电子邮件是我们大多数人的首选通信工具。 电子邮件非常棒,因为您不必与您的对话者同时有空进行交流。 当我们的同事不在或在世界的另一端时,这使我们能够继续处理正在进行的问题。

但是,我们大多数人都淹没在无穷无尽的电子邮件列表中。 根据 2016 年发布的一份报告,普通企业用户每天接收和发送超过 100 封电子邮件。

此外,电子邮件太容易被误解了。 Sendmail最近的一项研究发现,64%的人发送或收到的电子邮件引起了愤怒或无意的混淆。

由于我们发送和接收的电子邮件数量很大,并且由于电子邮件经常被误解,因此以清晰简洁的方式编写电子邮件非常重要。

如何正确编写专业的电子邮件

编写简短而准确的电子邮件将减少分配给管理电子邮件的时间并提高您的工作效率。 通过保持电子邮件简短,您可能会花更少的时间在电子邮件上,而将更多时间花在其他任务上。 也就是说,清晰地写作是一种技能。 像所有技能一样,您需要 致力于发展.

一开始,写短电子邮件可能需要和写长电子邮件一样长。 但是,即使是这种情况,您也将帮助您的同事、客户或员工提高工作效率,因为您将减少他们收件箱中的杂乱,这将有助于他们更快地回复您。

通过清晰地写作,您将被称为知道自己想要什么并完成工作的人。 两者都对你的职业前景有好处。

那么写清楚,简洁和专业的电子邮件需要什么?

确定你的目标

清晰的电子邮件总是有明确的目的。

每次你坐下来写一封电子邮件时,花几秒钟问问自己,“我为什么要发送这个? 我对收件人有什么期望?

如果您无法回答这些问题,则不应发送电子邮件。 在不知道您需要的情况下撰写电子邮件会浪费您的时间和收件人的时间。 如果您不确切地知道自己想要什么,那么您将难以清晰简洁地表达自己。

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使用“一次一件事”规则

电子邮件不能代替会议。 对于商务会议,您处理的议程项目越多,会议的效率就越高。

通过电子邮件,情况正好相反。 您在电子邮件中包含的主题越少,对话者就越容易理解。

这就是为什么练习“一次一件事”规则是一个好主意的原因。 确保您发送的每封电子邮件都是关于一件事的。 如果您需要就另一个项目进行交流,请再写一封电子邮件。

这也是一个问自己的好时机,“这封电子邮件真的有必要吗?”同样,只有绝对必要的电子邮件才能证明您发送电子邮件的人的尊重。

同理心的实践

同理心是通过他人的眼睛看世界的能力。 当你这样做时,你就会理解他们的想法和感受。

在撰写电子邮件时,请从读者的角度考虑您的文字。 随着你写的一切,问问自己:

  • 如果收到这句话怎么能解释这个句子?
  • 是否包含含糊不清的术语?

这是对您编写方式的简单但有效的调整。 思考将要阅读您的人将改变他们对您的回应方式。

这是一种看待世界的同情方式,可以帮助您入门。 大多数人:

  • 很忙。 他们没有时间猜测您想要什么,他们希望能够阅读您的电子邮件并快速回复。
  • 享受恭维。 如果你能对他们或他们的工作说些积极的话,那就去做吧。 你的话不会浪费。
  • 喜欢被人感谢。 如果收件人以任何方式帮助了您,请记住感谢他们。 即使他们的工作是帮助你,你也应该这样做。

缩略语演示文稿

当您第一次向某人发送电子邮件时,您需要告诉收件人您是谁。 一般一句话就可以搞定。 例如:“很高兴在 [Event X] 见到你。 »

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缩短介绍的一种方法是写它们,就好像你是面对面开会一样。 与某人见面时,您不会想要进行五分钟的独白。 所以不要在电子邮件中这样做。

您不知道是否需要介绍。 也许你已经联系了收件人,但你不知道她是否会记得你。 您可以将凭据留在电子签名中。

这样可以避免误解。 将自己重新介绍给已经认识您的人会显得粗鲁。 如果她不确定她是否认识你,你可以让她检查你的签名。

限制自己五句话

在您撰写的每封电子邮件中,您必须使用足够的句子来说出您需要的内容,而不是更多。 一个有用的做法是将自己限制为五个句子。

不到五句话通常是残酷和粗鲁的,超过五句话浪费时间。

有时候,无法保留包含五个句子的电子邮件。 但在大多数情况下,五句话就足够了。

采用五句话的纪律,你会发现自己写的电子邮件更快。 您还将获得更多答案。

用简短的词

1946 年,乔治·奥威尔 (George Orwell) 建议作家永远不要在短片可以使用的地方使用长词。

这个建议在今天更加重要,尤其是在写电子邮件时。

简短的词语表达了对读者的尊重。 通过使用简短的单词,您可以轻松理解您的信息。

短句和段落也是如此。 如果您希望消息清晰易懂,请避免编写大块文本。

使用主动语音

主动语态更容易阅读。 它还鼓励行动和责任。 事实上,在主动语态中,句子集中在行动者身上。 在被动语态中,句子集中在一个人所作用的对象上。 在被动语态中,听起来好像事情正在自己发生。 积极地,事情只有在人们采取行动时才会发生。

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坚持标准结构

保持电子邮件简短的关键是什么? 使用标准结构。 这是您可以为您编写的每封电子邮件遵循的模板。

除了保持您的电子邮件简短之外,遵循标准结构还可以帮助您快速编写。

随着时间的推移,您将开发出适合您的结构。 这是一个简单的结构,可以帮助您入门:

  • 称谓
  • 恭维
  • 你的电子邮件的原因
  • 号召性用语
  • 结束消息(结束)
  • 签名

让我们深入研究这些问题。

  • 这是电子邮件的第一行。 “你好,[名字]”是典型的问候语。

 

  • 当您第一次向某人发送电子邮件时,恭维是一个很好的开始。 写得好的赞美也可以作为介绍。 例如 :

 

“我很喜欢你在 [日期] 就 [主题] 所做的演讲。 »

“我发现您关于 [topic] 的博客非常有帮助。 »

“很高兴在 [活动] 见到你。 »

 

  • 你的电子邮件的原因。 在本节中,您说:“我要通过电子邮件询问...”或“我想知道您是否可以提供帮助...”有时您需要两句话来解释您写作的原因。

 

  • 号召性用语。 一旦解释了电子邮件的原因,请不要认为收件人会知道该怎么做。 提供具体说明。 例如:

“你能在星期四之前把那些文件发给我吗?” »

“你能在接下来的两周内写这个吗?” ”

“请把这件事写信给 Yann,完成后告诉我。 »

通过以问题的形式组织您的请求,邀请收件人进行答复。 或者,您也可以使用:“让我知道您什么时候做的”或“让我知道是否适合您”。 ”

 

  • 关闭. 在发送电子邮件之前,请务必附上结束信息。 这具有双重目的,即重申您的号召性用语并让接收者感觉良好。

 

良好关闭线的例子:

感谢您在此方面的所有帮助。 ”

“我迫不及待想听听你的想法。 »

“让我知道您是否有任何疑问。 ”

  • 完成添加签名之前想到的问候消息。

它可能是“你的”,“真诚的”,“有美好的一天”或“谢谢你”。