专业信件是书面文件，可确保不同对话者之间的正式关系。 它具有非常普通的内部结构。 本质上写在一页上，或者例外地写在两页上。 专业信函通常包含一个主题。 这种内部结构具有优势。 无论如何，他的写作计划都可以保持不变。 显然，给定目标会有所变化。 但是，无论是简单的信息索取，申请还是投诉。 撰写专业书信的计划实际上将保持不变。
过去，现在，未来：一份成功的专业信函的三个阶段计划
在这个按时间顺序排列的层次中，过去，现在和将来的使用是指专业信函写作计划的三联画。 这是在所有情况下实施的简单有效的计划。 提问，传达信息，解释给定主题，甚至说服读者。 效率，这在以下方面是合理的逻辑顺序 观察其结构。
过去：计划的第一步
我们最常根据先例，最初或先前的情况写一封信。 可能是收到的一封信，一次会议，一次访问，一次电话采访等。 写这封信的第一部分的目的是传达发送原因。 或者非常简单地描述情况的上下文。 事实的提醒通常用同一句话表达。 但是，在子句中构造此句子更为方便。 通过说明，我们可以具有以下表达式：
- 我确认收到您的来信，通知我...
- 在您日期为……的信中
- 您使我们了解了...
- 鉴于您在XXX报纸上发布的新闻稿（参考编号12345），我们刚刚建议...
- 验证您的帐户后，我们发现...
在写信的原因与过去的事实无关的情况下。 在这一点上，我们在信的第一段中介绍了作者和他的成立。 然后继续通过指定您的请求或提供其各种服务。 例如，作为信息咨询或服务建议的一部分，我们可能具有以下表达式：
- 作为安全领域的专家，我们采用这种方式……。
- 真正让客户满意，我们希望...
- 我们很高兴地宣布，我们已经为客户计划了...
在自发申请（实习或工作）的情况下，我们还可以具有以下表达式：
- 贵公司引起了我的注意，作为……的学生，我想申请实习…………
- 最近毕业于...
从第一段开始，接收信件的收件人必须了解您的信件主题。
现在：计划的第二步
该计划的第二部分提到了在时间T写信的理由。关于第一部分中表示的先前情况。 在这个层面上，这是一个争论，告知，解释甚至质疑的问题。 根据情况的复杂程度，这部分内容可以写成完整的段落，也可以用一个句子来表达主要思想。 通过说明，我们可以具有以下表达式：
- 请注意，在…发票n°…的日期尚未清除，我们…
- 我们组织的成员资格也向您保证...
- 尽管合同规定在……日开始工作，但我们惊讶地观察到，并难以理解…………先生报告的延误。
未来：计划的第3步
第三部分也是最后一部分通过报告 后果 来。
作为信的作者，我们要么表达我们的意图，然后就可以使用以下类型的表达式：
- 今天我将亲自处理您所要求的物品
- 我们准备替换...当然要考虑原始内容。
- 请靠近售票处…..
我们要么表达愿望，要么要求或鼓励接受者采取行动或作出反应。 因此，我们可以具有以下公式：
- 邀请您靠近柜台
- 因此，我请您尽快召集专家以...
- 我们迫切希望能尽快解决您的问题。
写这封信的目的可能带有一个论点：
- 您将根据合同的一般和特定规定尽快（客观）调整情况。 （论据）
- 您能尽快安排我的交货吗 ？ （目的）提醒您，鉴于您的销售条件，必须在预定的日期交货。 （论据）
礼貌的公式，对结束专业信函至关重要 !
为了正确地结束专业信件，写一个礼貌的短语是必不可少的。 实际上，它是一个双重礼貌的公式，既包含表达式，又包含“结论前”公式。
我们都有一个礼节性的公式，反映出一定的亲切感：
- 提前收到我们的感谢...
- 对于这种意外情况，我们深表歉意
- 我将始终可以在会议上讨论它
- 您可以随时联系我们以...
- 我们希望此报价能满足您的期望，我们当然可以为您提供更多信息。
我们有一个礼貌的公式：
- 主席女士，我们请您接受我们的最诚挚的问候。
- 主席先生，请相信我们表现出的最佳感觉。
- 女士，请接受我们的问候。
该计划在撰写专业信函时的优势，一方面在于其对内容撰写的清醒性，另一方面在于其相对于收件人而言易于阅读。 但是，不建议将此时间轴用于更复杂和更长的内容。
