写入要读

一位同事刚刚通过电子邮件向您发送了关于您在一小时内举行的会议的信息。 电子邮件应该包含您需要提供的关键信息,作为重要项目的一部分。

但是有一个问题:电子邮件写得太糟糕了,以至于您找不到所需的数据。 有拼写错误和不完整的句子。 这些段落太长且令人困惑,以至于您需要三倍的时间才能找到所需的信息。 结果,您对会议准备不足,并且没有您希望的那么顺利。

你有没有遇到过类似的情况? 在一个信息超载的世界中,清晰、简洁和有效的沟通至关重要。 人们没有时间阅读书本长度的电子邮件,他们也没有耐心解读那些结构不佳且有用信息散落在各处的电子邮件。

再加上你的 写作技巧 是好的,你会给周围的人留下更好的印象,包括你的老板、同事和客户。 你永远不知道这些好印象会带你走多远。

在本文中,我们将了解如何提高您的写作技巧并避免常见错误。

观众和格式

写清楚的第一步是选择合适的格式。 您需要发送非正式电子邮件吗? 写详细报告? 还是写一封正式的信?

格式以及您的听众将定义您的“写作声音”,即语气应该是正式还是放松。 例如,如果您正在给潜在客户写一封电子邮件,它是否应该与给朋友的电子邮件具有相同的语气?

绝对不是。

首先确定谁会阅读您的信息。 是针对高级管理人员、整个团队还是针对特定文件的小组? 在您撰写的所有内容中,您的读者或收件人都需要定义您的语气以及内容的各个方面。

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构成和风格

一旦你知道自己在写什么,写作对象,就必须开始写作。

一个空白的白色电脑屏幕通常令人生畏。 很容易陷入困境,因为你不知道如何开始。 尝试以下技巧来编写和格式化您的文档:

 

  • 从您的受众开始: 请记住,您的读者可能对您告诉他们的内容一无所知。 他们首先应该知道什么?
  • 创建计划:如果您正在编写较长的文档,例如报告、演示文稿或演讲,这将特别有用。 大纲可帮助您确定按顺序执行哪些步骤,并将任务分解为可管理的信息。
  • 尝试一点同理心:例如,如果您正在为潜在客户写一封销售电子邮件,他们为什么要关心您的产品或您的推销? 对他们有什么好处? 时刻记住听众的需求。
  • 使用修辞三角形:如果你试图说服某人做某事,一定要解释为什么人们应该听你的,以一种能吸引你的听众的方式表达你的观点,并以一种理性和连贯的方式呈现信息。
  • 确定您的主题: 如果你很难定义你的信息的主题,假装你还有 15 秒的时间来解释你的立场。 你说什么 ? 这可能是你的主题。
  • 使用简单的语言: 除非您正在撰写科学论文,否则通常最好使用简单明了的语言。 不要为了给人留下深刻印象而使用长词。

结构

您的文档应尽可能方便用户使用。 尽可能使用标题,副标题,项目符号和数字来分隔文本。

毕竟,还有什么更容易阅读:一个页面充满了长段落,还是一个页面被分成带有章节标题和项目符号的短段落? 易于扫描的文档将比具有长而密集的段落的文档更频繁地阅读。

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标题应该引起读者的注意。 使用问题通常是一个好主意,尤其是在广告文案中,因为问题有助于保持读者的兴趣和好奇。

在电子邮件和提案中,使用简短的事实标题和副标题,例如本文中的标题和副标题。

添加图形也是分离文本的明智方法。 这些视觉辅助工具不仅允许读者将注意力集中在内容上,而且还可以比文本更快地传达重要信息。

语法错误

您可能知道电子邮件中的错误会使您的工作看起来不专业。 通过让自己成为拼写检查器并尽可能地修改拼写来避免严重错误至关重要。

以下是常用单词的一些示例:

 

  • 我发送/发送/发送给你

 

动词“发送”为第一组中的动词,我们总是以第一人称单数写“我送”与“E”。 没有“e”的“装运”是名称(“装运”)并且可以是复数:“装运”。

 

  • 我加入你/我加入你

 

人们总会用“s”写“我加入你”。 与“t”的“联合”是第三人称单数“他加入”的共轭。

 

  • 截止日期/截止日期

 

虽然“切”贴到女性的名字,不要屈服于诱惑,总是写上“切”不“E”。

 

  • 建议/建议

 

如果用英语我们用“e”写“推荐”,用法语我们总是用“a”写“推荐”。

 

  • 那里是否存在/是否存在

 

我们在疑问句中添加了谐音“ t”,以方便发音并防止两个元音连续出现。 因此,我们将写“在那里”。

 

  • 就/在方面而言

 

没有“s”,人们永远不会写“没有”。 在使用这个表达式时确实总有几个“术语”。

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  • 之中

 

小心不要被“除了”这个以“s”结尾的单词所误导。 从来没有用“s”写“中间”。 这是一个介词,它是不变的。

 

  • 按照约定/同意

 

即使贴上女性名字,“按照约定”也总是不变的,永远不会是“e”。

 

  • 维护/服务

不要混淆名称和动词。 没有“t”的名称“面试”描述了交换或“面试”。 单词“维持”的第三人中的共轭动词用于做维持某事的动作。

你的一些读者在拼写和语法方面不会很完美。 如果你犯了这些错误,他们可能不会注意到。 但不要以此为借口:通常会有人,特别是高级管理人员,会注意到!

出于这个原因,你写的任何东西都应该是所有读者都能接受的质量。

验证

良好校对的敌人是速度。 许多人匆匆浏览他们的电子邮件,但这就是您错过错误的方式。 请按照以下说明验证您写的内容:

  • 检查页眉和页脚: 人们常常忽略它们而只关注文本。 仅仅因为标题大而粗体并不意味着它们没有错误!
  • 大声朗读电子邮件:这会强制你走得更慢,这意味着你更有可能发现错误。
  • 在阅读时用手指按照文字:这是另一件可以帮助你减速的事情。
  • 从文字的最后开始:重读从头到尾的句子,它可以帮助你专注于错误而不是内容。