Email là công cụ giao tiếp ưa thích của hầu hết chúng ta. Email thật tuyệt vời vì bạn không cần phải có mặt cùng lúc với người đối thoại của mình để giao tiếp. Điều này cho phép chúng tôi tiếp tục giải quyết các vấn đề đang diễn ra khi đồng nghiệp của chúng tôi không có mặt hoặc ở bên kia thế giới.
Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đang chìm trong danh sách email dài vô tận. Theo một báo cáo được công bố vào năm 2016, người dùng doanh nghiệp trung bình nhận và gửi hơn 100 email mỗi ngày.
Ngoài ra, email quá dễ bị hiểu lầm. Một nghiên cứu Sendmail gần đây cho thấy 64% số người đã gửi hoặc nhận email gây ra sự tức giận hoặc vô tình nhầm lẫn.
Do khối lượng email chúng tôi gửi và nhận và vì email thường bị hiểu sai, điều quan trọng là phải viết chúng một cách rõ ràng và súc tích.
Làm thế nào để viết chính xác một e-mail chuyên nghiệp
Viết email ngắn gọn và trọng tâm sẽ giảm thời gian quản lý email và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho email của bạn ngắn gọn, bạn có thể sẽ dành ít thời gian hơn cho email và nhiều thời gian hơn cho các công việc khác. Điều đó nói rằng, viết rõ ràng là một kỹ năng. Giống như tất cả các kỹ năng, bạn sẽ cần làm việc trên sự phát triển của nó.
Ban đầu, bạn có thể mất nhiều thời gian để viết email ngắn cũng như viết email dài. Tuy nhiên, ngay cả khi đúng như vậy, bạn sẽ giúp đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn, vì bạn sẽ bớt lộn xộn hơn vào hộp thư đến của họ, điều này sẽ giúp họ trả lời bạn nhanh hơn.
Bằng cách viết rõ ràng, bạn sẽ được biết đến như một người biết họ muốn gì và hoàn thành công việc. Cả hai đều tốt cho triển vọng nghề nghiệp của bạn.
Vì vậy, cần những gì để viết e-mail rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp?
Xác định mục tiêu của bạn
Email rõ ràng luôn có một mục đích rõ ràng.
Mỗi khi bạn ngồi viết email, hãy dành vài giây để tự hỏi bản thân, “Tại sao tôi lại gửi cái này? Tôi mong đợi điều gì từ người nhận?
Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, bạn không nên gửi email. Viết e-mail mà không biết những gì bạn cần là lãng phí thời gian của bạn và của người nhận. Nếu bạn không biết chính xác những gì bạn muốn, bạn sẽ khó thể hiện bản thân rõ ràng và chính xác.
Sử dụng quy tắc "Một điều tại một thời điểm"
Email không thể thay thế cho các cuộc họp. Với các cuộc họp kinh doanh, bạn càng làm nhiều mục trong chương trình, cuộc họp càng hiệu quả.
Với email, điều ngược lại là đúng. Bạn càng bao gồm ít chủ đề khác nhau trong email của mình, thì càng có nhiều điều dễ hiểu đối với người đối thoại của bạn.
Đó là lý do tại sao bạn nên thực hành quy tắc "làm một việc tại một thời điểm". Đảm bảo rằng mọi email bạn gửi đều hướng về một vấn đề. Nếu bạn cần giao tiếp về một dự án khác, hãy viết một email khác.
Đây cũng là thời điểm tốt để bạn tự hỏi: "Email này có thực sự cần thiết không?" Một lần nữa, chỉ những email hoàn toàn cần thiết mới chứng thực sự tôn trọng của người mà bạn gửi email.
Thực hành đồng cảm
Đồng cảm là khả năng nhìn thế giới qua con mắt của người khác. Khi bạn làm điều này, bạn hiểu được suy nghĩ và cảm xúc của họ.
Khi viết email, hãy nghĩ về lời nói của bạn theo quan điểm của người đọc. Với mọi thứ bạn viết, hãy tự hỏi:
- Làm thế nào tôi có thể giải thích câu này nếu tôi nhận được nó?
- Có bao gồm các điều khoản mơ hồ để chỉ định?
Đây là một điều chỉnh đơn giản nhưng hiệu quả đối với cách bạn nên viết. Nghĩ về những người sẽ đọc bạn sẽ thay đổi cách họ phản hồi với bạn.
Đây là một cách thấu cảm để nhìn vào thế giới để giúp bạn bắt đầu. Hầu hết mọi người:
- Đang bận rộn. Họ không có thời gian để đoán những gì bạn muốn và họ muốn có thể đọc email của bạn và trả lời nó một cách nhanh chóng.
- Thưởng thức một lời khen. Nếu bạn có thể nói điều gì đó tích cực về họ hoặc công việc của họ, hãy làm điều đó. Lời nói của bạn sẽ không bị lãng phí.
- Thích được cảm ơn. Nếu người nhận đã giúp bạn theo bất kỳ cách nào, hãy nhớ cảm ơn họ. Bạn nên làm điều này ngay cả khi công việc của họ là giúp bạn.
Viết tắt
Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, bạn cần cho người nhận biết bạn là ai. Bạn thường có thể làm điều đó trong một câu. Ví dụ: “Rất vui được gặp bạn tại [Sự kiện X]. »
Một cách để rút ngắn phần giới thiệu là viết chúng như thể bạn đang gặp mặt trực tiếp. Bạn sẽ không muốn phải độc thoại năm phút khi gặp trực tiếp ai đó. Vì vậy, đừng làm điều đó trong email.
Bạn không biết nếu giới thiệu là cần thiết. Có lẽ bạn đã liên lạc với người nhận, nhưng bạn không biết liệu cô ấy có nhớ bạn không. Bạn có thể để lại thông tin đăng nhập trong chữ ký điện tử của bạn.
Điều này tránh hiểu lầm. Giới thiệu bản thân với một người đã biết bạn là người thô lỗ. Nếu cô ấy không chắc mình có biết bạn hay không, bạn có thể để cô ấy kiểm tra chữ ký của mình.
Giới hạn bản thân trong năm câu
Trong mỗi email bạn viết, bạn phải sử dụng đủ câu để nói những gì bạn cần, không hơn. Một thực hành hữu ích là giới hạn bản thân trong năm câu.
Ít hơn năm câu thường tàn bạo và thô lỗ, hơn năm câu lãng phí thời gian.
Sẽ có lúc không thể giữ một email chứa năm câu. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, năm câu là đủ.
Áp dụng kỷ luật trong năm câu và bạn sẽ thấy mình viết email nhanh hơn. Bạn cũng sẽ nhận được nhiều câu trả lời hơn.
Sử dụng từ ngắn
Năm 1946, George Orwell khuyên các nhà văn đừng bao giờ sử dụng một từ dài trong khi một từ ngắn sẽ làm được.
Lời khuyên này ngày nay thậm chí còn phù hợp hơn, đặc biệt là khi viết email.
Những từ ngắn thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc của bạn. Bằng cách sử dụng các từ ngắn, bạn đã làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu.
Điều tương tự cũng đúng với các câu và đoạn văn ngắn. Tránh viết các khối văn bản lớn nếu bạn muốn thông điệp của mình rõ ràng và dễ hiểu.
Sử dụng giọng nói tích cực
Giọng chủ động dễ đọc hơn. Nó cũng khuyến khích hành động và trách nhiệm. Thật vậy, ở giọng chủ động, các câu tập trung vào người hành động. Ở giọng bị động, các câu tập trung vào đối tượng mà người đó hành động. Trong giọng nói bị động, nó có thể giống như mọi thứ đang diễn ra một mình. Chủ động, mọi thứ chỉ xảy ra khi con người hành động.
Bám sát cấu trúc tiêu chuẩn
Chìa khóa để giữ cho email của bạn ngắn là gì? Sử dụng một cấu trúc tiêu chuẩn. Đây là một mẫu mà bạn có thể theo dõi cho mỗi email bạn viết.
Ngoài việc giữ cho email của bạn ngắn, theo một cấu trúc tiêu chuẩn cũng giúp bạn viết nhanh chóng.
Theo thời gian, bạn sẽ phát triển một cấu trúc sẽ làm việc cho bạn. Đây là một cấu trúc đơn giản để giúp bạn bắt đầu:
- Sự chào
- Một lời khen
- Lý do cho email của bạn
- Lời kêu gọi hành động
- Một tin nhắn kết thúc (Kết thúc)
- Chữ ký
Chúng ta hãy xem xét từng thứ một cách sâu sắc.
- Đây là dòng đầu tiên của email. “Xin chào, [First Name]” là một lời chào thông thường.
- Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, một lời khen là một khởi đầu tuyệt vời. Một lời khen được viết tốt cũng có thể dùng như một lời giới thiệu. Ví dụ :
“Tôi rất thích bài thuyết trình của bạn về [chủ đề] vào [date]. »
“Tôi thấy blog của bạn về [topic] thực sự hữu ích. »
“Rất vui được gặp bạn tại [sự kiện]. »
- Lý do cho email của bạn. Trong phần này, bạn nói, "Tôi sẽ gửi email để hỏi về ..." hoặc "Tôi đang tự hỏi liệu bạn có thể giúp gì về ..." Đôi khi bạn sẽ cần hai câu để giải thích lý do viết thư của mình.
- Lời kêu gọi hành động. Khi bạn đã giải thích lý do cho email của mình, đừng cho rằng người nhận sẽ biết phải làm gì. Cung cấp hướng dẫn cụ thể. Ví dụ:
"Bạn có thể gửi cho tôi những tập tin đó vào thứ Năm được không?" »
"Bạn có thể viết cái này trong hai tuần tới không?" "
“Hãy viết cho Yann về điều đó, và hãy cho tôi biết khi bạn làm xong. »
Bằng cách cấu trúc yêu cầu của bạn dưới dạng một câu hỏi, người nhận được mời trả lời. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng: "cho tôi biết khi nào bạn làm việc này" hoặc "cho tôi biết nếu bạn làm việc này." "
- đóng cửa. Trước khi gửi email của bạn, hãy chắc chắn gửi kèm thông điệp kết thúc. Điều này phục vụ mục đích kép là nhắc lại lời kêu gọi hành động của bạn và khiến người nhận cảm thấy hài lòng.
Ví dụ về các dòng kết thúc tốt:
“Cảm ơn vì tất cả sự giúp đỡ của bạn về việc này. "
“Tôi rất nóng lòng được nghe những gì bạn nghĩ. »
"Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi. "
- Để kết thúc suy nghĩ về việc thêm chữ ký của bạn trước một thông điệp chào mừng.
Đó có thể là "Trân trọng", "Trân trọng", "Chúc một ngày tốt lành" hoặc "Cảm ơn".
