Khi một số nhân viên vắng mặt vì nhiều lý do khác nhau mà không thông báo với cấp trên hoặc người quản lý, họ không biết phải làm thế nào để đưa ra quan điểm của mình. Những người khác cũng cảm thấy khó khăn khi xin nghỉ phép ngắn hạn khi họ có một số vấn đề cá nhân được trả tiền
Tác động của sự vắng mặt của bạn phụ thuộc phần lớn vào tính chất công việc của bạn và chính sách tại chỗ bạn làm việc. Sự vắng mặt của bạn, đặc biệt nếu nó không được thông báo trước, có thể rất tốn kém cho tổ chức của bạn. Do đó, trước khi đưa ra quyết định đi xa, hãy nghĩ về nó. Nếu điều này xảy ra hoặc đã xảy ra, sử dụng email để xin lỗi hoặc giải thích cho người giám sát của bạn là một cách tuyệt vời để giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng.
Trước khi viết email biện minh
Bài viết này nhằm mục đích chỉ ra cách một nhân viên với một hoặc nhiều lý do chính đáng có thể biện minh cho nhu cầu vắng mặt của mình hoặc lý do tại sao anh ta không thể có mặt tại vị trí của mình. Là một nhân viên, điều quan trọng là bạn phải chắc chắn về những hậu quả có thể xảy ra khi vắng mặt không nghỉ phép. Không có gì đảm bảo rằng email xin lỗi của bạn sẽ nhận được phản hồi thuận lợi. Tương tự như vậy, không có gì đảm bảo rằng khi bạn viết một e-mail yêu cầu nghỉ làm, nó sẽ được nhận một cách tích cực.
Tuy nhiên, khi bạn phải vắng mặt vì những lý do khẩn cấp và bạn không thể liên lạc với sếp của mình, điều cần thiết là viết email càng sớm càng tốt có chứa những lý do chính xác cho sự vắng mặt này. Tương tự như vậy, khi bạn biết trước rằng bạn cần phải giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc gia đình quan trọng, thật khôn ngoan khi soạn email chứa lời xin lỗi của bạn cho sự bất tiện và một vài điều rõ ràng nếu có thể. Bạn làm điều này với hy vọng giảm thiểu tác động của cuộc sống cá nhân đến công việc của bạn.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đã quen thuộc với chính sách và giao thức của công ty về cách vắng mặt trong nhóm của bạn. Công ty có thể nhượng bộ nhất định trong trường hợp khẩn cấp và đưa ra cách quản lý chúng. Có thể sẽ có một chính sách về số ngày giữa thời điểm bạn cần nộp đơn và những ngày bạn sẽ vắng mặt.
Hướng dẫn viết email
Sử dụng một phong cách trang trọng
Email này là chính thức. Nó nên được viết theo một phong cách trang trọng. Từ dòng tiêu đề đến phần kết luận, mọi thứ nên chuyên nghiệp. Người giám sát của bạn, cùng với những người khác, mong đợi bạn thể hiện mức độ nghiêm trọng của tình hình trong email của bạn. Trường hợp của bạn có nhiều khả năng được lắng nghe hơn khi bạn viết một email như vậy theo phong cách trang trọng.
Gửi email sớm
Chúng tôi đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tôn trọng chính sách của công ty. Cũng lưu ý rằng nếu bạn cần viết một email chứa một lý do chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải làm điều đó càng sớm càng tốt. Điều này đặc biệt bắt buộc khi bạn thất bại và bạn không đến làm việc mà không được phép. Thông báo cho sếp của bạn sớm sau khi vắng mặt không chính đáng có thể tránh được cảnh báo. Bằng cách thông báo cho bạn trước về trường hợp bất khả kháng mà bạn thấy mình, bạn sẽ giúp công ty chọn một sự thay thế phù hợp hoặc sắp xếp.
Hãy súc tích với các chi tiết
Hãy ngắn gọn. Bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết những gì đã xảy ra khiến bạn không có mặt ở đó hoặc phải đi sớm. Chỉ cần đề cập đến những sự kiện quan trọng. Nếu bạn đang yêu cầu sự cho phép trước, hãy cho biết (những) ngày bạn dự định vắng mặt. Hãy cụ thể với ngày tháng, không đưa ra ước tính.
Cung cấp hỗ trợ
Khi bạn viết một email xin lỗi vì đi vắng, hãy nhớ thể hiện rằng bạn quan tâm đến năng suất của công ty. Sẽ không ổn nếu bạn chỉ nói rằng bạn sẽ đi vắng, hãy đề nghị làm điều gì đó để giảm bớt ảnh hưởng của việc bạn vắng mặt. Ví dụ, bạn có thể làm điều này khi bạn trở về hoặc nói chuyện với một đồng nghiệp để thay thế bạn. Một số công ty có thể có những chính sách như trừ lương cho những ngày nghỉ. Do đó, hãy cố gắng hiểu đầy đủ về chính sách của công ty và cách bạn có thể làm việc với nó.
Email Ví dụ 1: Cách Viết Email Xin lỗi (Sau khi Bạn bỏ lỡ một ngày làm việc)
Chủ đề: Bằng chứng vắng mặt 19/11/2018
Xin chào ông Guillou,
Vui lòng chấp nhận email này như một thông báo chính thức rằng tôi không thể đi làm vào ngày 19 tháng 2018 năm XNUMX do cảm lạnh. Liam và Arthur thế chỗ khi tôi vắng mặt. Họ đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao của tôi trong ngày hôm đó.
Tôi xin lỗi vì đã không thể liên lạc với bạn trước khi tan sở. Tôi xin lỗi nếu có bất kỳ sự bất tiện nào cho việc kinh doanh.
Tôi đã đính kèm giấy chứng nhận y tế của mình vào email này.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.
Cảm ơn sự thông cảm của bạn.
Kính trọng,
Ethan Gaudin
Ví dụ về email 2: Cách viết Email xin lỗi khi bạn vắng mặt trong công việc trong tương lai
Chủ đề: Quản lý ngày vắng mặt của tôi 17 / 12 / 2018
Thưa bà Pascal,
Vui lòng chấp nhận email này như một thông báo chính thức rằng tôi sẽ vắng mặt trong công việc vào ngày 17 tháng 2018 năm XNUMX. Tôi sẽ xuất hiện với tư cách là một nhân chứng chuyên nghiệp trước tòa vào ngày hôm đó. Tôi đã thông báo cho bạn về lệnh triệu tập của tôi đến tòa vào tuần trước và sự cần thiết bắt buộc là tôi phải có mặt.
Tôi đã thực hiện một thỏa thuận với Gabin Thibault từ bộ phận CNTT, người hiện đang nghỉ việc để thay thế tôi. Trong thời gian tòa tạm nghỉ, tôi sẽ gọi để xem anh ấy có cần giúp đỡ gì không.
Tôi xin cám ơn.
Kính trọng,
Emma Vallee
