửi email là xác định chủ đề khiến bạn khó chịu. Nó không đơn giản như nó có vẻ. Trong một văn phòng nơi mà sự cạnh tranh và đối địch ngự trị, bạn phải chắc chắn rằng những lời buộc tội của bạn là có cơ sở nghiêm trọng. Đó không phải là việc hành hạ một thành viên trong nhóm của bạn bằng những câu chuyện phiếm. Tuy nhiên, nếu bạn là nạn nhân hoặc nhân chứng của một hành vi sai trái và sự thật là chắc chắn, hãy hành động. Tuy nhiên, đừng quên tôn trọng các quy tắc lịch sự thông thường.

Ai là người mà bạn gặp vấn đề?

Chẳng hạn, việc tạo ra xung đột giữa bạn và người quản lý một cách hoàn toàn sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn hoặc nhóm của bạn. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến năng suất của bạn và có thể khiến bạn rơi vào tình huống xôi hỏng bỏng không. Thay vì gửi email, xem xét một cuộc thảo luận trực tiếp có thể hữu ích như một bước đầu tiên để giải quyết vấn đề bạn đang quan tâm. Tuy nhiên, nếu nhiều cuộc thảo luận trực tiếp và cảnh báo bằng lời nói của bạn không thành công, đừng ngần ngại gửi email chính thức, điều này chắc chắn sẽ có lợi cho bạn sau này.

Chăm sóc email của bạn

Email của bạn nên được viết một cách chuyên nghiệp. Khi bạn chủ động phê bình hành vi hoặc công việc của một cá nhân cụ thể qua email, hãy nhớ rằng đây là một tài liệu chính thức. Điều này có nghĩa rằng nó là một tài liệu có thể chống lại bạn. Tôn trọng tất cả các quy tắc được mong đợi để viết một bức thư trong bối cảnh này.