专业信件是书面文件,可确保不同对话者之间的正式关系。 它具有非常普通的内部结构。 本质上写在一页上,或者例外地写在两页上。 专业信函通常包含一个主题。 这种内部结构具有优势。 无论如何,他的写作计划都可以保持不变。 显然,给定目标会有所变化。 但是,无论是简单的信息索取,申请还是投诉。 撰写专业书信的计划实际上将保持不变。

过去,现在,未来:一份成功的专业信函的三个阶段计划

在这个按时间顺序排列的层次中,过去,现在和将来的使用是指专业信函写作计划的三联画。 这是在所有情况下实施的简单有效的计划。 提问,传达信息,解释给定主题,甚至说服读者。 效率,这在以下方面是合理的逻辑顺序 观察其结构。

 

过去:计划的第一步

我们最常根据先例,最初或先前的情况写一封信。 可能是收到的一封信,一次会议,一次访问,一次电话采访等。 写这封信的第一部分的目的是传达发送原因。 或者非常简单地描述情况的上下文。 事实的提醒通常用同一句话表达。 但是,在子句中构造此句子更为方便。 通过说明,我们可以具有以下表达式:

  • 我确认收到您的来信,通知我...
  • 在您日期为……的信中
  • 您使我们了解了...
  • 鉴于您在XXX报纸上发布的新闻稿(参考编号12345),我们刚刚建议...
  • 验证您的帐户后,我们发现...

在写信的原因与过去的事实无关的情况下。 在这一点上,我们在信的第一段中介绍了作者和他的成立。 然后继续通过指定您的请求或提供其各种服务。 例如,作为信息咨询或服务建议的一部分,我们可能具有以下表达式:

  • 作为安全领域的专家,我们采用这种方式……。
  • 真正让客户满意,我们希望...
  • 我们很高兴地宣布,我们已经为客户计划了...

在自发申请(实习或工作)的情况下,我们还可以具有以下表达式:

  • 贵公司引起了我的注意,作为……的学生,我想申请实习…………
  • 最近毕业于...

从第一段开始,接收信件的收件人必须了解您的信件主题。

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现在:计划的第二步

该计划的第二部分提到了在时间T写信的理由。关于第一部分中表示的先前情况。 在这个层面上,这是一个争论,告知,解释甚至质疑的问题。 根据情况的复杂程度,这部分内容可以写成完整的段落,也可以用一个句子来表达主要思想。 通过说明,我们可以具有以下表达式:

  • 请注意,在…发票n°…的日期尚未清除,我们…
  • 我们组织的成员资格也向您保证...
  • 尽管合同规定在……日开始工作,但我们惊讶地观察到,并难以理解…………先生报告的延误。

未来:计划的第3步

第三部分也是最后一部分通过报告 后果 来。

作为信的作者,我们要么表达我们的意图,然后就可以使用以下类型的表达式:

  • 今天我将亲自处理您所要求的物品
  • 我们准备替换...当然要考虑原始内容。
  • 请靠近售票处…..

我们要么表达愿望,要么要求或鼓励接受者采取行动或作出反应。 因此,我们可以具有以下公式:

  • 邀请您靠近柜台
  • 因此,我请您尽快召集专家以...
  • 我们迫切希望能尽快解决您的问题。

写这封信的目的可能带有一个论点:

  • 您将根据合同的一般和特定规定尽快(客观)调整情况。 (论据)
  • 您能尽快安排我的交货吗? (目的)提醒您,鉴于您的销售条件,必须在预定的日期交货。 (论据)

 

礼貌的公式,对结束专业信函至关重要!

为了正确地结束专业信件,写一个礼貌的短语是必不可少的。 实际上,它是一个双重礼貌的公式,既包含表达式,又包含“结论前”公式。

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我们都有一个礼节性的公式,反映出一定的亲切感:

  • 提前收到我们的感谢...
  • 对于这种意外情况,我们深表歉意
  • 我将始终可以在会议上讨论它
  • 您可以随时联系我们以...
  • 我们希望此报价能满足您的期望,我们当然可以为您提供更多信息。

我们有一个礼貌的公式:

  • 主席女士,我们请您接受我们的最诚挚的问候。
  • 主席先生,请相信我们表现出的最佳感觉。
  • 女士,请接受我们的问候。

 

该计划在撰写专业信函时的优势,一方面在于其对内容撰写的清醒性,另一方面在于其相对于收件人而言易于阅读。 但是,不建议将此时间轴用于更复杂和更长的内容。